Notariusz przy najmie mieszkania: najem okazjonalny krok po kroku, koszt aktu i dokumenty

Przy najmie okazjonalnym najemca składa u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Gdy po końcu umowy nie chce się wyprowadzić, właściciel nie musi go pozywać o eksmisję. Wysyła żądanie opróżnienia lokalu, składa w sądzie wniosek o klauzulę wykonalności i przekazuje sprawę komornikowi.

Stan prawny na 22 września 2026 r.

Najem okazjonalny w skrócie

Najem okazjonalny to umowa najmu mieszkania na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat, zawierana przez właściciela, który jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali (art. 19a ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów). Jej obowiązkowym załącznikiem jest oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się on egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia mieszkania. Dzięki temu właściciel może odzyskać lokal bez procesu o eksmisję.

Po co notariusz przy najmie mieszkania

Samą umowę najmu, także okazjonalnego, podpisujecie bez notariusza: wystarczy forma pisemna. Notariusz jest potrzebny do jednej obowiązkowej czynności i kilku opcjonalnych.

Obowiązkowe jest oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego (art. 19a ust. 2 pkt 1 ustawy i art. 777 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego). Najemca oświadcza w nim, że opróżni i wyda mieszkanie w terminie wskazanym w żądaniu właściciela. Po zakończeniu najmu ten akt, zaopatrzony przez sąd w klauzulę wykonalności, staje się tytułem wykonawczym, na podstawie którego komornik może przeprowadzić eksmisję.

Rola notariusza nie kończy się na spisaniu oświadczenia. Notariusz sprawdza tożsamość najemcy, odczytuje akt i wyjaśnia jego skutki (art. 80 § 3 Prawa o notariacie). Dba też o to, żeby oświadczenie było sformułowane tak, by sąd bez przeszkód nadał mu klauzulę wykonalności. Źle zredagowane oświadczenie to najczęstszy powód, dla którego zabezpieczenie zawodzi w chwili, gdy jest najbardziej potrzebne.

Do każdej kwoty dolicza się 23% VAT. Umowa najmu w formie aktu notarialnego jest możliwa, ale rzadko się opłaca: taksę liczy się od sumy czynszu za cały okres umowy. Przy czynszu 3 000 zł i umowie na rok to 770 zł netto, a do najmu okazjonalnego i tak potrzebne jest osobne oświadczenie najemcy.

Ile kosztuje notariusz przy najmie okazjonalnym w 2026 roku

Wynagrodzenie notariusza za oświadczenie najemcy nie może przekroczyć 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 19a ust. 7 ustawy). Minimalne wynagrodzenie w 2026 r. wynosi 4 806 zł, więc maksymalna taksa to 480,60 zł netto. W 2025 r. było to 466,60 zł.

To stawki maksymalne. Notariusz może pobrać mniej i część kancelarii to robi, dlatego warto zapytać o cenę w kilku miejscach. Liczba i objętość wypisów zależą od kancelarii i treści aktu. Koszt dla swojej sytuacji policzysz w kalkulatorze taksy notarialnej, wybierając poddanie się egzekucji w najmie okazjonalnym.

Kto płaci za notariusza przy najmie okazjonalnym

Przepisy tego nie rozstrzygają. W praktyce koszt często ponosi najemca, bo to on składa oświadczenie, ale równie często strony dzielą go po połowie albo płaci wynajmujący, któremu najbardziej zależy na zabezpieczeniu. Na rynku, na którym o dobrego najemcę trudno, przejęcie kosztu aktu przez właściciela bywa argumentem w negocjacjach. Niezależnie od ustaleń zapiszcie je w umowie.

Najem okazjonalny krok po kroku

1. Uzgodnijcie warunki i przygotujcie projekt umowy. Umowa musi być zawarta na czas oznaczony, najwyżej 10 lat. Określcie czynsz, kaucję (najwyżej 6-krotność czynszu), opłaty i zasady podwyżek. Przy najmie okazjonalnym właściciel oprócz czynszu pobiera tylko opłaty niezależne od siebie, chyba że umowa stanowi inaczej, a czynsz może podnieść wyłącznie na warunkach z umowy (art. 19c). Wpiszcie też, w jakich przypadkach można umowę wypowiedzieć.
2. Najemca wskazuje lokal zastępczy. To mieszkanie, w którym zamieszka, jeśli dojdzie do eksmisji. Jego właściciel podpisuje oświadczenie, że zgadza się na zamieszkanie tam najemcy i osób z nim mieszkających. Wynajmujący może zażądać, żeby podpis na tej zgodzie był poświadczony notarialnie.
3. Umówcie wizytę u notariusza. Prześlijcie kancelarii projekt umowy, dane stron, adres mieszkania i adres lokalu zastępczego. Notariusz przygotuje na tej podstawie projekt aktu.
4. Najemca podpisuje akt notarialny. Oświadczenie składa najemca, więc obecność wynajmującego nie jest wymagana, choć bywa wygodna. Jeśli najemców jest kilku, oświadczenie składa każdy z nich. Wynajmujący dostaje wypis aktu: zachowaj go, bo będzie potrzebny w sądzie.
5. Podpiszcie umowę z trzema załącznikami i przekażcie klucze. Oświadczenie najemcy jest załącznikiem do umowy, dlatego najbezpieczniej, żeby akt był gotowy najpóźniej w dniu podpisania umowy, a klucze wydawać dopiero po jego podpisaniu. Stan mieszkania opiszcie w protokole zdawczo-odbiorczym.
6. Zgłoś umowę w urzędzie skarbowym w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu. Bez tego najem okazjonalny traci swoje zalety. Szczegóły opisujemy niżej.
7. Płać podatek od czynszu. Zgłoszenie umowy to nie rozliczenie podatku. Ryczałt od najmu wpłacasz co miesiąc lub co kwartał, o czym piszemy w poradniku o podatku od wynajmu mieszkania.

Dokumenty do notariusza przy najmie okazjonalnym

Kancelarie różnią się szczegółami, więc listę warto potwierdzić przy umawianiu wizyty. Zwykle potrzebne są:

• dowód osobisty lub paszport najemcy, a u cudzoziemca paszport albo karta pobytu,
• projekt umowy najmu okazjonalnego albo podpisana umowa,
• dane wynajmującego: imię i nazwisko, adres i numer PESEL,
• adres wynajmowanego mieszkania, najlepiej z numerem księgi wieczystej,
• adres lokalu zastępczego i dane jego właściciela oraz jego oświadczenie o zgodzie, jeśli jest już gotowe,
• okres najmu: data rozpoczęcia i zakończenia umowy.

Jeśli najemca nie mówi dobrze po polsku, przy akcie potrzebny jest zwykle tłumacz przysięgły. Najemca może też złożyć oświadczenie przez pełnomocnika, ale pełnomocnictwo musi mieć formę aktu notarialnego, bo tego wymaga sama czynność (art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego). Więcej o przygotowaniu do spotkania przeczytasz w poradniku o dokumentach do notariusza.

Lokal zastępczy: co musi wskazać najemca

Wskazanie innego lokalu to warunek, bez którego najem okazjonalny nie powstanie (art. 19a ust. 2 pkt 2 i 3). Najemca podaje adres mieszkania, w którym zamieszka w razie eksmisji, a właściciel tego mieszkania albo osoba mająca do niego tytuł prawny składa pisemną zgodę na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających. Najczęściej to mieszkanie rodziców lub innych członków rodziny.

Zgoda musi być aktualna przez cały czas trwania najmu. Jeśli najemca straci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu, na przykład gdy jego właściciel sprzeda mieszkanie albo cofnie zgodę, ma 21 dni od dowiedzenia się o tym na wskazanie nowego lokalu wraz ze zgodą jego właściciela (art. 19a ust. 3). Jeśli tego nie zrobi, właściciel może wypowiedzieć umowę na piśmie z 7-dniowym okresem wypowiedzenia (art. 19d ust. 5).

Przy zgodzie właściciela lokalu zastępczego wynajmujący może zażądać notarialnego poświadczenia podpisu. Kosztuje to 24,60 zł brutto, a daje pewność, że zgodę podpisała właściwa osoba. Jak wygląda ta czynność, opisujemy w artykule o poświadczeniu podpisu.

Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego

Właściciel zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według swojego miejsca zamieszkania w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (art. 19b ust. 1). Termin liczy się od początku najmu, a nie od podpisania umowy. Na żądanie najemcy musisz przedstawić potwierdzenie zgłoszenia.

Nie ma urzędowego formularza. Wystarczy pismo z danymi właściciela i najemcy, adresem mieszkania, datą zawarcia umowy, datą rozpoczęcia najmu i okresem, na jaki umowa została zawarta. Możesz je złożyć w urzędzie, wysłać listem poleconym albo przesłać elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy lub ePUAP. Zachowaj potwierdzenie złożenia: dołączysz je do wniosku o klauzulę wykonalności.

Skutek spóźnienia jest poważny. Jeśli nie zgłosisz umowy w terminie, nie stosuje się przepisów o opłatach przy najmie okazjonalnym (art. 19c) ani o żądaniu opróżnienia lokalu (art. 19d), a zamiast nich wracają pełne przepisy o ochronie lokatorów (art. 19b ust. 3 i art. 19e). W praktyce oznacza to zwykły proces o eksmisję. Zgłoszenie dotyczy każdej nowej umowy, także z kolejnym najemcą.

Eksmisja z najmu okazjonalnego krok po kroku

Umowa najmu okazjonalnego wygasa z upływem czasu, na jaki ją zawarto, albo ulega rozwiązaniu po okresie wypowiedzenia (art. 19d ust. 1). Umowę na czas oznaczony wypowiesz w przypadkach wskazanych w umowie (art. 673 § 3 Kodeksu cywilnego) oraz z przyczyn z art. 11 ust. 2 pkt 1–3 ustawy. Należą do nich zaległość z czynszem lub opłatami za co najmniej trzy pełne okresy płatności, jeśli najemca został wcześniej na piśmie uprzedzony o zamiarze wypowiedzenia i dostał dodatkowy miesięczny termin na zapłatę. Wszystkie przyczyny, terminy i wzory pism opisujemy w poradniku o wypowiedzeniu umowy najmu okazjonalnego. Jeśli po ustaniu umowy najemca się nie wyprowadza:

1. Przygotuj żądanie opróżnienia lokalu. Musi mieć formę pisemną z urzędowo poświadczonym podpisem właściciela (art. 19d ust. 2), czyli podpis poświadczasz u notariusza za 24,60 zł brutto. Żądanie zawiera oznaczenie właściciela i najemcy, wskazanie umowy i przyczynę jej ustania oraz termin na opróżnienie lokalu, nie krótszy niż 7 dni od doręczenia (art. 19d ust. 3).
2. Doręcz żądanie najemcy. Najlepiej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo osobiście, za pokwitowaniem. Dowód doręczenia będzie potrzebny w sądzie.
3. Złóż wniosek o nadanie klauzuli wykonalności. Jeśli termin minie bezskutecznie, składasz wniosek do sądu rejonowego właściwego dla miejsca zamieszkania najemcy, czyli zwykle tego, w którego okręgu leży wynajmowane mieszkanie (art. 781 § 1 KPC). Dołączasz wypis aktu notarialnego, żądanie opróżnienia lokalu z dowodem doręczenia, dokument potwierdzający Twój tytuł prawny do mieszkania i potwierdzenie zgłoszenia umowy w urzędzie skarbowym (art. 19d ust. 4). Opłata sądowa wynosi 50 zł. Sąd powinien rozpoznać wniosek w ciągu 3 dni (art. 781¹ KPC), ale to termin instrukcyjny i w dużych sądach bywa dłużej.
4. Złóż wniosek do komornika. Z aktem opatrzonym klauzulą wykonalności zwracasz się do komornika o opróżnienie lokalu. Najemca zostaje przeniesiony do lokalu, który wskazał w umowie.

Przy prawidłowo zgłoszonym najmie okazjonalnym najemcy nie przysługuje lokal socjalny ani tymczasowe pomieszczenie, a zimowy zakaz eksmisji z art. 16 ustawy nie ma zastosowania (art. 19e). Nigdy nie próbuj jednak odzyskać mieszkania na własną rękę: wymiana zamków czy odcięcie prądu, żeby zmusić najemcę do wyprowadzki, to przestępstwo z art. 191 § 1a Kodeksu karnego. Co robić, gdy nie masz najmu okazjonalnego, wyjaśniamy w artykule o eksmisji.

Najem okazjonalny, instytucjonalny i zwykły: porównanie

Obok najmu okazjonalnego ustawa przewiduje najem instytucjonalny (art. 19f i następne). Jest on przeznaczony dla wynajmujących, którzy prowadzą działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali, w tym firm. Ma podobny mechanizm, ale najemca nie musi wskazywać lokalu zastępczego, a umowy nie zgłasza się w urzędzie skarbowym.

Czy najem okazjonalny się opłaca

Dla wynajmującego to najskuteczniejsze zabezpieczenie dostępne dla osoby prywatnej. Kosztuje najwyżej około 650 zł brutto i trochę formalności, a w razie problemów pozwala odzyskać mieszkanie bez procesu i bez czekania na lokal socjalny. Wadą jest sztywny termin zgłoszenia w urzędzie skarbowym i to, że część najemców, zwłaszcza spoza Polski, ma trudność ze wskazaniem lokalu zastępczego.

Dla najemcy najem okazjonalny też ma zalety, o których rzadko się mówi: kaucja jest ograniczona do 6-krotności czynszu zamiast 12-krotności, a właściciel może pobierać oprócz czynszu tylko opłaty niezależne od siebie i podnosić czynsz wyłącznie na warunkach z umowy (art. 19c). Najemca wie też z góry, na jak długo wynajmuje mieszkanie.

Najczęstsze błędy przy najmie okazjonalnym

• Spóźnione zgłoszenie w urzędzie skarbowym. Nawet jeden dzień po terminie odbiera właścicielowi uproszczoną eksmisję.
• Umowa na czas nieoznaczony albo dłuższy niż 10 lat. Taka umowa nie jest najmem okazjonalnym.
• Brak któregoś z trzech załączników, najczęściej zgody właściciela lokalu zastępczego.
• Klucze wydane przed podpisaniem aktu. Najemca, który już mieszka, nie ma motywacji, żeby iść do notariusza.
• Zmiany umowy ustalane ustnie albo SMS-em. Zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
• Najem okazjonalny zawierany przez osobę prowadzącą działalność w zakresie wynajmowania lokali. Tu właściwą formą jest najem instytucjonalny.
• Przedłużenie najmu bez nowego oświadczenia. Najbezpieczniej zawrzeć nową umowę z nowym aktem i ponownie ją zgłosić. Zapytaj notariusza, czy dotychczasowe oświadczenie obejmie przedłużoną umowę.

Najczęściej zadawane pytania o notariusza przy najmie

Czy umowa najmu okazjonalnego musi być podpisana u notariusza?

Nie. Umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, ale nie aktu notarialnego. U notariusza najemca składa tylko oświadczenie o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu, które jest obowiązkowym załącznikiem do umowy.

Ile kosztuje notariusz przy najmie okazjonalnym w 2026 roku?

Taksa za oświadczenie najemcy wynosi najwyżej 480,60 zł netto, czyli 591,14 zł z VAT. Z dwoma wypisami łączny koszt nie przekroczy zwykle około 650 zł brutto. Wiele kancelarii pobiera mniej, więc warto porównać ceny.

Kto płaci za notariusza przy najmie okazjonalnym?

Przepisy tego nie określają. Koszt może ponieść najemca, wynajmujący albo obie strony po połowie. Najważniejsze, żeby zapisać to w umowie.

Czy wynajmujący musi być u notariusza?

Nie. Oświadczenie o poddaniu się egzekucji składa najemca, więc obecność wynajmującego nie jest wymagana. Wynajmujący powinien jednak dostać wypis aktu, bo bez niego nie złoży wniosku o klauzulę wykonalności.

Czy najemca może złożyć oświadczenie przez pełnomocnika?

Tak, ale pełnomocnictwo musi mieć formę aktu notarialnego, bo tego wymaga czynność, której dotyczy (art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego). Zwykłe pełnomocnictwo pisemne nie wystarczy.

Czy można zawrzeć najem okazjonalny z cudzoziemcem?

Tak. Cudzoziemiec składa oświadczenie u notariusza tak jak obywatel Polski, zwykle z udziałem tłumacza przysięgłego, jeśli nie mówi dobrze po polsku. Najtrudniejsze bywa wskazanie lokalu zastępczego i zdobycie zgody jego właściciela.

Co jeśli właściciel lokalu zastępczego cofnie zgodę?

Najemca ma 21 dni na wskazanie nowego lokalu wraz ze zgodą jego właściciela. Jeśli tego nie zrobi, wynajmujący może wypowiedzieć umowę na piśmie z 7-dniowym okresem wypowiedzenia.

Czy najemca w najmie okazjonalnym może się zameldować?

Tak. Zameldowanie ma charakter wyłącznie ewidencyjny i nie daje najemcy prawa do lokalu. Nie utrudnia też eksmisji.

Czy przy najmie okazjonalnym płaci się inny podatek?

Nie. Czynsz z najmu okazjonalnego opodatkowuje się tak samo jak z każdego najmu prywatnego: ryczałtem 8,5% do 100 000 zł przychodu w roku i 12,5% od nadwyżki. Zgłoszenie umowy w urzędzie skarbowym nie zastępuje płacenia podatku. Szczegóły znajdziesz w poradniku o podatku od wynajmu mieszkania.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego: art. 6 (kaucja przy zwykłym najmie), art. 11 ust. 2 (przyczyny wypowiedzenia), art. 16 (zimowy zakaz eksmisji), art. 19a (umowa najmu okazjonalnego, załączniki, kaucja, forma, taksa notarialna), art. 19b (zgłoszenie w urzędzie skarbowym), art. 19c (opłaty i podwyżki czynszu), art. 19d (żądanie opróżnienia lokalu i klauzula wykonalności), art. 19e (przepisy stosowane do najmu okazjonalnego), art. 19f i następne (najem instytucjonalny).
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego: art. 777 § 1 pkt 4 (akt notarialny jako tytuł egzekucyjny), art. 781 § 1 (sąd właściwy do nadania klauzuli), art. 781¹ (termin rozpoznania wniosku o klauzulę wykonalności).
• Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych: art. 71 pkt 1 (opłata 50 zł od wniosku o nadanie klauzuli wykonalności).
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny: art. 99 § 1 (forma pełnomocnictwa), art. 673 § 3 (wypowiedzenie najmu na czas oznaczony).
• Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie: art. 80 (obowiązki notariusza przy czynności).
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej: stawki za wypisy i poświadczenie podpisu.
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1242): 4 806 zł.
• Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny: art. 191 § 1a (utrudnianie korzystania z lokalu mieszkalnego).

Planujesz najem okazjonalny? Najemca może podpisać oświadczenie w dowolnej kancelarii, więc wybierz notariusza blisko domu i zapytaj o koszt oraz najbliższy wolny termin.