Poświadczenie dokumentów za zgodność z oryginałem: ile kosztuje u notariusza i kiedy wystarczy urzędnik

Notariusz poświadczy kopię dokumentu za zgodność z oryginałem za najwyżej 7,38 zł brutto za stronę, zwykle w kilkanaście minut. Potrzebujesz go na przykład wtedy, gdy zagraniczna uczelnia prosi o „certified copy” dyplomu. Gdy składasz dokumenty w polskim urzędzie, notarialne poświadczenie dokumentów jest zbędnym wydatkiem. Kopię poświadczy wtedy urzędnik prowadzący sprawę, zwykle bez opłat.

W skrócie:

• Notariusz poświadcza, że kopia, odpis lub wyciąg są zgodne z dokumentem, który mu okazałeś. Nie potwierdza, że treść dokumentu jest prawdziwa.
• Maksymalna taksa to 6 zł netto, czyli 7,38 zł brutto za stronę (§ 13 pkt 2 rozporządzenia o taksie notarialnej).
• W większości kancelarii załatwisz to od ręki, w kilkanaście minut. Duży plik dokumentów warto zapowiedzieć telefonicznie.
• Poświadczoną kopię możesz dostać także jako plik PDF z kwalifikowanym podpisem notariusza, za tę samą stawkę.
• W sprawie przed polskim urzędem kopię poświadczy urzędnik, a w sądzie Twój adwokat lub radca prawny. Notariusz nie jest wtedy potrzebny.

Co to jest poświadczenie dokumentów?

Poświadczenie dokumentów to czynność notarialna, w której notariusz urzędowo potwierdza określony fakt dotyczący dokumentu lub osoby. Najczęściej chodzi o poświadczenie zgodności kopii z oryginałem: notariusz porównuje kopię z okazanym dokumentem i umieszcza na niej klauzulę, podpis i pieczęć. Czynności notarialne dokonane zgodnie z prawem mają charakter dokumentu urzędowego (art. 2 § 2 Prawa o notariacie), więc poświadczona kopia jest dla sądu, urzędu czy uczelni wiarygodnym dowodem tego, jak wygląda oryginał.

Prawo o notariacie wymienia cztery rodzaje poświadczeń (art. 96). Notariusz poświadcza:

1. własnoręczność podpisu,
2. zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem,
3. datę okazania dokumentu,
4. pozostawanie osoby przy życiu lub w określonym miejscu.

Kiedy ktoś szuka hasła „poświadczenie dokumentów", prawie zawsze chodzi mu o punkt drugi i na nim skupia się ten poradnik. Pozostałe rodzaje omawiamy krótko w następnej sekcji.

Co notariusz potwierdza, a czego nie

Notariusz stwierdza zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z dokumentem, który widzi (art. 98). Jeżeli oryginał ma cechy szczególne, na przykład dopiski, poprawki albo uszkodzenia, notariusz opisuje je w klauzuli. Odbiorca kopii wie więc, jak wyglądał oryginał, nawet jeśli nigdy go nie zobaczy.

Poświadczenie zgodności nie potwierdza natomiast, że:

• treść dokumentu jest prawdziwa,
• dokument jest ważny i skuteczny prawnie,
• podpisy na oryginale są autentyczne.

To częste nieporozumienie. Notarialna kopia faktury nie dowodzi, że usługa została wykonana, tylko że faktura wygląda tak, jak na kopii. Notariusz odmówi jednak czynności sprzecznej z prawem (art. 81 Prawa o notariacie), więc dokumentu, który budzi poważne wątpliwości, może nie poświadczyć.

Kopia, odpis, wyciąg: czym się różnią

Przepis wymienia trzy formy, które notariusz może poświadczyć. W praktyce różnice są niewielkie, ale warto je znać, bo instytucje używają tych słów zamiennie.

Poświadczona kopia to coś innego niż wypis aktu notarialnego. Jeśli potrzebujesz kolejnego egzemplarza aktu, na przykład umowy kupna mieszkania, nie poświadczasz kserokopii, tylko prosisz o wypis aktu notarialnego w kancelarii, która akt przechowuje. Wypis ma moc prawną oryginału (art. 109 Prawa o notariacie), poświadczona kopia wypisu już nie.

Jak wygląda klauzula poświadczenia

Każde poświadczenie zawiera datę i miejsce sporządzenia, oznaczenie kancelarii, podpis notariusza i jego pieczęć, a na Twoje żądanie także godzinę (art. 97 § 1). W praktyce klauzula ma też numer z repertorium i informację o pobranej taksie. Przy dokumentach wielostronicowych notariusz łączy kartki, na przykład zszywając je i opatrując pieczęcią, żeby nikt nie mógł podmienić żadnej strony. Przykładowa klauzula wygląda tak:

Repertorium A numer 4321/2026. Poświadczam zgodność niniejszej kserokopii z okazanym mi oryginałem dokumentu. Warszawa, dnia 22 września 2026 roku. Pobrano: taksę notarialną na podstawie § 13 pkt 2 rozporządzenia w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej w kwocie 6,00 zł oraz podatek VAT w kwocie 1,38 zł.

Rodzaje poświadczeń notarialnych: nie tylko kopia

Poświadczenie podpisu

Notariusz potwierdza, że podpis złożyłeś w jego obecności albo uznałeś w jego obecności za własny. Taka forma jest wymagana na przykład przy umowie sprzedaży udziałów w spółce z o.o. (art. 180 Kodeksu spółek handlowych), przy umowie zbycia przedsiębiorstwa (art. 75¹ Kodeksu cywilnego) i przy wielu pełnomocnictwach. Szczegóły, w tym różnicę między poświadczonym podpisem a aktem notarialnym, opisujemy w poradniku o poświadczeniu podpisu u notariusza.

Poświadczenie daty okazania dokumentu (data pewna)

Notariusz poświadcza na dokumencie dzień, a na żądanie także godzinę i minutę, w której mu go okazano, oraz wpisuje imię, nazwisko i miejsce zamieszkania osoby, która dokument przyniosła (art. 99). Taka wzmianka nadaje dokumentowi datę pewną, skuteczną także wobec osób, które nie brały udziału w czynności (art. 81 Kodeksu cywilnego).

Po co to komu? Przykładowo umowa najmu zawarta na czas oznaczony, na piśmie i z datą pewną, chroni najemcę po sprzedaży nieruchomości. Jeśli lokal został mu już wydany, nowy właściciel nie może swobodnie wypowiedzieć takiej umowy (art. 678 § 2 Kodeksu cywilnego). Więcej o umowach najmu przeczytasz w artykule o najmie u notariusza. Datę pewną stosuje się też, żeby udowodnić, że projekt, tekst albo pomysł istniał już w konkretnym dniu. Koszt to 6 zł netto za stronę (§ 13 pkt 3).

Poświadczenie pozostawania przy życiu lub w określonym miejscu

Notariusz stwierdza, że dana osoba żyje albo przebywa w określonym miejscu. Musi ją zobaczyć: w kancelarii albo poza nią (art. 100). Takiego zaświadczenia wymagają zwykle zagraniczne instytucje wypłacające emerytury i renty. Które z nich przysyłają formularz do Polski i kiedy wystarczy ZUS, opisujemy w poradniku o poświadczeniu pozostawania przy życiu. Taksa wynosi 5 zł netto, gdy chodzi o emeryturę, rentę lub inne świadczenie z ubezpieczenia społecznego, i 30 zł w pozostałych przypadkach. Jeśli senior nie może przyjść, notariusz może przyjechać do domu lub szpitala, doliczając za czynność poza kancelarią maksymalnie 50 zł netto za każdą godzinę między 8:00 a 20:00 i 100 zł w nocy oraz w dni wolne (§ 17).

Ile kosztuje poświadczenie dokumentów u notariusza w 2026 r.?

Stawki określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Za poświadczenie zgodności odpisu z okazanym dokumentem maksymalna taksa wynosi 6 zł za każdą stronę (§ 13 pkt 2). Notariusz dolicza do niej 23% VAT, więc płacisz najwyżej 7,38 zł brutto za stronę. Stawka obowiązuje bez zmian w 2026 r.

Przykład: kopie dyplomu dla zagranicznej uczelni

Zagraniczna uczelnia prosi o poświadczone kopie dyplomu, suplementu i świadectwa dojrzałości.

1. Dyplom: 1 strona.
2. Suplement do dyplomu: 6 stron.
3. Świadectwo dojrzałości: 2 strony.
4. Razem 9 stron × 6 zł = 54 zł netto, plus 12,42 zł VAT.
5. Do zapłaty maksymalnie 66,42 zł brutto.

Własny przypadek policzysz w kalkulatorze taksy notarialnej, wystarczy wpisać liczbę stron.

Na co uważać przy cenie

• Liczy się strona, nie dokument. Rozporządzenie mówi o stawce „za każdą stronę", ale nie definiuje strony. Większość kancelarii liczy każdą zapisaną stronę kopii. Przy dowodzie osobistym, którego obie strony mieszczą się na jednej kartce, jedne kancelarie policzą jedną stronę, inne dwie. Przy grubych umowach zapytaj o sposób liczenia przed wizytą.
• Kserokopię możesz przynieść sam. Część kancelarii wlicza wykonanie kopii w cenę, inne doliczają opłatę za jej sporządzenie. Czytelne kopie przyniesione z domu rozwiązują problem.
• To stawka maksymalna. Notariusz może pobrać mniej (art. 5 Prawa o notariacie), co zdarza się przy dużej liczbie stron.
• Brak innych opłat. Przy poświadczeniu kopii nie płacisz podatków ani opłat sądowych, tylko taksę z VAT. Wyjątek to czynność poza kancelarią (§ 17).

Stawki za pozostałe poświadczenia, w tym za podpis na dokumencie z kwotą, znajdziesz w artykule taksa notarialna 2026.

Elektroniczne poświadczenie dokumentu przez notariusza

Notariusz może sporządzić poświadczenie zgodności kopii także w postaci elektronicznej. Opatruje je wtedy kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 97 § 2 Prawa o notariacie). Taki plik ma tę samą moc co papierowa kopia z pieczęcią.

Jak to wygląda w praktyce:

1. Przynosisz oryginał. Przepis mówi o zgodności z okazanym dokumentem, więc skanu przesłanego e-mailem notariusz nie poświadczy. Musi zobaczyć papier.
2. Kancelaria skanuje dokument, a notariusz podpisuje plik z poświadczeniem swoim kwalifikowanym podpisem.
3. Dostajesz plik, zwykle PDF, e-mailem albo na nośniku danych.

Kiedy się przydaje:

• Wnioski do KRS. Od 1 lipca 2021 r. wnioski do Krajowego Rejestru Sądowego składa się wyłącznie elektronicznie. Jeśli dokument, na przykład uchwała wspólników albo umowa sprzedaży udziałów, powstał na papierze, dołączasz jego odpis elektronicznie poświadczony przez notariusza albo przez adwokata lub radcę prawnego, który jest pełnomocnikiem w sprawie. Druga droga to zwykła elektroniczna kopia i wysłanie oryginału do sądu rejestrowego w ciągu 3 dni. Więcej o sprawach spółek piszemy w artykule o notariuszu przy zakładaniu spółki.
• Przetargi publiczne, gdy papierowy dokument, na przykład pełnomocnictwo, trzeba złożyć w postępowaniu prowadzonym elektronicznie.
• Instytucje, które przyjmują dokumenty e-mailem lub przez platformę. Zapytaj wcześniej, czy odbiorca zaakceptuje e-kopię. Wiele zagranicznych uczelni i urzędów wciąż wymaga papieru.

Koszt. Rozporządzenie nie przewiduje osobnej stawki dla postaci elektronicznej, więc obowiązuje ta sama maksymalna taksa: 6 zł netto (7,38 zł brutto) za stronę.

Ważne: elektroniczne poświadczenie działa tylko jako plik. Wydruk nie jest poświadczoną kopią, bo na papierze nie da się sprawdzić podpisu kwalifikowanego. Plik możesz za to przesłać kilku odbiorcom: podpis pozostaje ważny w każdym egzemplarzu, dopóki nikt nie zmieni zawartości pliku. Co jeszcze da się załatwić u notariusza zdalnie, opisujemy w poradniku notariusz online.

Kto jeszcze może poświadczyć dokument za zgodność z oryginałem?

Notariusz poświadczy kopię do każdego celu. W wielu sprawach zrobi to jednak ktoś inny, taniej albo bez opłat.

Dwie zasady warto zapamiętać:

• W urzędzie nie potrzebujesz notariusza. Zgodnie z art. 76a § 2b Kodeksu postępowania administracyjnego upoważniony pracownik urzędu, któremu pokażesz oryginał razem z kopią, poświadczy jej zgodność na Twoje żądanie. W toku postępowania zwykle nie pobiera za to opłaty skarbowej.
• W sądzie wystarczy Twój pełnomocnik. Kopia poświadczona przez adwokata lub radcę prawnego, który prowadzi Twoją sprawę, ma charakter dokumentu urzędowego (art. 129 § 3 Kodeksu postępowania cywilnego). Notariusz przyda się, gdy działasz w sądzie sam.

Czy mogę sam poświadczyć kopię „za zgodność z oryginałem"?

Możesz napisać na kserokopii „za zgodność z oryginałem" i złożyć podpis, ale taki dopisek nie ma mocy dokumentu urzędowego. Wystarczy tam, gdzie odbiorca na to pozwala: u pracodawcy, w wielu firmach, często w rekrutacji na polskie uczelnie. Sąd i urząd mogą zażądać oryginału albo kopii poświadczonej przez uprawnioną osobę (art. 129 § 4 KPC, art. 76a § 4 KPA).

Czy w Twojej sprawie potrzebny jest notariusz?

Ostatnie trzy wiersze to najczęstsze przypadki niepotrzebnych wizyt. Wydruk informacji z wyszukiwarki KRS ma z mocy ustawy o KRS moc dokumentu wydawanego przez Centralną Informację. Nowy odpis aktu stanu cywilnego kosztuje 22 zł (skrócony) albo 33 zł (zupełny) opłaty skarbowej i jest dokumentem urzędowym, a nie kopią.

Jak wygląda poświadczenie kopii u notariusza krok po kroku

1. Sprawdź, czego chce odbiorca. Zapytaj, czy wystarczy kopia poświadczona przez notariusza, czy potrzebne są też apostille albo tłumaczenie przysięgłe, oraz czy kopia ma być papierowa, czy elektroniczna. Jedno pytanie mailem oszczędza drugiej wizyty.
2. Wybierz kancelarię. Poświadczenie kopii wykonuje każdy notariusz w Polsce, niezależnie od tego, gdzie wydano dokument i gdzie mieszkasz. Na Notalot.pl porównasz kancelarie notarialne w Warszawie według dzielnicy i opinii. Przy kilkudziesięciu stronach albo e-poświadczeniu zadzwoń wcześniej.
3. Zabierz oryginał i dowód osobisty. Przy samej kopii dowód nie zawsze jest wymagany, ale kancelarie często o niego proszą, a bez niego nie poświadczysz podpisu ani daty okazania. Możesz przynieść gotowe kserokopie.
4. Notariusz porównuje kopię z oryginałem, opisuje ewentualne dopiski, poprawki lub uszkodzenia, łączy strony, podpisuje i przykłada pieczęć.
5. Płacisz i odbierasz. Zwykle trwa to kilkanaście minut. Oryginał wraca do Ciebie.

Nie musisz być właścicielem dokumentu. Kopię może zamówić każdy, kto przyniesie oryginał, na przykład rodzic ze świadectwem dziecka.

Czego unikać

• Nie przynoś kserokopii zamiast oryginału. Notariusz poświadczy wtedy tylko zgodność z kserokopią i zaznaczy to w klauzuli. Dla większości instytucji to za mało.
• Nie rozszywaj zszytych dokumentów. Suplement do dyplomu, wypis aktu notarialnego czy umowa połączona sznurkiem z pieczęcią tracą integralność. Notariusz opisze uszkodzenie w klauzuli, a odbiorca może kopię odrzucić.
• Nie zakładaj, że elektroniczna kopia zadziała wszędzie. Za granicą wciąż częściej wymaga się papieru.

Jeśli to Twoja pierwsza wizyta w kancelarii, przeczytaj, jak przygotować się do wizyty u notariusza.

Poświadczenie dokumentów do użytku za granicą

Zagraniczne instytucje mogą wymagać trzech niezależnych rzeczy, i warto od razu ustalić, których:

1. Kopii poświadczonej przez notariusza („certified copy", „beglaubigte Kopie"). Polska notarialna kopia jest uznawana w wielu krajach, ale decyduje odbiorca.
2. Apostille, czyli potwierdzenia autentyczności polskiego dokumentu w państwach Konwencji haskiej. Na dokumenty notarialne, w tym poświadczone kopie, apostille nakłada Ministerstwo Spraw Zagranicznych za 60 zł. Wcześniej podpis notariusza musi uwierzytelnić sąd okręgowy właściwy dla siedziby kancelarii. Na zwykłą kserokopię apostille nie dostaniesz. Procedurę opisujemy w artykule o apostille u notariusza.
3. Tłumaczenia przysięgłego. Tłumacz tłumaczy dokument razem z klauzulą notariusza i ewentualnym apostille, więc zwykle zamawia się je na końcu.

Czasem prościej jest nałożyć apostille na oryginał, a nie na kopię. Oryginał dyplomu ukończenia studiów apostilluje Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej (NAWA). Zapytaj odbiorcę, która wersja mu wystarczy.

Dokumenty w języku obcym notariusz zwykle poświadcza bez przeszkód, bo porównuje kopię z oryginałem, a nie tłumaczy treści. Jeśli ma sporządzić wyciąg, musi jednak rozumieć tekst. Wtedy lepszym adresatem jest tłumacz przysięgły, który z mocy ustawy poświadcza odpisy pism w swoim języku.

Najczęściej zadawane pytania o poświadczenie dokumentów

Ile kosztuje poświadczenie za zgodność z oryginałem u notariusza?

Maksymalnie 6 zł netto za stronę, czyli 7,38 zł brutto z 23% VAT (§ 13 pkt 2 rozporządzenia o taksie notarialnej). Kopia dwóch stron dowodu osobistego to więc maksymalnie 14,76 zł, a dziesięciostronicowej umowy 73,80 zł. Notariusz może policzyć mniej.

Czy na poświadczenie kopii trzeba się umawiać?

Zwykle nie. Większość kancelarii poświadcza kopie od ręki w godzinach pracy. Umów się wcześniej, jeśli masz kilkadziesiąt stron, potrzebujesz wersji elektronicznej albo chcesz przyjść tuż przed zamknięciem.

Ile trwa poświadczenie dokumentu u notariusza?

Przy kilku stronach kilkanaście minut, wliczając kserowanie i płatność. Duży plik dokumentów kancelaria może przygotować na umówiony termin.

Czy notariusz poświadczy kopię dowodu osobistego lub paszportu?

Tak. To częsta prośba zagranicznych banków, brokerów i pracodawców. Notariusz poświadcza zgodność kopii z dokumentem, który mu pokazujesz, podobnie jak przy dyplomie czy umowie.

Jak długo ważne jest poświadczenie dokumentu?

Samo poświadczenie nie ma terminu ważności. Liczy się ważność oryginału i wymagania odbiorcy. Kopia wygasłego paszportu nadal pokazuje, jak wyglądał paszport, ale żadna instytucja nie przyjmie jej jako ważnego dokumentu tożsamości. Niektórzy odbiorcy wymagają też kopii poświadczonej niedawno, na przykład w ciągu ostatnich trzech miesięcy.

Czy poświadczona kopia zastępuje oryginał?

W większości spraw tak, bo sądy, urzędy i uczelnie przyjmują ją zamiast oryginału. Sąd i urząd mogą jednak zażądać okazania oryginału, jeśli mają wątpliwości (art. 129 § 4 KPC, art. 76a § 4 KPA).

Czy mogę poświadczyć dokument online?

Tylko częściowo. Wersję elektroniczną poświadczonej kopii dostaniesz e-mailem, ale oryginał musisz pokazać notariuszowi osobiście albo przesłać do kancelarii, jeśli na to pozwala. Polski notariusz nie poświadczy dokumentu na podstawie skanu ani rozmowy wideo.

Czy notariusz poświadczy kopię dokumentu w języku obcym?

Zwykle tak, bo porównuje kopię z oryginałem, a nie treść. Poświadczenie nie zastępuje jednak tłumaczenia. Jeśli odbiorca w Polsce wymaga polskiej wersji, potrzebujesz tłumaczenia przysięgłego.

Gdzie poświadczyć dokumenty za darmo?

W urzędzie, który prowadzi Twoją sprawę: jego pracownik poświadczy kopię po okazaniu oryginału (art. 76a § 2b KPA). Wiele uczelni i pracodawców też porównuje kopie z oryginałami na miejscu. Do zagranicznej instytucji albo do sądu bez pełnomocnika potrzebny jest zwykle notariusz.

Czym różni się poświadczenie dokumentu od poświadczenia podpisu?

Poświadczenie dokumentu (zgodności kopii) potwierdza, że kopia odpowiada oryginałowi. Poświadczenie podpisu potwierdza, kto złożył podpis na dokumencie, i wymaga Twojej obecności przy notariuszu. Kosztuje też inaczej: 20 zł netto na pełnomocnictwie albo 1/10 stawki, maksymalnie 300 zł, na dokumencie z kwotą.

Podstawa prawna

• Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. 2026 poz. 614): art. 2 § 2 (charakter dokumentu urzędowego), art. 5 (taksa jako wynagrodzenie maksymalne), art. 81 (odmowa czynności sprzecznej z prawem), art. 96 (rodzaje poświadczeń), art. 97 (treść poświadczenia, poświadczenie elektroniczne), art. 98 (zgodność kopii, cechy szczególne dokumentu), art. 99 (data okazania dokumentu), art. 100 (pozostawanie przy życiu), art. 109 (moc wypisu).
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1566): § 13 (stawki za poświadczenia), § 17 (czynności poza kancelarią).
• Kodeks postępowania administracyjnego, art. 76a (odpisy dokumentów w postępowaniu przed urzędem).
• Kodeks postępowania cywilnego, art. 129 (odpisy dokumentów w postępowaniu sądowym).
• Kodeks cywilny: art. 81 (data pewna), art. 678 (najem po zbyciu rzeczy).
• Ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego, art. 13 (poświadczanie odpisów pism w języku obcym).
• Prawo konsularne, art. 28 (czynności notarialne konsula).

Stan prawny na 22 września 2026 r.

Potrzebujesz poświadczyć dokumenty w Warszawie? Wybierz notariusza blisko domu lub pracy, np. kancelarię w Śródmieściu albo notariusza na Bemowie. Poświadczenie kopii zajmie Ci mniej czasu niż dojazd.