Repertorium notarialne — co to jest i jak odczytać numer Rep. A

Dostajesz wypis aktu notarialnego po zakupie mieszkania. Na pierwszej stronie, w lewym górnym rogu, widzisz tajemniczy napis: „Repertorium A Nr 4821/2026". Co to właściwie znaczy? I dlaczego warto zapamiętać ten numer?

Repertorium notarialne to temat, o którym mało kto słyszał, dopóki nie trafi do kancelarii notarialnej. A szkoda, bo to właśnie ten rejestr sprawia, że Twój akt notarialny da się odnaleźć nawet po wielu latach. W tym artykule wyjaśniamy przystępnie: czym jest repertorium notarialne, jak odczytać numer Rep. A na swoim dokumencie, czym różni się od numeru wypisu i co zrobić, gdy potrzebujesz aktu sprzed lat.

Szukasz notariusza w Warszawie? Na Notalot.pl porównasz kancelarie w swojej dzielnicy, sprawdzisz opinie, dostępne terminy i umówisz wizytę online.

Czym jest repertorium notarialne?

Repertorium notarialne to księga rejestrowa prowadzona przez każdego notariusza (dawniej zwanego rejentem) w Polsce. Można ją porównać do dziennika kancelarii, w którym w porządku chronologicznym odnotowywane są wszystkie czynności notarialne, od umów sprzedaży nieruchomości, przez testamenty, po pełnomocnictwa. Repertorium notarialne jest jedną z najważniejszych ksiąg notarialnych w polskim notariacie.

Każda czynność otrzymuje unikalny numer. Dzięki temu notariusz (i Ty) możecie w każdej chwili zlokalizować konkretny dokument w archiwum kancelarii.

Prowadzenie repertorium notarialnego jest obowiązkiem prawnym wynikającym z Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 12 kwietnia 1991 r. w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych. Notariusz, który nie prowadzi repertorium prawidłowo, podlega odpowiedzialności dyscyplinarnej. Więcej o podstawowych czynnościach notarialnych przeczytasz w naszej Bazie Wiedzy.

Do czego służy repertorium?

Repertorium pełni cztery kluczowe funkcje:

Ewidencja czynności — systematyczny, chronologiczny spis wszystkich aktów sporządzonych w kancelarii.
Wyszukiwanie dokumentów — po numerze repertorium, dacie lub danych stron można szybko odnaleźć konkretny akt.
Bezpieczeństwo dokumentacji — jeśli zgubisz wypis, numer repertorium pozwoli notariuszowi odtworzyć dokument.
Kontrola i nadzór — Izby Notarialne i sądy mogą weryfikować prawidłowość pracy notariusza na podstawie repertorium.

Repertorium A i repertorium P — jakie są różnice?

Notariusze prowadzą dwa rodzaje repertoriów:

Repertorium A to podstawowy rejestr w systemie ksiąg notarialnych, w którym znajdziesz wpisy dotyczące umów sprzedaży nieruchomości, testamentów, pełnomocnictw, umów spółek, aktów poświadczenia dziedziczenia i wielu innych czynności notarialnych.

Repertorium P służy wyłącznie do rejestrowania protestów czeków i weksli. W praktyce klienci kancelarii notarialnych spotykają się z nim niezwykle rzadko.

Gdy widzisz na swoim akcie oznaczenie „Rep. A", wiesz już, że chodzi o ten główny, podstawowy rejestr.

Co zawiera repertorium notarialne?

Każdy wpis w repertorium A zawiera siedem obowiązkowych elementów:

Numer bieżący — unikalny numer nadawany od początku roku kalendarzowego (np. nr 1, 2, 3...).
Data czynności — dzień, miesiąc i rok sporządzenia aktu.
Dane stron — imiona, nazwiska i adresy osób fizycznych lub nazwy i siedziby firm uczestniczących w czynności. Jeśli strony miały pełnomocników, ich dane również się tu znajdą.
Krótka treść czynności — zwięzły opis, np. „umowa sprzedaży lokalu mieszkalnego", „testament", „pełnomocnictwo ogólne".
Wartość przedmiotu — kwota, jeśli czynność dotyczy mienia o określonej wartości (np. cena sprzedaży nieruchomości).
Pobrane opłaty — taksa notarialna, podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) i opłaty sądowe, każda pozycja osobno.
Potwierdzenie odbioru — adnotacja o wydaniu wypisu aktu stronom lub przesłaniu dokumentu.

Repertorium notarialne to nie suchy wykaz. To kompletna dokumentacja, dzięki której w razie potrzeby można odtworzyć okoliczności każdej czynności notarialnej dokonanej w kancelarii.

Przykład wpisu w repertorium A

Jak wygląda typowy wpis w praktyce? Wyobraź sobie, że Jan i Anna Kowalscy kupują mieszkanie za 600 000 zl. Wpis w repertorium A mógłby wyglądać tak:

Każdy wpis to osobna pozycja, zarejestrowana zaraz po dokonaniu czynności. Dzięki takiemu poziomowi szczegółowości repertorium notarialne pozwala notariuszowi, a w razie potrzeby także sądowi, zrekonstruować przebieg każdej transakcji.

Jak odczytać numer repertorium na akcie notarialnym?

To pytanie zadaje sobie wiele osób, które po raz pierwszy trzymają w ręku wypis aktu notarialnego. Na dokumencie pojawia się kilka numerów i łatwo je pomylić.

Gdzie znaleźć numer Rep. A

Numer repertorium znajdziesz na pierwszej stronie wypisu aktu notarialnego, w lewym górnym rogu. Jest oznaczony jako:

Repertorium A Nr 4821/2026

lub w skrócie:

Rep. A Nr 4821/2026

Pierwsza liczba (4821) to numer bieżący czynności w danej kancelarii. Liczba po ukośniku (2026) to rok, w którym czynność została zarejestrowana. Numery nadawane są chronologicznie od 1 stycznia każdego roku.

Wyobraź sobie, że Ewa kupuje mieszkanie na Mokotowie w marcu 2026 r. Jej akt sprzedaży otrzymuje numer Rep. A Nr 1247/2026, co oznacza, że był to 1247. akt sporządzony w tej kancelarii od początku roku. Gdyby kiedykolwiek potrzebowała kolejnego wypisu, wystarczy podać ten numer, a notariusz błyskawicznie odnajdzie dokument w repertorium.

Numer repertorium a numer wypisu — ważna różnica

Na akcie notarialnym znajdziesz dwa różne numery i warto je odróżniać:

Numer repertorium (pierwsza strona, lewy górny róg) — identyfikuje oryginał aktu w rejestrze kancelarii. To „numer ewidencyjny" Twojego dokumentu.
Numer wypisu (ostatnia strona, w klauzuli) — identyfikuje konkretną kopię (wypis) wydaną stronie. Jeden akt może mieć kilka wypisów o różnych numerach.

Tomek składał wniosek o wpis do księgi wieczystej po zakupie działki. W formularzu podał numer z ostatniej strony wypisu aktu notarialnego, myśląc, że to numer aktu notarialnego. Sąd wieczystoksięgowy zwrócił wniosek, bo podany numer nie odpowiadał żadnemu aktowi w repertorium notarialnym. Dopiero po wyjaśnieniu okazało się, że Tomek podał numer wypisu zamiast numeru repertorium. Jedna pomyłka, kilka tygodni opóźnienia.

Zasada jest prosta: gdy ktokolwiek prosi o „numer aktu notarialnego", szukaj numeru w lewym górnym rogu pierwszej strony.

Do czego potrzebujesz numeru repertorium?

Numer repertorium przydaje się częściej, niż mogłoby się wydawać:

Wpis do księgi wieczystej — sąd wieczystoksięgowy wymaga podania numeru Rep. A.
Odzyskanie aktu z archiwum — po latach, gdy oryginał trafi do archiwum sądu rejonowego, numer repertorium to najszybszy sposób na odnalezienie dokumentu.
Identyfikacja w urzędach — urząd skarbowy, bank czy urząd gminy mogą poprosić o numer aktu notarialnego.
Weryfikacja autentyczności — numer pozwala potwierdzić, że dokument rzeczywiście istnieje w rejestrze kancelarii.

Porównaj kancelarie notarialne w Warszawie i umów wizytę u notariusza, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Jak długo przechowywane jest repertorium i co po 10 latach?

Marek odziedziczył mieszkanie po babci i chciał je sprzedać w 2026 r. Problem? Akt darowizny sporządzono w 2012 r., a notariusz, który go przygotował, przeszedł na emeryturę. Marek nie wiedział, gdzie szukać dokumentu i czy repertorium notarialne z tamtej kancelarii w ogóle istnieje. Na szczęście przepisy jasno określają, co dzieje się z aktami i księgami notarialnymi po zamknięciu kancelarii.

Odpowiedź daje art. 90 Prawa o notariacie (Dz.U. z 2024 r. poz. 1001):

Przez 10 lat notariusz przechowuje oryginały aktów notarialnych i repertorium w swojej kancelarii.
Po 10 latach (lub wcześniej, jeśli kancelaria zostaje zlikwidowana) dokumenty trafiają do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego dla siedziby kancelarii.

Jak uzyskać wypis starego aktu notarialnego?

Jeśli potrzebujesz wypisu aktu sprzed lat, postępuj tak:

Sprawdź, czy kancelaria nadal działa, jeśli tak i nie minęło 10 lat, złóż wniosek bezpośrednio u notariusza.
Jeśli kancelaria nie istnieje lub minęło ponad 10 lat, skontaktuj się z sądem rejonowym właściwym dla dawnej siedziby kancelarii.
Przygotuj potrzebne dane: imię i nazwisko wnioskodawcy, przybliżoną datę czynności, nazwisko notariusza (jeśli je pamiętasz) i numer repertorium.
Wykaż interes prawny, sąd może wymagać uzasadnienia, dlaczego potrzebujesz wypisu.

Więcej o procedurze odzyskiwania dokumentów przeczytasz w naszym poradniku o archiwum notarialnym.

CREWAN a repertorium — cyfryzacja aktów notarialnych

Od 9 kwietnia 2018 r. działa CREWAN, czyli Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, prowadzone przez Krajową Radę Notarialną. To system teleinformatyczny, w którym przechowywane są elektroniczne odpisy wybranych aktów notarialnych.

Czym CREWAN różni się od repertorium?

CREWAN nie zastępuje repertorium notarialnego. To uzupełnienie, które ułatwia obieg dokumentów między notariuszami a sądami. Od 1 lipca 2021 r. CREWAN jest połączony z Krajowym Rejestrem Sądowym, dzięki czemu elektroniczne wypisy trafiają do sądów rejestrowych automatycznie. Od 1 marca 2023 r. system zawiera również akty poświadczenia dziedziczenia i europejskie poświadczenia spadkowe.

Więcej o cyfryzacji usług notarialnych przeczytasz w artykule o elektronicznym wypisie aktu notarialnego i CREWAN.

„Repetytorium" czy „repertorium"? Częsty błąd językowy

Wielu ludzi mówi „repetytorium notarialne". To zrozumiały błąd, bo oba słowa brzmią podobnie, ale oznaczają zupełnie co innego.

Repertorium (łac. repertorium, czyli wykaz, spis) — rejestr czynności notarialnych lub sądowych. To prawidłowy termin.
Repetytorium (łac. repetitorium, czyli powtórka) — podręcznik do nauki, skrypt do powtarzania materiału przed egzaminem.

Notariusz prowadzi repertorium, student uczy się z repetytorium. Warto zapamiętać tę różnicę, szczególnie gdy piszesz wniosek do kancelarii lub sądu.

Warto też wiedzieć, że termin „repertorium" nie dotyczy wyłącznie notariatu. Sądy prowadzą własne repertoria (np. repertorium C dla spraw cywilnych, K dla karnych), a tłumacze przysięgli rejestrują w nich zlecone tłumaczenia. Jednak w kontekście aktów notarialnych zawsze mowa o repertorium notarialnym, czyli repertorium A lub P.

Najczęściej zadawane pytania

Co to jest repertorium notarialne?

Repertorium notarialne to księga rejestrowa, w której notariusz w porządku chronologicznym zapisuje wszystkie dokonane czynności notarialne, wraz z danymi stron, treścią czynności, wartością przedmiotu i pobranymi opłatami.

Gdzie znajdę numer repertorium na akcie notarialnym?

Numer repertorium znajduje się na pierwszej stronie wypisu aktu notarialnego, w lewym górnym rogu. Jest oznaczony jako „Repertorium A Nr" lub „Rep. A Nr", po czym następuje numer bieżący i rok (np. Rep. A Nr 1247/2026).

Jaka jest różnica między numerem repertorium a numerem wypisu?

Numer repertorium (pierwsza strona) identyfikuje oryginał aktu w rejestrze kancelarii. Numer wypisu (ostatnia strona) identyfikuje konkretną kopię wydaną stronie. W urzędach i sądach podawaj numer repertorium.

Czy repertorium notarialne jest publicznie dostępne?

Nie. Repertorium notarialne to wewnętrzny rejestr kancelarii notarialnej, chroniony tajemnicą notarialną. Dostęp mają notariusz, jego pracownicy oraz uprawnione organy kontrolne. Jako strona czynności numer repertorium znajdziesz na swoim wypisie aktu.

Ile lat notariusz przechowuje repertorium?

Notariusz przechowuje repertorium i oryginały aktów przez 10 lat. Po tym czasie dokumenty przekazywane są do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego dla siedziby kancelarii.

Jak odzyskać akt notarialny sprzed wielu lat?

Jeśli kancelaria nadal działa i nie minęło 10 lat, złóż wniosek o wypis u notariusza. Po 10 latach lub po likwidacji kancelarii skontaktuj się z sądem rejonowym. Podaj numer repertorium, przybliżoną datę czynności i dane stron.

Czym różni się repertorium A od repertorium P?

Repertorium A rejestruje wszystkie czynności notarialne, takie jak umowy, testamenty czy pełnomocnictwa. Repertorium P służy wyłącznie do rejestrowania protestów weksli i czeków. W praktyce klienci spotykają się niemal wyłącznie z repertorium A.

Podsumowanie

Repertorium notarialne to rejestr, o którym rzadko się mówi, ale który odgrywa kluczową rolę w bezpieczeństwie Twoich dokumentów notarialnych. Najważniejsze, co warto zapamiętać:

Repertorium A to główny rejestr czynności notarialnych w każdej kancelarii.
Numer Rep. A znajdziesz na pierwszej stronie wypisu aktu, w lewym górnym rogu. To najważniejszy identyfikator Twojego dokumentu.
Nie myl numeru repertorium z numerem wypisu — to dwa różne numery o różnym przeznaczeniu.
Akty przechowywane są 10 lat w kancelarii, potem trafiają do archiwum sądu rejonowego.
CREWAN to cyfrowe uzupełnienie repertorium, nie jego zamiennik.

Potrzebujesz notariusza? Na Notalot.pl porównasz kancelarie notarialne w Warszawie, sprawdzisz opinie, ceny i dostępne terminy. Bezpłatnie.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Podstawa prawna: Ustawa z 14 lutego 1991 r. — Prawo o notariacie (Dz.U. z 2024 r. poz. 1001), Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 12 kwietnia 1991 r. w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych. Stan prawny na marzec 2026 r.

Znajdź notariusza w swojej okolicy

Repertorium notarialne: jak odczytać Rep. A | Notalot.pl

Spis treści