Akt notarialny: co to jest, kiedy jest wymagany i ile kosztuje w 2026 roku

Akt notarialny to dokument urzędowy sporządzany przez notariusza, w którym strony składają ważne oświadczenia: sprzedają mieszkanie, przekazują dom w darowiźnie, zawierają intercyzę albo zakładają spółkę. Notariusz ustala tożsamość stron, sprawdza stan prawny, odczytuje akt na głos i podpisuje go razem z nimi. Oryginał zostaje w kancelarii, a strony dostają wypisy, które mają moc oryginału.

W wielu sprawach akt notarialny nie jest formalnością, tylko warunkiem ważności umowy. Sprzedaż działki spisana „na kartce” jest nieważna, nawet jeśli obie strony ją podpisały, a pieniądze zostały przelane. Stan prawny na 22 września 2026 r.

Akt notarialny w skrócie

• Sporządza go wyłącznie notariusz, a akt ma charakter dokumentu urzędowego (art. 2 § 2 Prawa o notariacie).
• Jest obowiązkowy m.in. przy sprzedaży, darowiźnie i zamianie nieruchomości, umowie deweloperskiej, intercyzie, umowie spółki z o.o. i dziale spadku z nieruchomością. Bez niego taka umowa jest nieważna.
• Przy zakupie mieszkania z rynku wtórnego, domu czy działki własność przechodzi na nabywcę w chwili podpisania aktu, a wpis do księgi wieczystej tylko tę zmianę ujawnia. Wyjątkiem jest m.in. nowe mieszkanie od dewelopera, którego odrębna własność powstaje dopiero z wpisem.
• Na koszt składają się: taksa notarialna (maksymalnie 10 000 zł netto), 23 proc. VAT, wypisy po maksymalnie 6 zł netto za stronę oraz podatki i opłaty sądowe, które notariusz pobiera i przekazuje dalej.
• Oryginał przez 10 lat przechowuje kancelaria, potem archiwum sądu rejonowego. Akt notarialny nie traci ważności z upływem czasu.

Szukasz notariusza w Warszawie? Na Notalot.pl znajdziesz kancelarie notarialne z każdej dzielnicy z opiniami klientów i poprosisz o bezpłatną wycenę aktu.

Co to jest akt notarialny i jaką ma moc prawną

Akt notarialny to podstawowa z czynności notarialnych wymienionych w art. 79 Prawa o notariacie. Notariusz działa jako osoba zaufania publicznego (art. 2 § 1), a czynności, których dokonuje zgodnie z prawem, mają charakter dokumentu urzędowego (art. 2 § 2). Z tego statusu wynikają trzy konkretne korzyści. To dla nich ustawodawca wymaga aktu w najważniejszych sprawach.

Bezpieczeństwo stron. Notariusz ustala tożsamość osób, sprawdza ich umocowanie, na przykład pełnomocnictwo albo reprezentację spółki, oraz stan prawny nieruchomości w księdze wieczystej. Ma obowiązek czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron (art. 80 § 2), udzielać im niezbędnych wyjaśnień (art. 80 § 3) i odmówić czynności sprzecznej z prawem (art. 81). Nie jest przy tym pełnomocnikiem żadnej ze stron. Obowiązuje go bezstronność także wtedy, gdy wskazał go deweloper albo bank, a za szkody wyrządzone przy czynnościach notarialnych odpowiada majątkowo.

Moc dowodowa. Dokument urzędowy stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo zaświadczone (art. 244 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego). Kto twierdzi, że akt jest niezgodny z prawdą, musi to udowodnić przed sądem (art. 252 k.p.c.). W praktyce nikt nie podważy „na słowo”, że w danym dniu i miejscu konkretne osoby złożyły określone oświadczenia. Akt nie przesądza natomiast, że wszystko, co strony oświadczyły, jest prawdą. Jeśli sprzedający zataił wadę mieszkania, sam akt go nie chroni.

Szybka egzekucja. W akcie notarialnym dłużnik może poddać się egzekucji (art. 777 § 1 pkt 4–6 k.p.c.). Jeśli potem nie zapłaci albo nie wyda lokalu, wierzyciel uzyskuje w sądzie klauzulę wykonalności i kieruje sprawę do komornika bez procesu o zapłatę. Z tej możliwości korzysta się przy najmie okazjonalnym, pożyczkach i sprzedaży z odroczoną zapłatą części ceny.

Akt notarialny a inne dokumenty od notariusza

Nie każdy dokument z pieczęcią notariusza jest aktem notarialnym. To rozróżnienie ma znaczenie, bo słabsza forma nie zastąpi mocniejszej, gdy przepis wymaga aktu.

Więcej o dwóch najprostszych czynnościach przeczytasz w artykułach o poświadczeniu podpisu i poświadczeniu dokumentów.

Kiedy akt notarialny jest obowiązkowy

Jeśli ustawa zastrzega dla umowy formę aktu notarialnego, umowa zawarta w innej formie jest nieważna (art. 73 § 2 Kodeksu cywilnego). Takiej wady nie naprawi późniejszy aneks ani potwierdzenie przelewu. Trzeba zawrzeć umowę od nowa, tym razem u notariusza. Poniżej najczęstsze sytuacje wraz z podstawą prawną.

Nieruchomości

Szczegóły dotyczące konkretnych transakcji opisujemy w poradnikach o akcie notarialnym przy zakupie mieszkania, domu i działki.

Rodzina i spadki

Firma

Uwaga na dwa częste nieporozumienia. Umowa spółki partnerskiej wymaga tylko formy pisemnej (art. 92 k.s.h.). Do sprzedaży udziałów w spółce z o.o. wystarczy z kolei umowa pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi (art. 180 § 1 k.s.h.), a nie akt notarialny.

Pełnomocnictwa. Jeśli czynność wymaga aktu notarialnego, pełnomocnictwo do niej musi mieć tę samą formę (art. 99 § 1 k.c.). Pełnomocnictwo do sprzedaży mieszkania spisane na zwykłej kartce, nawet z poświadczonym podpisem, nie wystarczy. Jak je przygotować, wyjaśniamy w artykule o pełnomocnictwie notarialnym.

Kiedy akt nie jest wymagany, ale się opłaca

• Umowa przedwstępna kupna mieszkania. Zawarta w formie aktu daje tzw. skutek silniejszy: jeśli sprzedający się wycofa, możesz w sądzie żądać zawarcia umowy przyrzeczonej, a nie tylko odszkodowania (art. 390 § 2 k.c.). Więcej w artykule o umowie przedwstępnej.
• Testament. Testament własnoręczny jest ważny, ale notarialny trudniej podważyć i nie zaginie, bo oryginał zostaje w kancelarii. Na Twoje życzenie notariusz zarejestruje go w Notarialnym Rejestrze Testamentów. Szczegóły w poradniku o testamencie notarialnym.
• Najem okazjonalny. Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i opróżnieniu lokalu w formie aktu notarialnego jest warunkiem tej formy najmu. Chroni właściciela przed wielomiesięczną eksmisją. Opisujemy to w artykule o najmie u notariusza.
• Pożyczka lub sprzedaż z odroczoną płatnością. Poddanie się egzekucji w akcie zastępuje wieloletni proces, gdy dłużnik przestanie płacić.
• Darowizna w rodzinie. Najbliższa rodzina (małżonek, dzieci, wnuki, rodzice, dziadkowie, rodzeństwo, pasierb, ojczym i macocha) nie płaci podatku od darowizny, ale zwykle musi ją zgłosić w urzędzie skarbowym na formularzu SD-Z2 w ciągu 6 miesięcy. Przy darowiźnie w formie aktu notarialnego zgłoszenie nie jest potrzebne (art. 4a ust. 4 pkt 2 ustawy o podatku od spadków i darowizn). Darowane pieniądze i tak trzeba przelać na rachunek obdarowanego. Więcej w artykule o darowiźnie notarialnej.

Co zawiera akt notarialny i jak wygląda

Obowiązkowe elementy aktu wymienia art. 92 § 1 Prawa o notariacie. Każdy akt notarialny zawiera:

1. datę sporządzenia, a w razie potrzeby lub na żądanie strony także godzinę i minutę rozpoczęcia i podpisania aktu,
2. miejsce sporządzenia,
3. imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza albo dane jego zastępcy,
4. dane uczestników: imiona, nazwiska, imiona rodziców i miejsce zamieszkania osób fizycznych, nazwę i siedzibę firm oraz dane ich przedstawicieli, pełnomocników i innych obecnych osób,
5. oświadczenia stron, z powołaniem się na okazane dokumenty,
6. na żądanie stron także opis faktów i okoliczności, które zaszły przy sporządzaniu aktu,
7. stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany,
8. podpisy wszystkich uczestników,
9. podpis notariusza.

Gdy nieruchomość albo udziały w spółce nabywa cudzoziemiec, akt zawiera także informację o jego obywatelstwie (art. 92 § 1 pkt 4a). Na każdym akcie notariusz wymienia ponadto pobrane wynagrodzenie, podatki i opłaty z podstawą prawną (art. 89 § 2).

W praktyce akty mają stały układ, który łatwo rozpoznać. Na górze pierwszej strony jest numer z repertorium, np. „Repertorium A nr 4812/2026”. To niepowtarzalny numer aktu w tej kancelarii, po którym odnajdziesz go nawet po latach (więcej w artykule o repertorium notarialnym). Dalej są:

1. Komparycja, czyli wstęp: data zapisana słownie i cyframi, miejsce, dane notariusza i osób, które „stawiły się” do aktu, wraz ze sposobem ustalenia ich tożsamości.
2. Oświadczenia stron podzielone na paragrafy: co jest przedmiotem umowy, cena, sposób i termin zapłaty, termin wydania nieruchomości, oświadczenia o stanie prawnym, obciążeniach i osobach zameldowanych.
3. Wnioski, np. o wpis nowego właściciela do księgi wieczystej, oraz lista osób, którym należy wydać wypisy.
4. Pouczenia notariusza, np. o obowiązkach podatkowych i skutkach poddania się egzekucji.
5. Koszty: wysokość pobranej taksy, VAT, podatków i opłat sądowych z podstawą prawną.
6. Formuła końcowa i podpisy: „Akt ten został odczytany, przyjęty i podpisany”, podpisy stron i notariusza, pieczęć.

Skrócony przykład aktu sprzedaży mieszkania za 600 000 zł (dane fikcyjne). Numery odpowiadają częściom z listy powyżej, a kwoty w § 11 przykładowi kosztów niżej. Kliknij, aby powiększyć.

Tak wygląda początek typowej umowy sprzedaży mieszkania (dane zastąpiliśmy opisami w nawiasach):

Repertorium A nr [numer]/2026

AKT NOTARIALNY

Dnia dwudziestego drugiego września roku dwa tysiące dwudziestego szóstego (22.09.2026 r.) w Kancelarii Notarialnej w Warszawie przy ulicy [adres], przed notariuszem [imię i nazwisko], stawili się:

1. [imię i nazwisko], córka [imiona rodziców], zamieszkała [adres], legitymująca się dowodem osobistym [seria i numer], PESEL [numer], zwana dalej „Sprzedającą”,
2. [imię i nazwisko], syn [imiona rodziców], zamieszkały [adres], legitymujący się dowodem osobistym [seria i numer], PESEL [numer], zwany dalej „Kupującym”.

Tożsamość stawających notariusz ustalił na podstawie okazanych dowodów osobistych.

UMOWA SPRZEDAŻY

§ 1. Sprzedająca oświadcza, że jest właścicielką lokalu mieszkalnego numer [numer] położonego w Warszawie przy ulicy [adres], dla którego Sąd Rejonowy dla [właściwy sąd] prowadzi księgę wieczystą KW nr [numer]…

Język aktu. Czynności notarialnych dokonuje się w języku polskim (art. 2 § 3 Prawa o notariacie). Jeśli któraś ze stron nie zna polskiego, notariusz tłumaczy akt przy pomocy tłumacza przysięgłego, a strona podpisuje go dopiero po tłumaczeniu (art. 87 § 1 pkt 1). Tłumacza zwykle opłacasz osobno, więc uprzedź kancelarię z wyprzedzeniem. Na żądanie strony akt można sporządzić dodatkowo w języku obcym. Osobne zasady, z udziałem świadka lub zaufanej osoby, dotyczą osób niewidomych, głuchych i niemych oraz tych, które nie mogą się podpisać.

Akt notarialny a księga wieczysta i „akt własności”

„Akt własności” to określenie potoczne, którego nie znają przepisy. Najczęściej chodzi o wypis aktu notarialnego, na podstawie którego ktoś kupił lub dostał nieruchomość, albo o odpis z księgi wieczystej. Jedynym dokumentem, który rzeczywiście nosił taką nazwę, jest akt własności ziemi. Wydawano go rolnikom przy uwłaszczeniu gospodarstw na podstawie ustawy z 26 października 1971 r. Była to decyzja administracyjna, a nie akt notarialny.

Kiedy stajesz się właścicielem? Umowa sprzedaży lub darowizny nieruchomości przenosi własność w chwili jej zawarcia (art. 155 § 1 k.c.), czyli w momencie podpisania aktu. Wpis do księgi wieczystej, o który notariusz wnioskuje z urzędu, ma w tym przypadku charakter deklaratoryjny: ujawnia zmianę, która już nastąpiła. W trzech ważnych sytuacjach jest odwrotnie i dopiero wpis tworzy prawo:

• nowe mieszkanie od dewelopera (ustanowienie odrębnej własności lokalu): lokal staje się odrębną nieruchomością z chwilą wpisu (art. 7 ust. 2 ustawy o własności lokali),
• hipoteka powstaje dopiero z wpisem (art. 67 ustawy o księgach wieczystych i hipotece),
• użytkowanie wieczyste: zarówno jego ustanowienie, jak i przeniesienie wymaga wpisu (art. 27 ustawy o gospodarce nieruchomościami).

Wpis i tak jest bardzo ważny. Dopóki go nie ma, w księdze jako właściciel figuruje poprzedni właściciel, a osoba, która w dobrej wierze kupi nieruchomość od osoby wpisanej w księdze, jest chroniona przez rękojmię wiary publicznej ksiąg wieczystych (art. 5 ustawy o księgach wieczystych i hipotece). Bank często obniża marżę kredytu dopiero po wpisie hipoteki.

Jak znaleźć numer swojego aktu w internecie? Publicznej wyszukiwarki aktów notarialnych nie ma. Numer znajdziesz jednak w księdze wieczystej. W dziale II, przy wpisie własności, w rubryce dotyczącej podstawy nabycia widnieje rodzaj dokumentu, numer Repertorium A, data sporządzenia i nazwisko notariusza. Treść księgi przejrzysz bezpłatnie w serwisie Elektroniczne Księgi Wieczyste, jeśli znasz numer KW. Z tymi danymi zwracasz się o wypis do kancelarii albo do archiwum.

Ile kosztuje akt notarialny w 2026 roku

Rachunek w kancelarii składa się z dwóch części. Pierwsza to wynagrodzenie notariusza: taksa notarialna, VAT i wypisy. Druga to podatki i opłaty sądowe, które notariusz pobiera jako płatnik i przekazuje do urzędu skarbowego oraz sądu. Przy zakupie mieszkania z rynku wtórnego to właśnie podatek, a nie taksa, jest zwykle największą pozycją.

Taksa notarialna: stawki maksymalne

Maksymalne stawki określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Przy umowach, których przedmiot ma wartość, taksę liczy się od tej wartości (§ 3):

To stawki maksymalne. Notariusz może pobrać mniej i przy większych transakcjach często to robi. Wiele popularnych aktów kosztuje ułamek tej kwoty:

• połowa stawki z § 3 (§ 6): umowa sprzedaży lokalu mieszkalnego, także z rynku wtórnego, sprzedaż działki budowlanej, umowa deweloperska, przeniesienie własności domu jednorodzinnego, umowa zobowiązująca zawarta pod warunkiem lub z zastrzeżeniem terminu oraz ustanowienie hipoteki,
• ćwierć stawki z § 3 (§ 7 ust. 1): hipoteka zabezpieczająca kredyt bankowy na zakup mieszkania lub domu.

Pełną tabelę z przykładami znajdziesz w artykule o taksie notarialnej.

Wiele aktów ma stałą, niezależną od wartości stawkę maksymalną:

Do każdej kwoty z obu tabel notariusz dolicza 23 proc. VAT.

Taksa może wkrótce wzrosnąć. W lipcu 2026 r. Ministerstwo Sprawiedliwości opublikowało projekt nowych stawek. Przewiduje on m.in. 200 zł za testament, wyższe stawki za pełnomocnictwa i zniesienie limitu 10 000 zł dla transakcji o wartości od 2 do 5 mln zł. Na dzień 22 września 2026 r. projekt jest na etapie uzgodnień i nie obowiązuje. Kwoty w tym artykule wynikają z przepisów obowiązujących.

Podatki i opłaty, które pobiera notariusz

Zwolnienie z PCC przy pierwszym mieszkaniu. Od 31 sierpnia 2023 r. nie płacisz 2 proc. PCC, jeśli kupujesz mieszkanie stanowiące odrębną nieruchomość, dom jednorodzinny albo spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub domu. Warunek: ani Ty, ani osoby kupujące razem z Tobą nie macie i nie mieliście wcześniej własności takiej nieruchomości ani udziału w niej (art. 9 pkt 17 ustawy o PCC). Nie przeszkadza w tym odziedziczony udział do 50 proc. Zwolnienie nie obejmuje zakupu samej działki.

Przykład: ile kosztuje akt notarialny przy zakupie mieszkania

Kupujesz na rynku wtórnym mieszkanie za 600 000 zł, za gotówkę. Stawka z § 3 wynosi 1 010 zł + 0,4 proc. z 540 000 zł, czyli 3 170 zł. Przy sprzedaży lokalu mieszkalnego notariusz może pobrać najwyżej połowę tej kwoty. Rachunek przy stawkach maksymalnych wygląda tak:

Ile stron będą miały wypisy, zależy od aktu; umowa sprzedaży mieszkania ma ich zwykle od 8 do 15. Jeśli kupujesz pierwsze mieszkanie, odpada 12 000 zł PCC. Jeśli kupujesz na kredyt, dojdzie 200 zł opłaty sądowej za wpis hipoteki i 19 zł PCC. Gdy oświadczenie o ustanowieniu hipoteki znajdzie się w akcie, notariusz doliczy też taksę, najwyżej ćwierć stawki z § 3 liczonej od kwoty hipoteki. Przy zakupie od dewelopera PCC nie zapłacisz, bo cena zawiera VAT.

Kto płaci za akt notarialny? Przepisy nie rozstrzygają tego przy zwykłej sprzedaży, więc decyduje umowa stron. Zwyczajowo taksę, podatek i opłaty sądowe płaci kupujący, a przy darowiźnie obdarowany. Wyjątkiem jest umowa deweloperska: koszty notarialne i sądowe dzielą po połowie deweloper i nabywca (art. 40 ust. 2 ustawy deweloperskiej). Warianty podziału i zasady wyboru notariusza zebraliśmy w poradniku o tym, kto płaci za akt notarialny. Własne wyliczenie przygotujesz w kalkulatorze taksy notarialnej, a pełne zestawienie kosztów zakupu opisujemy w artykule o kosztach notarialnych przy zakupie mieszkania.

Jak przebiega sporządzenie aktu notarialnego krok po kroku

1. Wybierz notariusza. Możesz iść do dowolnego notariusza w Polsce, niezależnie od tego, gdzie mieszkasz i gdzie leży nieruchomość. Warto zapytać dwie lub trzy kancelarie o termin i koszt, bo stawki poniżej maksymalnych są częste. Czy ktoś jest notariuszem, sprawdzisz w oficjalnej wyszukiwarce notariuszy Krajowej Rady Notarialnej.
2. Przekaż dane i dokumenty. Kancelaria poprosi o dane stron, numer księgi wieczystej i dokumenty zależne od sprawy: podstawę nabycia nieruchomości, zaświadczenia ze spółdzielni lub gminy, przy nieruchomości ze spadku także zaświadczenie z urzędu skarbowego o rozliczeniu podatku od spadków. Pełną listę dla najczęstszych czynności znajdziesz w artykule o dokumentach do notariusza. Jeśli zastrzegłeś numer PESEL, cofnij zastrzeżenie przed wizytą, np. w aplikacji mObywatel. Przy sprzedaży i kupnie nieruchomości oraz ustanowieniu hipoteki notariusz musi sprawdzić rejestr zastrzeżeń i odmówi sporządzenia aktu, jeśli PESEL strony jest zastrzeżony (art. 85 § 2a i art. 85a Prawa o notariacie).
3. Przeczytaj projekt aktu. Poproś o projekt mailem kilka dni przed terminem. Sprawdź dane osobowe, numer księgi wieczystej, cenę, termin i sposób zapłaty oraz termin wydania lokalu. Poprawki zgłoszone wcześniej oszczędzają czas przy podpisaniu.
4. Podpisz akt w kancelarii. Stawiasz się osobiście z dowodem osobistym lub paszportem. Przepisy dopuszczają też mDowód w aplikacji mObywatel, ale dokument fizyczny warto mieć przy sobie. Notariusz ustala tożsamość, odczytuje cały akt (art. 94 § 1 Prawa o notariacie) i upewnia się, że rozumiesz jego treść. Możesz przerwać, zadać pytanie i poprosić o zmianę. Zwykła sprzedaż mieszkania trwa w kancelarii od pół godziny do godziny, akty z kredytem lub wieloma stronami dłużej.
5. Zapłać taksę, podatki i opłaty. Płacisz w kancelarii, najczęściej przelewem przed terminem albo kartą na miejscu. Notariusz pobiera podatek jako płatnik, więc nie składasz osobnej deklaracji PCC.
6. Odbierz wypisy. Wypisy dostajesz zwykle od razu po podpisaniu. Przy sprzedaży, darowiźnie czy ustanowieniu hipoteki notariusz sam składa elektronicznie wniosek o wpis do księgi wieczystej, najpóźniej w dniu sporządzenia aktu (art. 92 § 4 Prawa o notariacie). Nie musisz więc iść do sądu, a opłatę sądową płacisz w kancelarii.
7. Załatw sprawy po akcie. Jeśli kupiłeś nieruchomość, w ciągu 14 dni złóż w gminie informację o nieruchomościach (formularz IN-1) do podatku od nieruchomości. Po kilku tygodniach sprawdź w księdze wieczystej, czy sąd dokonał wpisu. Wypis przechowuj razem z innymi ważnymi dokumentami.

Akt notarialny podpisuje się tylko osobiście, w obecności notariusza. Zdalne sporządzenie aktu, np. przez wideorozmowę, w 2026 r. nadal nie jest w Polsce możliwe. Jeśli nie możesz przyjść, udziel pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego, a będąc za granicą, zrób to przed konsulem RP. Jak przygotować się do samej wizyty, opisujemy w poradniku wizyta u notariusza.

Oryginał, wypis i odpis: co zostaje po podpisaniu aktu

Oryginał aktu notarialnego nie opuszcza miejsca przechowywania (art. 95 Prawa o notariacie). Notariusz trzyma go w kancelarii przez 10 lat, a potem przekazuje do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. Tak samo dzieje się wcześniej, gdy kancelaria kończy działalność (art. 90 § 1). Jak odnaleźć akt w archiwum, wyjaśniamy w artykule o archiwum notarialnym.

Strony dostają wypisy, czyli pełne kopie treści aktu sporządzone przez notariusza. Wypis ma moc prawną oryginału (art. 109 Prawa o notariacie), więc to jego składasz w banku, urzędzie czy sądzie. Wypisy wydaje się stronom, osobom wskazanym w akcie i następcom prawnym stron, np. spadkobiercom. Inne osoby dostaną wypis za zgodą stron albo na podstawie prawomocnego postanowienia sądu (art. 110). Kolejny wypis kosztuje maksymalnie 6 zł netto za stronę, a przy 12-stronicowym akcie to niecałe 90 zł z VAT. Szczegóły w artykule wypis aktu notarialnego.

Odpis to dokładna kopia oryginału lub wypisu, poświadczona przez notariusza albo archiwum sądu. Przydaje się, gdy potrzebujesz dokumentu starszego niż 10 lat. Różnice omawiamy w artykule o odpisie aktu notarialnego.

Coraz więcej wypisów ma też postać elektroniczną. Elektroniczne wypisy aktów potrzebnych do wpisu w KRS notariusz umieszcza w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN), skąd pobiera je sąd rejestrowy (art. 92a Prawa o notariacie). Od 19 listopada 2026 r. repozytorium obejmie także inne dokumenty elektroniczne. Za jego pośrednictwem notariusze będą m.in. przekazywać ministrowi spraw wewnętrznych akty nabycia nieruchomości przez cudzoziemców (Dz.U. 2026 poz. 1099). Zmiana nie wprowadza zdalnego podpisywania aktów. Więcej w artykule o akcie notarialnym elektronicznym.

Zgubiony wypis nie jest problemem. Wystarczy wystąpić o kolejny do kancelarii, która sporządziła akt, podając numer Repertorium A i datę. Jeśli ich nie znasz, sprawdź księgę wieczystą, tak jak opisaliśmy wyżej. Pełną procedurę opisujemy w artykule o duplikacie aktu notarialnego.

Czy akt notarialny można zmienić lub unieważnić

Oczywiste pomyłki, na przykład literówkę w nazwisku albo błędny numer działki przy prawidłowej reszcie aktu, notariusz prostuje protokołem sprostowania, bez udziału stron w nowej umowie. Kiedy to możliwe, wyjaśniamy w artykule o sprostowaniu aktu notarialnego.

Zmiana warunków umowy, na przykład terminu zapłaty czy wydania lokalu, wymaga zgody wszystkich stron i tej samej formy, w jakiej umowę zawarto (art. 77 § 1 k.c.). Jeśli umowa była w formie aktu notarialnego, aneks też musi nim być.

Unieważnienie może orzec tylko sąd. Najczęstsze podstawy to sprzeczność z prawem lub pozorność umowy (art. 58 i 83 k.c.), brak świadomości albo swobody przy składaniu oświadczenia (art. 82 k.c.) oraz błąd, podstęp lub groźba. Od skutków oświadczenia złożonego pod wpływem błędu lub groźby trzeba się uchylić na piśmie w ciągu roku od wykrycia błędu albo ustania stanu obawy (art. 88 § 2 k.c.). Sam fakt, że akt sporządził notariusz, nie chroni umowy przed unieważnieniem, ale znacząco utrudnia jej podważenie. Więcej w artykułach o unieważnieniu aktu notarialnego i błędach w akcie notarialnym.

Najczęściej zadawane pytania o akt notarialny

Czy akt notarialny jest dowodem własności?

Akt notarialny dowodzi, że nabyłeś nieruchomość i na jakich warunkach. Przy zakupie z rynku wtórnego własność przechodzi na Ciebie w chwili jego podpisania; przy nowym mieszkaniu od dewelopera dopiero z wpisem do księgi wieczystej. Aktualny stan prawny, w tym ewentualne późniejsze zmiany, obciążenia i hipoteki, pokazuje jednak księga wieczysta. Dlatego bank czy kupujący poproszą zwykle o oba dokumenty: wypis aktu i numer księgi wieczystej.

Czy akt notarialny ma datę ważności?

Nie. Akt notarialny i jego wypisy nie tracą ważności z upływem czasu. Umowę zawartą w akcie może unieważnić tylko sąd. Niektóre instytucje proszą jednak o aktualny odpis z księgi wieczystej, bo stan prawny nieruchomości mógł się od daty aktu zmienić.

Ile trwa sporządzenie aktu notarialnego?

Przygotowanie aktu zajmuje zwykle od kilku dni do dwóch tygodni, w zależności od tego, jak szybko zbierzesz dokumenty. Samo podpisanie w kancelarii to najczęściej 30–60 minut. Umowa deweloperska, akt z kredytem hipotecznym albo z udziałem tłumacza trwa dłużej.

Czy mogę podpisać akt notarialny online?

Nie. Akt notarialny wymaga osobistej obecności stron przed notariuszem. Online przekażesz dokumenty, skonsultujesz projekt i odbierzesz elektroniczny wypis, ale sam podpis składasz w kancelarii. Jeśli jesteś za granicą, najbezpieczniej udzielić pełnomocnictwa przed konsulem RP. Pełnomocnictwo od zagranicznego notariusza wymaga zwykle apostille i tłumaczenia przysięgłego, więc jego formę uzgodnij wcześniej z polskim notariuszem, który będzie sporządzał akt.

Czy mogę wybrać dowolnego notariusza?

Tak. Nie obowiązuje rejonizacja: mieszkanie w Gdańsku możesz sprzedać u notariusza w Warszawie. Przy umowie deweloperskiej notariusza zwykle wskazuje deweloper, ale nawet wtedy możesz zaproponować własną kancelarię.

Czy notariusz może odmówić sporządzenia aktu?

Tak, i ma taki obowiązek, gdy czynność byłaby sprzeczna z prawem (art. 81 Prawa o notariacie). Nie sporządzi też aktu, gdy ma uzasadnioną wątpliwość, czy strona jest zdolna do czynności prawnych (art. 86), na przykład gdy osoba starsza wyraźnie nie rozumie, co podpisuje. Na Twoje żądanie notariusz w ciągu tygodnia uzasadni odmowę na piśmie, a Ty możesz w ciągu tygodnia od doręczenia uzasadnienia złożyć zażalenie do sądu okręgowego (art. 82–83).

Kto płaci za akt notarialny: kupujący czy sprzedający?

Decyduje umowa stron. Zwyczajowo przy sprzedaży nieruchomości płaci kupujący, przy darowiźnie obdarowany. Przy umowie deweloperskiej koszty z mocy ustawy dzielą się po połowie między dewelopera i nabywcę.

Gdzie jest przechowywany oryginał aktu notarialnego?

Przez 10 lat w kancelarii, w której akt sporządzono, a potem w archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. Jeśli kancelaria wcześniej kończy działalność, akta trafiają do tego archiwum od razu (art. 90 § 1 Prawa o notariacie). Gdy nie wiesz, gdzie ich szukać, pomoże izba notarialna właściwa dla dawnej siedziby kancelarii.

Czym różni się akt notarialny od umowy z podpisem poświadczonym notarialnie?

Przy akcie notarialnym notariusz redaguje i odczytuje całą umowę, sprawdza stan prawny i odpowiada za jej zgodność z prawem. Przy poświadczeniu podpisu potwierdza tylko, kto podpisał dokument, a treść pozostaje sprawą stron. Poświadczenie podpisu jest tańsze, ale nie zastąpi aktu tam, gdzie przepis go wymaga. Wystarcza tam, gdzie liczy się tylko wiarygodny podpis, np. na zgodzie na wyjazd dziecka za granicę.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. 2026 poz. 614): art. 2 (charakter czynności notarialnych, język), art. 79 (katalog czynności), art. 80–86 (obowiązki notariusza, odmowa czynności, ustalenie tożsamości i rejestr zastrzeżeń PESEL), art. 87 (tłumacz i osoby z niepełnosprawnościami), art. 89 § 2 (koszty w akcie), art. 90 (archiwum), art. 91–95 (akt notarialny, wniosek o wpis do księgi wieczystej), art. 109–110 (wypisy).
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. 2026 poz. 795): art. 73 i 77 (forma), art. 99 (pełnomocnictwo), art. 155 i 158 (przeniesienie własności nieruchomości), art. 245 (ograniczone prawa rzeczowe), art. 390 (umowa przedwstępna), art. 890 (darowizna), art. 981¹, 1037, 1048 i 1052 (spadki), art. 234 i 237 (użytkowanie wieczyste), art. 82–88 (wady oświadczenia woli).
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. 2026 poz. 468): art. 244 i 252 (dokument urzędowy), art. 776–777 (tytuł egzekucyjny i klauzula wykonalności).
• Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (t.j. Dz.U. 2026 poz. 236): art. 46–47 (podział majątku, umowy majątkowe małżeńskie).
• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. 2024 poz. 18): art. 92, 106, 131, 157, 180, 255, 300⁶ i 301.
• Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1066): art. 5 (rękojmia wiary publicznej), art. 67 (wpis hipoteki).
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1566): § 3 (stawki od wartości), § 6–7 (połowa i ćwierć stawki), § 8 i § 10a (stawki stałe), § 12 (wypisy), § 16 (inne czynności). Projekt zmiany rozporządzenia z lipca 2026 r. (stan na wrzesień 2026 r.: w toku).
• Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1228): art. 42–44 (opłaty za wpisy w księdze wieczystej).
• Ustawa z dnia 20 maja 2021 r. o ochronie praw nabywcy lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego oraz Deweloperskim Funduszu Gwarancyjnym: art. 40 (forma aktu notarialnego i podział kosztów).
• Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 889): art. 17² ust. 4.
• Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz.U. 2026 poz. 232): art. 7 ust. 2.
• Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz.U. 2026 poz. 399): art. 27.
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (t.j. Dz.U. 2026 poz. 38): art. 95 ust. 3–4 (hipoteka na rzecz banku).
• Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 191): art. 4, art. 7 ust. 1, art. 9 pkt 17, art. 10.
• Ustawa z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (t.j. Dz.U. 2026 poz. 478): art. 4a.
• Ustawa z dnia 17 lipca 2026 r. o zmianie ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców oraz ustawy Prawo o notariacie (Dz.U. 2026 poz. 1099), obowiązująca od 19 listopada 2026 r.
• Ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych: art. 6 ust. 6 (informacja o nieruchomościach w ciągu 14 dni).
• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów: art. 19a (najem okazjonalny).
• Ustawa z dnia 26 października 1971 r. o uregulowaniu własności gospodarstw rolnych (uchylona): art. 12 (akty własności ziemi).

Potrzebujesz aktu notarialnego? Zapytaj o koszt kilka kancelarii w pobliżu, na przykład notariuszy na Ochocie albo kancelarie notarialne na Targówku, i wybierz termin, który Ci pasuje.