Akt notarialny elektroniczny 2026: CREWAN, e-wypisy i co załatwisz online

Akt notarialny elektroniczny – czym jest naprawdę?

Szukasz sposobu, żeby podpisać akt notarialny bez wychodzenia z domu? Niestety, w Polsce to wciąż niemożliwe. Ale zanim zamkniesz tę stronę, wiedz jedno: choć akt notarialny elektroniczny w sensie „podpisuję na ekranie" nie istnieje, cyfryzacja notariatu poszła dalej, niż większość osób myśli.

Polskie prawo wymaga osobistego stawiennictwa stron u notariusza (art. 92 Prawa o notariacie). Notariusz musi zweryfikować Twoją tożsamość, odczytać dokument na głos i upewnić się, że rozumiesz jego treść. Tego nie da się (jeszcze) zrobić przez Zooma.

Funkcjonuje natomiast elektroniczny wypis aktu notarialnego, czyli cyfrowa kopia dokumentu opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza. Taki wypis ma pełną moc prawną. Do tego działa system CREWAN, a od 17 marca 2026 r. notariusze mogą elektronicznie składać wnioski o wpisy do ksiąg wieczystych. Cyfryzacja przyspiesza, choć sam akt nadal podpisujesz w kancelarii.

Szukasz informacji o tym, czy akt notarialny online jest możliwy? Albo zastanawiasz się, co kryje się za hasłem notariusz online? W tym artykule wyjaśniamy: co dokładnie działa elektronicznie u notariusza w 2026 roku, ile to kosztuje, jak krok po kroku uzyskać e-wypis i kiedy (realistycznie) Polska dogoni Estonię w cyfrowym notariacie.

Trzy pojęcia, które trzeba rozróżnić

Zanim pójdziemy dalej, uporządkujmy terminologię. Te trzy pojęcia brzmią podobnie, ale oznaczają zupełnie co innego:

CREWAN, czyli jak działa system elektronicznych wypisów

Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN) to system informatyczny prowadzony przez Krajową Radę Notarialną. Gromadzi elektroniczne wypisy aktów notarialnych z kancelarii w całej Polsce i udostępnia je uprawnionym instytucjom.

Choć sam akt notarialny online sporządzić się nie da, CREWAN to realny krok w stronę cyfryzacji. Pomyśl o tym jak o cyfrowym sejfie: notariusz wkłada do niego elektroniczny wypis, a sąd albo urząd skarbowy może go stamtąd pobrać bez czekania na listonosza.

Kluczowe daty systemu CREWAN:

9 kwietnia 2018 r. – uruchomienie CREWAN dla dokumentów związanych z KRS (Krajowy Rejestr Sądowy)
1 lipca 2021 r. – pełna integracja z KRS; koniec papierowych wniosków do rejestru przedsiębiorców
1 marca 2023 r. – rozszerzenie na akty objęte podatkiem PCC (podatek od czynności cywilnoprawnych), podatkiem od spadków i darowizn oraz akty poświadczenia dziedziczenia
17 marca 2026 r. – notariusze zyskują możliwość elektronicznego składania wniosków o wpisy w księgach wieczystych w sprawach spadkowych (nowelizacja Dz.U.2025.1793)

Jakie dokumenty trafiają do CREWAN?

Notariusz ma obowiązek umieścić w CREWAN elektroniczny wypis aktu w ciągu 7 dni od sporządzenia, jeśli dotyczy:

Wpisów do KRS – umowy spółek, zmiany umowy spółki, uchwały wspólników, protokoły zgromadzeń
Czynności opodatkowanych PCC – sprzedaż nieruchomości, pożyczki, darowizny (od marca 2023)
Aktów poświadczenia dziedziczenia – zarejestrowane APD
Europejskich poświadczeń spadkowych

Podstawa prawna: art. 92a Prawa o notariacie oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lutego 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 378).

Kto ma dostęp do CREWAN?

Wskazówka: Publiczna wyszukiwarka CREWAN nie istnieje. Jeśli potrzebujesz numeru CREWAN swojego aktu, sprawdź zawiadomienie od notariusza lub zadzwoń do kancelarii, w której podpisywałeś dokumenty.

Szukasz kancelarii, która szybko załatwi Twoją sprawę? Na Notalot.pl porównasz notariuszy w swojej dzielnicy, sprawdzisz opinie i umówisz wizytę online.

Jak powstaje elektroniczny wypis – krok po kroku

Wyobraź sobie taką sytuację: Marta i Paweł właśnie kupili mieszkanie na Mokotowie za 650 000 zł. Podpisali akt notarialny w kancelarii, uścisnęli sobie ręce i wyszli z dokumentami. Co dalej z elektronicznym wypisem?

Sporządzenie aktu w formie papierowej – notariusz przygotował akt, odczytał go Marcie i Pawłowi, wszyscy złożyli podpisy odręcznie
Utworzenie wypisu elektronicznego – notariusz tworzy cyfrową kopię aktu (bez skreśleń i poprawek z oryginału), zgodnie z art. 110a Prawa o notariacie
Podpisanie kwalifikowanym e-podpisem – notariusz opatruje wypis kwalifikowanym podpisem elektronicznym, czyli cyfrowym odpowiednikiem podpisu własnoręcznego o najwyższym poziomie bezpieczeństwa (zgodnym z rozporządzeniem eIDAS)
Umieszczenie w CREWAN – w ciągu 7 dni wypis trafia do centralnego repozytorium
Wydanie zawiadomienia – Marta i Paweł otrzymują numer dokumentu w CREWAN, datę i godzinę rejestracji

W przypadku Marty i Pawła sąd rejestrowy otrzymał wypis automatycznie, bez konieczności wysyłania papierów pocztą. Wpis do księgi wieczystej ruszył szybciej niż kilka lat temu, gdy notariusz musiał wysyłać dokumenty listem poleconym.

Tip: Zawiadomienie o umieszczeniu w CREWAN warto zachować razem z papierowym wypisem aktu. To Twoje potwierdzenie, że dokument trafił do systemu.

Ile kosztują elektroniczne usługi notarialne w 2026 roku?

Dobre wieści: elektroniczne wypisy nie kosztują fortuny. Stawki reguluje Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie taksy notarialnej (Dz.U. 2020 poz. 1473):

Przykład: Tomek potrzebował elektronicznego wypisu umowy sprzedaży swojej kawalerki. Akt miał 8 stron. Zapłacił: 8 x 7,38 zł = 59,04 zł brutto. Notariusz wysłał mu wypis e-mailem tego samego dnia. Bez wizyty w kancelarii, bez czekania na pocztę.

Pamiętaj: podane kwoty to stawki maksymalne. Możesz zapytać o rabat, zwłaszcza gdy zlecasz kilka usług naraz.

Chcesz z góry wiedzieć, ile zapłacisz u notariusza? Skorzystaj z kalkulatora kosztów na Notalot.pl i porównaj ceny w swojej okolicy.

Co możesz załatwić u notariusza zdalnie w 2026 roku?

Cyfryzacja notariatu to nie tylko CREWAN. Jakie czynności notarialne online są dostępne? Oto pełna lista tego, co w marcu 2026 r. załatwisz bez wychodzenia z domu:

Możliwe zdalnie

Wideokonsultacja z notariuszem – wstępna porada, wyjaśnienie procedury, przegląd dokumentów. Nie zastępuje wizyty w kancelarii, ale oszczędza czas. Sprawdź, które kancelarie oferują wideokonsultację notarialną.
Wycena usługi i rezerwacja wizyty online – wiele kancelarii ma formularze na stronach internetowych albo korzysta z platform jak Notalot.pl.
Przesłanie dokumentów do przygotowania aktu – skany i zdjęcia dokumentów wyślij e-mailem; notariusz przygotuje projekt aktu przed Twoją wizytą.
Otrzymanie projektu aktu do przeglądu – przeczytasz go spokojnie w domu, a w kancelarii tylko podpiszesz.
Uzyskanie elektronicznego wypisu – na Twój wniosek notariusz wyśle go e-mailem lub na nośniku danych.
Elektroniczne poświadczenia dokumentów – notariusz tworzy cyfrowy plik z klauzulą poświadczenia i kwalifikowanym e-podpisem (art. 97 par. 2).
Elektroniczne wnioski do ksiąg wieczystych – od 17 marca 2026 r. notariusz może elektronicznie złożyć wniosek o wpis do KW w sprawach spadkowych. To nowość!

Wymaga osobistego stawiennictwa

Podpisanie aktu notarialnego (kupno/sprzedaż nieruchomości, darowizna, umowa spółki)
Sporządzenie testamentu notarialnego
Poświadczenie dziedziczenia
Ustanowienie hipoteki
Zawarcie intercyzy
Każda czynność wymagająca bezpośredniej weryfikacji tożsamości

Więcej o tym, jak przebiega wizyta w kancelarii, przeczytasz w artykule o akcie notarialnym mieszkania.

Nowelizacja z 17 marca 2026 r., czyli co się właśnie zmieniło

17 marca 2026 r. weszła w życie nowelizacja Prawa o notariacie i ustawy o księgach wieczystych (Dz.U.2025.1793). Choć nie wprowadza aktu notarialnego elektronicznego, to najświeższa zmiana w cyfryzacji polskiego notariatu.

Co się zmieniło?

Notariusze zyskali możliwość elektronicznego składania wniosków o wpisy do ksiąg wieczystych w sprawach spadkowych. Wcześniej, po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia, spadkobiercy musieli sami lub za pośrednictwem sądu składać papierowe wnioski o aktualizację KW. Teraz notariusz robi to elektronicznie, w ramach tego samego spotkania.

Co to oznacza w praktyce?

Wyobraź sobie taką sytuację: po śmierci ojca, Anna przychodzi do notariusza z bratem, żeby poświadczyć dziedziczenie domu rodzinnego. Wcześniej po takiej wizycie musieliby sami iść do sądu z wnioskiem o wpis nowych właścicieli do księgi wieczystej. Od 17 marca 2026 r. notariusz przygotowuje protokół z wnioskiem i przesyła go elektronicznie do sądu wieczystoksięgowego. Anna i brat wychodzą z kancelarii z załatwioną sprawą.

Korzyści: - Mniej formalności dla spadkobierców - Szybsza aktualizacja ksiąg wieczystych - Mniejsze ryzyko błędów (dane przesyłane elektronicznie, nie przepisywane ręcznie) - Większa przejrzystość obrotu nieruchomościami

To nie jest jeszcze „elektroniczny akt notarialny", ale znaczący krok w stronę cyfryzacji. Kolejne etapy obejmują sprawy spadkowe u notariusza, które stają się coraz prostsze.

Polska vs Europa: jak inni rozwiązali e-notariat

Polska nie jest jedynym krajem, w którym temat aktu notarialnego elektronicznego budzi emocje. Ale niektóre państwa UE odpowiedziały na pytanie „czy akt notarialny może być elektroniczny" dużo wcześniej.

Co wyróżnia Estonię? W systemie e-Notary strony łączą się z notariuszem przez bezpieczną wideokonferencję, potwierdzają tożsamość kartą e-ID i podpisują dokumenty elektronicznie. Cały proces trwa 15-30 minut. System działa od 2007 roku i obsłużył już setki tysięcy transakcji.

Czy Polska podąży tą drogą? Na razie nie ma konkretnego projektu ustawy. Ale w marcu 2025 r. Ministerstwo Cyfryzacji podpisało porozumienie z Krajową Radą Notarialną o współpracy przy cyfryzacji usług notarialnych. To sygnał, że temat jest na agendzie, choć zmiany będą stopniowe.

Przyszłość elektronicznego notariatu w Polsce

Pełne przejście na akt notarialny elektroniczny to perspektywa kilku lat, nie miesięcy. Ale kierunek jest jasny. Oto co się dzieje:

Już wdrożone (2024-2026): - CREWAN obejmuje coraz więcej kategorii aktów - e-Doręczenia stały się od 1 stycznia 2026 r. podstawowym sposobem komunikacji z urzędami, w tym z notariuszami - System eNotariusz na podatki.gov.pl umożliwia elektroniczne raportowanie czynności podatkowych - Elektroniczne wnioski do ksiąg wieczystych (od 17 marca 2026)

W planach: - eIDAS 2.0 i EUDI Wallet – europejskie rozporządzenie przewiduje wdrożenie do 2027 r. cyfrowego portfela tożsamości (European Digital Identity Wallet), który może ustandaryzować zdalną weryfikację tożsamości w całej UE - Porozumienie MC-KRN – Ministerstwo Cyfryzacji zadeklarowało wsparcie techniczne dla dalszej cyfryzacji systemów IT Krajowej Rady Notarialnej - Nagrywanie czynności notarialnych – projekt senacki przewiduje obowiązkowe nagrywanie audio-wideo czynności notarialnych z kwalifikowanym podpisem elektronicznym; popierany przez RPO, oponowany przez KRN

Realistyczny scenariusz: Polska prawdopodobnie zacznie od umożliwienia zdalnego sporządzania prostszych czynności (poświadczenia, pełnomocnictwa), a dopiero potem ruszy w stronę zdalnych aktów notarialnych dla transakcji o większej wartości. Model niemiecki, czyli bezpieczna platforma wideo prowadzona przez samorząd notarialny, wydaje się najbardziej prawdopodobnym wzorcem.

Polak za granicą: jak załatwić sprawę notarialną zdalnie

Mieszkasz w Londynie, a musisz podpisać akt notarialny w Warszawie? To jedna z najczęstszych sytuacji, w której akt notarialny elektroniczny byłby idealnym rozwiązaniem. Na razie nie jest dostępny, ale istnieją sprawdzone obejścia.

Opcja 1: Pełnomocnictwo notarialne

Możesz udzielić pełnomocnictwa osobie w Polsce, która stawi się u notariusza w Twoim imieniu. Jeśli czynność wymaga formy aktu notarialnego (np. sprzedaż mieszkania), pełnomocnictwo też musi mieć taką formę.

Krok po kroku: 1. Znajdź notariusza za granicą (lub polskiego konsula) i sporządź pełnomocnictwo notarialne 2. Uzyskaj klauzulę apostille (urzędowe poświadczenie dokumentu do użytku za granicą), jeśli pełnomocnictwo sporządza zagraniczny notariusz 3. Prześlij oryginał pełnomocnictwa do pełnomocnika w Polsce (lub bezpośrednio do kancelarii) 4. Pełnomocnik stawia się u notariusza i podpisuje akt w Twoim imieniu

Opcja 2: Wideokonsultacja i przygotowanie zdalne

Nawet jeśli musisz przyjechać na podpisanie aktu, cały etap przygotowawczy przeprowadzisz zdalnie: - Skonsultuj sprawę z notariuszem przez wideokonsultację - Wyślij dokumenty e-mailem - Otrzymaj i przejrzyj projekt aktu online - Przyjedź tylko na podpisanie, z wszystkim przygotowanym

Ta ścieżka sprawia, że wizyta w kancelarii trwa 20-30 minut zamiast kilku godzin.

Akt notarialny elektroniczny – najczęściej zadawane pytania

Czy mogę podpisać akt notarialny elektronicznie, bez wizyty u notariusza?

Nie. Polskie prawo wymaga osobistego stawiennictwa stron przy sporządzaniu aktu notarialnego (art. 92 Prawa o notariacie). Notariusz musi zweryfikować Twoją tożsamość, odczytać akt i upewnić się, że rozumiesz jego treść. Elektronicznie możesz natomiast otrzymać wypis już sporządzonego aktu.

Czym jest CREWAN i jak działa?

CREWAN to Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. System prowadzony przez Krajową Radę Notarialną gromadzi cyfrowe kopie aktów notarialnych i udostępnia je sądom oraz urzędom skarbowym. Notariusz umieszcza w nim wypis w ciągu 7 dni od sporządzenia aktu. Ty jako strona aktu nie masz bezpośredniego dostępu do systemu.

Jak uzyskać elektroniczny wypis aktu notarialnego?

Skontaktuj się z notariuszem, który sporządził akt. Na Twój wniosek może wydać wypis w formie papierowej (odbiór osobisty lub wysyłka) albo elektronicznej (e-mail lub nośnik danych). Wypis elektroniczny jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym i ma identyczną moc prawną jak papierowy. Koszt: maks. 6 zł netto/stronę + 23% VAT.

Ile kosztuje elektroniczny wypis aktu notarialnego?

Maksymalna stawka to 6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę (7,38 zł brutto z VAT). Przy 10-stronicowym akcie zapłacisz maksymalnie ok. 74 zł. To stawka maksymalna; możesz negocjować niższą cenę. Umieszczenie wypisu w CREWAN nie wiąże się z dodatkową opłatą.

Gdzie znajdę numer CREWAN mojego aktu?

Numer CREWAN znajdziesz w zawiadomieniu, które notariusz wydaje stronom po umieszczeniu wypisu w repozytorium. Zawiera ono numer dokumentu, datę i godzinę rejestracji. Jeśli zgubiłeś zawiadomienie, skontaktuj się z kancelarią notarialną, która sporządziła akt.

Czy istnieje publiczna wyszukiwarka CREWAN?

Nie. System CREWAN jest dostępny wyłącznie dla notariuszy, sądów rejestrowych i Krajowej Administracji Skarbowej. Jako strona aktu nie masz możliwości samodzielnego wyszukania dokumentu w repozytorium.

Czy elektroniczny wypis ma taką samą moc prawną jak papierowy?

Tak. Elektroniczny wypis opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza ma identyczną moc prawną jak wypis papierowy (art. 110a Prawa o notariacie). W praktyce warto mieć obie wersje, bo niektóre urzędy mogą nadal wymagać formy papierowej.

Czy podpis elektroniczny zastępuje akt notarialny?

Nie. Kwalifikowany podpis elektroniczny ma co prawda moc równoważną podpisowi własnoręcznemu, ale polskie prawo wymaga, aby akt notarialny był sporządzony w obecności notariusza. Sam podpis elektroniczny nie spełnia wymogu formy aktu notarialnego.

Jakie czynności notarialne można wykonać online?

Czynności notarialne online w 2026 r. obejmują: konsultację z notariuszem (w tym wideokonsultację), przesłanie dokumentów do przygotowania aktu, otrzymanie projektu aktu do przeglądu, uzyskanie elektronicznego wypisu i poświadczenia dokumentu. Podpisanie samego aktu notarialnego, złożenie testamentu i poświadczenie dziedziczenia nadal wymagają osobistej wizyty.

Co zmieniło się 17 marca 2026?

Weszła w życie nowelizacja Prawa o notariacie (Dz.U.2025.1793), która umożliwia notariuszom elektroniczne składanie wniosków o wpisy do ksiąg wieczystych w sprawach spadkowych. Spadkobiercy nie muszą już sami składać papierowych wniosków do sądu; notariusz robi to za nich drogą elektroniczną w ramach tej samej wizyty.

Kiedy w Polsce będzie można sporządzić akt notarialny zdalnie?

Nie ma ustalonej daty. W marcu 2025 r. Ministerstwo Cyfryzacji podpisało porozumienie z Krajową Radą Notarialną o cyfryzacji usług notarialnych, a wdrożenie europejskiego portfela tożsamości (EUDI Wallet) planowane na 2027 r. może przyspieszyć zmiany. Realistycznie, pierwsze zdalne czynności notarialne (prostsze, jak poświadczenia czy pełnomocnictwa) mogą pojawić się w ciągu 2-3 lat.

Podsumowanie

Akt notarialny elektroniczny w sensie „podpisuję akt zdalnie, bez wizyty u notariusza" nie istnieje w Polsce. Ale cyfryzacja postępuje szybciej, niż się wydaje:

Elektroniczne wypisy z kwalifikowanym e-podpisem mają pełną moc prawną i kosztują 7,38 zł brutto/stronę
CREWAN gromadzi wypisy i automatycznie udostępnia je sądom i urzędom
Nowelizacja z 17 marca 2026 pozwala notariuszom elektronicznie wnioskować o wpisy do ksiąg wieczystych
Wideokonsultacje, e-dokumenty i zdalne przygotowanie skracają czas wizyty w kancelarii do minimum
Estonia, Austria i Niemcy pokazują, że pełny e-notariat jest możliwy; Polska podąża w tym kierunku

Przed wizytą u notariusza przygotuj się i porównaj kancelarie. Na Notalot.pl znajdziesz 363+ kancelarii notarialnych w Warszawie z opiniami, cenami i rezerwacją online. Wszystko za darmo.

–-

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stawki i przepisy aktualne na dzień 18 marca 2026 r. Źródła: Prawo o notariacie (Dz.U.2024.1001 t.j.), Rozporządzenie o taksie notarialnej (Dz.U.2020.1473), nowelizacja Dz.U.2025.1793, Krajowa Rada Notarialna (krn.org.pl).

Znajdź notariusza w swojej okolicy