Archiwum notarialne: jak znaleźć i odzyskać akt notarialny w 2026 roku

Sprzedajesz odziedziczone mieszkanie, a bank wymaga aktu notarialnego sprzed 25 lat, którego nie możesz znaleźć.

Spadek, podział majątku, sprzedaż nieruchomości albo spór sądowy często wymagają aktów notarialnych sprzed lat, a czasem dekad. Oryginały aktów notarialnych nigdy nie znikają. Polskie prawo gwarantuje ich przechowywanie, a znalezienie właściwego archiwum notarialnego to kwestia kilku kroków.

Co to jest archiwum notarialne?

Archiwum notarialne to wydzielona jednostka organizacyjna, najczęściej w strukturze sądu rejonowego, która gromadzi i przechowuje oryginały aktów notarialnych. Każdy akt notarialny sporządzony w Polsce trafia ostatecznie do takiego archiwum, co oznacza, że żaden dokument notarialny nie przepada bezpowrotnie.

Jakie dokumenty przechowuje archiwum notarialne?

W archiwum notarialnym znajdziesz:

• Akty notarialne: umowy sprzedaży nieruchomości, darowizny, zamiany, ustanowienia służebności
• Testamenty sporządzone w formie aktu notarialnego (więcej o testamentach w naszym poradniku o sprawach spadkowych)
• Umowy majątkowe małżeńskie (intercyzy)
• Pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego
• Protokoły zgromadzeń wspólników, walnych zgromadzeń, otwarcia testamentu
• Oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku
• Akty poświadczenia dziedziczenia

To ogromny zasób dokumentów, który sięga w Polsce czasów zaborów. Najstarsze zachowane akta notarialne w archiwach państwowych pochodzą z początku XIX wieku.

Podstawa prawna przechowywania aktów

Zasady przechowywania i przekazywania aktów notarialnych reguluje Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r., Prawo o notariacie, a konkretnie Art. 90 § 1. Przepis ten nakłada na notariuszy obowiązek przechowywania oryginałów aktów przez 10 lat od daty ich sporządzenia, po czym dokumenty trafiają do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego.

Gdzie przechowywane są akty notarialne?

Odpowiedź na to pytanie zależy przede wszystkim od wieku dokumentu. System przechowywania aktów notarialnych w Polsce opiera się na trzech poziomach.

Kancelaria notarialna: pierwsze 10 lat

Przez pierwszą dekadę od sporządzenia akt notarialny pozostaje w kancelarii notarialnej. Jeśli Twój dokument powstał mniej niż 10 lat temu, zacznij od kontaktu z kancelarią, która go sporządziła.

Przykład: w 2020 roku kupiłeś mieszkanie, a w 2026 roku potrzebujesz wypisu tego aktu do refinansowania kredytu. Wystarczy, że zadzwonisz do kancelarii, która sporządziła akt, podasz datę i numer repertorium, a notariusz wyda Ci wypis w ciągu kilku dni.

Dane kancelarii znajdziesz na wypisie aktu (jeśli go posiadasz) lub w rejestrze notariuszy prowadzonym przez Krajową Radę Notarialną. Adresy i telefony kancelarii działających w Warszawie znajdziesz też w wyszukiwarce kancelarii notarialnych na Notalot.pl.

Archiwum sądu rejonowego: po upływie 10 lat

Po 10 latach notariusz przekazuje oryginały aktów do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego dla siedziby kancelarii. To najczęstsze miejsce poszukiwań dla dokumentów starszych niż dekada.

Akta trafiają do sądu rejonowego właściwego dla siedziby kancelarii notarialnej, a nie dla lokalizacji nieruchomości. Jeśli mieszkanie znajduje się w Gdańsku, ale akt sporządzono w kancelarii w Sopocie, to szukaj w archiwum sądu rejonowego w Sopocie.

Archiwum Państwowe: dokumenty historyczne

Akta notarialne sprzed II wojny światowej oraz dokumenty o znaczeniu historycznym przechowywane są w archiwach państwowych. Portal Szukaj w Archiwach udostępnia ponad 81 milionów skanów z 118 instytucji archiwalnych w Polsce. To bezcenne źródło dla osób prowadzących badania genealogiczne.

Schemat: gdzie szukać aktu notarialnego?

Jak odzyskać akt notarialny, czyli procedura krok po kroku

Niezależnie od tego, czy szukasz aktu sprzed 5 czy 50 lat, procedura składa się z tych samych etapów. Różni się tylko instytucja, do której się zwracasz.

Krok 1: Zbierz informacje o dokumencie

Im więcej wiesz o szukanym akcie, tym szybciej go znajdziesz. Przygotuj:

• Przybliżoną datę sporządzenia aktu (choćby rok)
• Numer repertorium (oznaczenie "Rep. A nr..." widoczne na wypisie)
• Rodzaj czynności (np. umowa sprzedaży, testament, darowizna)
• Dane stron (imiona i nazwiska osób uczestniczących w czynności)
• Nazwisko notariusza lub nazwę kancelarii
• Adres nieruchomości (jeśli akt dotyczył nieruchomości)

Nie masz tych wszystkich danych? To nie problem. Wystarczy data i rodzaj czynności, a archiwum pomoże Ci odszukać dokument. Numer repertorium znacząco przyspiesza poszukiwania, ale nie jest bezwzględnie wymagany.

Krok 2: Ustal właściwą instytucję

Na podstawie daty sporządzenia aktu określ, gdzie szukać:

1. Akt młodszy niż 10 lat: skontaktuj się z kancelarią notarialną (telefon, e-mail, wizyta osobista)
2. Akt starszy niż 10 lat: zwróć się do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego dla siedziby kancelarii
3. Kancelaria nie istnieje: skontaktuj się z właściwą Izbą Notarialną, która wskaże, do którego sądu trafiły akta

Krok 3: Złóż wniosek o wypis

W kancelarii notarialnej wystarczy zgłosić się osobiście z dowodem tożsamości. Notariusz zweryfikuje Twoje prawo do otrzymania wypisu i wyda go na miejscu lub w ciągu kilku dni roboczych.

W archiwum sądu rejonowego procedura wymaga złożenia pisemnego wniosku. Wniosek powinien zawierać:

• Twoje dane osobowe (imię, nazwisko, PESEL, adres)
• Wskazanie dokumentu (data, numer repertorium, strony, notariusz)
• Uzasadnienie interesu prawnego
• Informację o sposobie odbioru (osobiście lub pocztą)

Wiele sądów przyjmuje wnioski również drogą pocztową. Zadzwoń wcześniej do sekretariatu Wydziału Ksiąg Wieczystych, by potwierdzić preferowany sposób składania wniosków w danym sądzie.

Krok 4: Opłać wymagane opłaty

Zarówno kancelaria notarialna, jak i sąd pobierają opłaty za wydanie wypisu. Szczegółowy wykaz opłat znajdziesz w kolejnej sekcji.

Krok 5: Odbierz dokument

Czas oczekiwania zależy od instytucji:

• Kancelaria notarialna: od ręki do kilku dni roboczych
• Archiwum sądu rejonowego: od kilku dni do kilku tygodni (zależy od obłożenia sądu i dostępności akt)

Ile kosztuje wypis aktu notarialnego?

Koszt uzyskania wypisu to jedno z najczęstszych pytań. Poniżej znajdziesz zestawienie aktualnych opłat.

Opłaty w kancelarii notarialnej

Maksymalna stawka za wypis aktu notarialnego wynosi 6 zł za każdą rozpoczętą stronę wypisu. Do tego dochodzi podatek VAT (23%). Za standardowy akt sprzedaży nieruchomości (8-12 stron) zapłacisz orientacyjnie 60-90 zł brutto.

Opłaty w archiwum sądu rejonowego

Za wydanie odpisu dokumentu z akt sądowych (w tym aktów notarialnych przechowywanych w archiwum) obowiązuje opłata kancelaryjna w wysokości 20 zł za każde rozpoczęte 10 stron dokumentu.

Porównanie kosztów

Jak widać, uzyskanie wypisu z archiwum sądu rejonowego jest tańsze, choć trwa dłużej. Przykład: potrzebujesz aktu darowizny sprzed 15 lat. Składasz wniosek do sądu rejonowego, płacisz 20 zł, a wypis przychodzi pocztą po około 2 tygodniach. Gdyby ten sam akt był jeszcze w kancelarii, zapłaciłbyś ponad trzykrotnie więcej.

Kto może uzyskać wypis aktu notarialnego?

Nie każdy ma prawo do otrzymania wypisu aktu notarialnego. Polskie prawo precyzyjnie określa krąg uprawnionych osób.

Strony czynności notarialnej

Osoby, które uczestniczyły w czynności notarialnej (np. kupujący i sprzedający nieruchomość), mają bezwarunkowe prawo do uzyskania wypisu. Wystarczy okazać dowód tożsamości.

Następcy prawni i spadkobiercy

Spadkobiercy stron czynności notarialnej również mogą uzyskać wypis. Muszą jednak wykazać swoje prawo poprzez:

• Prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, lub
• Akt poświadczenia dziedziczenia

Osoby z interesem prawnym

Osoby, które nie były stronami aktu, ale mogą wykazać interes prawny, również mogą wnioskować o wypis. Wymaga to uzasadnienia we wniosku i może wiązać się z koniecznością uzyskania zgody sądu.

Przykłady interesu prawnego: wierzyciel dłużnika, osoba prowadząca postępowanie spadkowe, organ administracji publicznej.

Instytucje i organy państwowe

Sądy, prokuratura, organy podatkowe i inne instytucje publiczne mogą uzyskać wypisy aktów notarialnych w zakresie prowadzonych postępowań.

Co zrobić, gdy kancelaria notarialna nie istnieje?

To sytuacja częstsza, niż mogłoby się wydawać. Notariusze przechodzą na emeryturę, zmieniają siedzibę lub rezygnują z wykonywania zawodu. Co wtedy dzieje się z aktami?

Gdzie trafiają akta zamkniętej kancelarii?

Zgodnie z Art. 90 § 2 Prawa o notariacie, gdy kancelaria notarialna kończy działalność, notariusz (lub osoba wyznaczona przez Izbę Notarialną) przekazuje wszystkie akta do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. Dzieje się tak niezależnie od tego, czy 10-letni okres przechowywania już upłynął.

Jak znaleźć właściwy sąd?

1. Sprawdź w Izbie Notarialnej: każda z 11 Izb Notarialnych w Polsce prowadzi ewidencję byłych notariuszy i wie, do którego sądu trafiły akta. Listę izb znajdziesz na stronie Krajowej Rady Notarialnej.
2. Skontaktuj się z sądem rejonowym: jeśli znasz adres dawnej kancelarii, zwróć się do sądu rejonowego właściwego dla tej lokalizacji.

Jak szukać aktów notarialnych online?

Cyfryzacja archiwów w Polsce postępuje. Choć pełny dostęp do archiwum notarialnego online nie jest jeszcze możliwy, kilka narzędzi znacząco ułatwia poszukiwania.

Portal Szukaj w Archiwach (szukajwarchiwach.gov.pl)

To największy polski portal udostępniający zbiory archiwalne online. Zawiera ponad 81 milionów skanów dokumentów z 118 instytucji archiwalnych. Znajdziesz tu przede wszystkim akta historyczne, w tym notarialne z XIX i XX wieku.

Skanoteka, czyli baza skanów akt notarialnych

Portal notariaty.genealodzy.pl to specjalistyczna baza skanów dokumentów notarialnych, prowadzona przez Polskie Towarzystwo Genealogiczne. Skierowana głównie do genealogów, ale przydatna dla każdego, kto szuka starszych aktów.

Elektroniczne Księgi Wieczyste

System Elektronicznych Ksiąg Wieczystych Ministerstwa Sprawiedliwości pozwala sprawdzić, jakie akty notarialne stanowią podstawę wpisów w księdze wieczystej. Choć nie daje bezpośredniego dostępu do treści aktów, pomaga ustalić numery repertorium i daty dokumentów.

Rejestry notarialne

Krajowa Rada Notarialna prowadzi kilka rejestrów elektronicznych:

• NORT (Notarialny Rejestr Testamentów): pozwala zweryfikować, czy osoba zmarła sporządziła testament notarialny
• CREWAN, czyli Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (dla aktów sporządzonych od 2018 r.)
• Rejestr Aktów Poświadczenia Dziedziczenia, dostępny na portalu rejestry.net.pl

Akta notarialne w badaniach genealogicznych

Archiwum notarialne to kopalnia wiedzy dla genealogów. Akta notarialne, obok ksiąg metrykalnych, stanowią jedno z najcenniejszych źródeł do badań nad historią rodziny.

Co można znaleźć w starych aktach notarialnych?

Historyczne akta notarialne zawierają informacje, których próżno szukać w innych źródłach:

• Kontrakty kupna-sprzedaży: ujawniają majątek przodków, ceny nieruchomości, nazwy miejscowości
• Testamenty: opisują strukturę rodziny, relacje, podział majątku
• Umowy przedmałżeńskie: informacje o posagu, warunkach majątkowych
• Plenipotencje (pełnomocnictwa): wskazują powiązania rodzinne i zawodowe
• Protokoły z licytacji: dane o długach, wierzycielach, stanie majątkowym

Gdzie szukać historycznych akt notarialnych?

Najważniejsze zasoby to:

1. Archiwa Państwowe: przechowują akta notarialne sięgające XIX wieku (portal szukajwarchiwach.gov.pl)
2. Skanoteka: baza skanów z archiwów notarialnych (notariaty.genealodzy.pl)
3. Archiwa kościelne i diecezjalne: uzupełniające źródło, szczególnie dla dokumentów z okresu zaborów

Kto może dostać wypis i jak złożyć wniosek, wyjaśniamy w poradniku o wypisie aktu notarialnego.

Najczęściej zadawane pytania o archiwum notarialne

Jak długo przechowywane są akty notarialne?

Oryginały aktów notarialnych przechowywane są bezterminowo. Przez pierwsze 10 lat pozostają w kancelarii notarialnej (Art. 90 § 1 Prawa o notariacie), następnie trafiają do archiwum sądu rejonowego, gdzie są przechowywane na stałe.

Czy mogę uzyskać wypis aktu notarialnego sprzed 30 lat?

Tak. Akt sprzed 30 lat znajduje się w archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego dla siedziby kancelarii, która go sporządziła. Złóż pisemny wniosek i wykaż interes prawny.

Ile trwa uzyskanie wypisu z archiwum sądowego?

Zazwyczaj od kilku dni do kilku tygodni. Czas zależy od obłożenia sądu i dostępności akt. W większych miastach, gdzie archiwa są rozbudowane, procedura może trwać dłużej.

Czy akta notarialne są dostępne online?

Pełny dostęp do treści aktów notarialnych online nie jest jeszcze możliwy. Można jednak korzystać z portali takich jak szukajwarchiwach.gov.pl (dokumenty historyczne) i Elektronicznych Ksiąg Wieczystych (informacje o aktach stanowiących podstawę wpisów).

Co jeśli nie znam numeru repertorium?

Numer repertorium nie jest bezwzględnie wymagany. Podaj jak najwięcej innych informacji: datę, strony, rodzaj czynności, nazwisko notariusza. Archiwum przeprowadzi poszukiwania na podstawie dostępnych danych.

Czy mogę uzyskać akt notarialny dotyczący innej osoby?

Tylko jeśli jesteś stroną aktu, następcą prawnym strony lub wykażesz interes prawny. Osoby trzecie bez interesu prawnego nie mają dostępu do treści aktów notarialnych.

Podsumowanie

Znalezienie aktu notarialnego w archiwum notarialnym nie musi być skomplikowane. Najważniejsze wnioski:

1. Akty notarialne nigdy nie znikają. Polskie prawo gwarantuje ich bezterminowe przechowywanie.
2. Wiek dokumentu wyznacza miejsce poszukiwań. Do 10 lat w kancelarii, powyżej 10 lat w archiwum sądu, dokumenty historyczne w archiwach państwowych.
3. Koszt wypisu jest niewielki: od 20 zł w archiwum sądu do ok. 74 zł w kancelarii notarialnej.
4. Zamknięta kancelaria nie oznacza utraty dokumentów. Akta zawsze trafiają do archiwum sądu rejonowego.
5. Digitalizacja postępuje. Coraz więcej dokumentów dostępnych jest online przez portale rządowe.

Przed wizytą w archiwum przygotuj:

• Dowód tożsamości
• Przybliżoną datę sporządzenia aktu
• Dane stron (imiona, nazwiska)
• Numer repertorium (jeśli znany)
• Dokument potwierdzający interes prawny (np. postanowienie spadkowe)

Potrzebujesz notariusza do nowej sprawy? Sprawdź kancelarie w swojej okolicy, np. notariuszy na Żoliborzu czy kancelarie na Pradze-Północ, i wyślij bezpłatne zapytanie o wycenę.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stawki i procedury aktualne na marzec 2026 r. W razie wątpliwości skonsultuj się z notariuszem lub prawnikiem.