Dokumenty do notariusza: co przygotować do sprzedaży, darowizny, spadku i innych czynności

Akt notarialny najczęściej przesuwa się nie dlatego, że sprawa jest trudna. Brakuje jednego dokumentu, o który nikt nie zapytał na czas. Typowy przykład to zgoda małżonka: przy wspólności majątkowej jest potrzebna także przy kupnie mieszkania, nawet jeśli kredyt bierzesz sam. W tym poradniku zebraliśmy dokumenty do notariusza dla 11 najczęstszych czynności: sprzedaży i kupna mieszkania, domu i działki, darowizny, spraw spadkowych, testamentu, pełnomocnictwa, intercyzy i umowy spółki. Przy każdej liście piszemy, kto dostarcza dany dokument, gdzie go zdobyć i ile kosztuje. Uwzględniamy zmiany z 2025 r., po których przy sprzedaży mieszkania ze spadku lub z darowizny często nie trzeba już zaświadczenia z urzędu skarbowego. Stan prawny: wrzesień 2026 r.

Szukasz kancelarii? W wyszukiwarce notariuszy w Warszawie sprawdzisz opinie i zapytasz kilka kancelarii o termin i listę dokumentów do Twojej sprawy.

Jakie dokumenty do notariusza zabrać zawsze?

Niezależnie od czynności notariusz musi ustalić, kim jesteś, i wpisać Twoje dane do aktu. Każda wizyta zaczyna się więc od tych samych rzeczy.

Dowód osobisty, paszport albo mObywatel

Notariusz stwierdza tożsamość stron na podstawie dokumentu tożsamości (art. 85 Prawa o notariacie). W praktyce przyjmuje:

• dowód osobisty albo paszport, ważny w dniu czynności. Dowód, który stracił ważność albo został zgłoszony jako utracony, nie wystarczy;
• mObywatel (mDowód). Od 1 września 2023 r. notariusz może na jego podstawie potwierdzić tożsamość (ustawa o aplikacji mObywatel). Weryfikacja odbywa się w aplikacji, zwykle przez kod QR, więc potrzebujesz działającego telefonu z internetem. Zabierz też plastikowy dowód na wypadek awarii systemu;
• dokumenty cudzoziemców: zwykle paszport albo kartę pobytu. Jeśli nie mówisz dobrze po polsku, przy akcie musi być tłumacz przysięgły. Umów go razem z terminem u notariusza.

Niezastrzeżony numer PESEL

Od 1 czerwca 2024 r. notariusz sprawdza rejestr zastrzeżeń numerów PESEL. Musi odmówić sporządzenia aktu, jeśli PESEL strony jest zastrzeżony, a czynność dotyczy nabycia, zbycia lub obciążenia nieruchomości, użytkowania wieczystego albo spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu. To samo dotyczy pełnomocnictwa do takich czynności (art. 85a Prawa o notariacie).

Zastrzeżenie cofniesz w aplikacji mObywatel albo na mobywatel.gov.pl, także czasowo, na przykład tylko na dzień aktu. Zrób to przed wizytą, a nie przy biurku notariusza.

Dane, które notariusz wpisze do aktu

Akt notarialny zawiera m.in. imiona i nazwiska stron, imiona ich rodziców i miejsce zamieszkania (art. 92 Prawa o notariacie). Przygotuj:

• numer PESEL (cudzoziemiec: datę urodzenia i obywatelstwo),
• adres zamieszkania i adres do korespondencji,
• imiona rodziców,
• informację o stanie cywilnym i ustroju majątkowym.

Stan cywilny ma znaczenie przy każdej nieruchomości. Jeśli pozostajesz we wspólności majątkowej, do zbycia, obciążenia, a także do odpłatnego nabycia nieruchomości potrzebna jest zgoda współmałżonka (art. 37 § 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego). Najprościej, gdy oboje przychodzicie do notariusza. Jeśli to niemożliwe, zgoda powinna mieć formę aktu notarialnego (art. 63 § 2 Kodeksu cywilnego). Za granicą złożysz ją na przykład w polskim konsulacie.

Zależnie od sytuacji przynieś też:

• wypis intercyzy albo prawomocny wyrok o rozdzielności majątkowej,
• wyrok rozwodowy z klauzulą prawomocności, a jeśli nieruchomość kupiliście w czasie małżeństwa, także umowę lub postanowienie o podziale majątku,
• odpis aktu zgonu małżonka i dokumenty spadkowe, jeśli jesteś wdową lub wdowcem, a nieruchomość była wspólna.

Gdy działa pełnomocnik albo firma

Pełnomocnik. Pełnomocnictwo do czynności wymagającej aktu notarialnego, na przykład do sprzedaży mieszkania, musi mieć formę aktu notarialnego (art. 99 § 1 KC). Pełnomocnik przynosi wypis pełnomocnictwa i własny dowód. Zwykłe pełnomocnictwo na piśmie przy nieruchomości nie wystarczy.

Spółka lub fundacja. Notariusz sam pobierze odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), bo wydruk z wyszukiwarki KRS ma moc dokumentu urzędowego. Przygotuj:

• dowody osobiste członków zarządu albo pełnomocnictwo lub prokurę,
• umowę spółki lub statut,
• uchwałę wspólników, jeśli jest wymagana. W spółce z o.o. nabycie i zbycie nieruchomości wymaga uchwały, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (art. 228 pkt 4 Kodeksu spółek handlowych).

Oświadczenia AML. Notariusz jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Przy transakcjach może zapytać, czy zajmujesz eksponowane stanowisko polityczne, skąd pochodzą środki i kto jest beneficjentem rzeczywistym spółki. To standardowa procedura, a nie podejrzenie.

Dokumenty do notariusza przy sprzedaży i kupnie mieszkania

To najczęstsza czynność i najdłuższa lista. Poniższa tabela dotyczy mieszkania z własną księgą wieczystą (KW). Mieszkanie spółdzielcze bez KW i zakup od dewelopera opisujemy niżej.

Dwie uwagi z praktyki. Po pierwsze, brak świadectwa charakterystyki energetycznej nie blokuje aktu, ale notariusz pouczy sprzedającego, że za nieprzekazanie świadectwa grozi grzywna (ustawa o charakterystyce energetycznej budynków, art. 11). Po drugie, kupujący nie powinien polegać wyłącznie na notariuszu. Treść księgi wieczystej przejrzysz bezpłatnie w systemie Elektronicznych Ksiąg Wieczystych. Zwróć uwagę na dział III (służebności, roszczenia, egzekucja) i dział IV (hipoteki).

Te same dokumenty przygotujesz do umowy przedwstępnej w formie aktu notarialnego. Koszty zakupu opisujemy w artykule o akcie notarialnym mieszkania. Pełną listę dla sprzedającego, z kosztami, terminami i sytuacjami takimi jak przekształcenie użytkowania wieczystego czy bonifikata od gminy, znajdziesz w poradniku dokumenty do sprzedaży mieszkania.

Mieszkanie ze spadku lub z darowizny: czy potrzebne jest zaświadczenie z urzędu skarbowego?

Przez lata każdy, kto sprzedawał nieruchomość nabytą w spadku lub w darowiźnie, musiał przynieść zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego o zapłacie podatku, zwolnieniu albo przedawnieniu (art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn). W 2025 r. przepisy się zmieniły:

• od 13 lipca 2025 r. zaświadczenie nie jest potrzebne, jeśli sprzedający nabył mieszkanie na podstawie umowy w formie aktu notarialnego, zawartej po 31 grudnia 2006 r. Dotyczy to przede wszystkim darowizny i nieodpłatnego zniesienia współwłasności. Wystarczy akt, na podstawie którego nabyłeś mieszkanie;
• od 20 sierpnia 2025 r. zaświadczenie nie jest potrzebne także wtedy, gdy nabycie było zwolnione z podatku jako nabycie od najbliższej rodziny (art. 4a). Zamiast zaświadczenia przynosisz kopię zgłoszenia SD-Z2 z potwierdzeniem jego złożenia w terminie, na przykład UPO z e-Urzędu Skarbowego albo kopię z pieczęcią wpływu. Samo oświadczenie, że zgłoszenie „zostanie złożone”, nie wystarczy.

Zaświadczenie z urzędu skarbowego nadal jest potrzebne, gdy spadek pochodził od dalszej rodziny lub osoby obcej i był opodatkowany, gdy SD-Z2 złożono po terminie albo gdy nabycie nastąpiło inaczej niż umową notarialną i nie było zwolnione z podatku, na przykład przez zasiedzenie. Urząd wydaje je w ciągu 7 dni (art. 306g Ordynacji podatkowej), a opłata skarbowa wynosi 17 zł. Zamów je, zanim ustalisz datę aktu.

Księga wieczysta nie musi być zaktualizowana przed sprzedażą. Jeśli w KW nadal widnieje zmarły właściciel, notariusz w akcie sprzedaży złoży wniosek o wpis spadkobierców i kupującego.

Co przygotowuje kupujący

Lista kupującego jest krótka:

1. dowód osobisty lub mObywatel,
2. dane do aktu i informacja o ustroju majątkowym (zgoda małżonka albo wypis intercyzy),
3. przy kredycie: umowa kredytowa i wymogi banku co do treści aktu, zwykle przekazywane kancelarii bezpośrednio przez bank,
4. przy zakupie z majątku osobistego, na przykład z pieniędzy z darowizny od rodziców: notariusz zwykle poprosi, by małżonek potwierdził to w akcie.

Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu bez księgi wieczystej

Gdy mieszkanie nie ma KW, najważniejszym dokumentem jest zaświadczenie ze spółdzielni. Powinno potwierdzać, komu przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, czy dla lokalu założono księgę wieczystą i czy są zaległości w opłatach. Poproś spółdzielnię, by wskazała, że zaświadczenie jest wydawane do aktu notarialnego.

Do tego przynieś:

• podstawę nabycia prawa: przydział, umowę o ustanowienie prawa, akt kupna albo dokumenty spadkowe,
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych,
• świadectwo charakterystyki energetycznej,
• przy nabyciu ze spadku lub z darowizny: dokumenty podatkowe opisane wyżej.

Przy okazji sprzedaży notariusz może złożyć wniosek o założenie księgi wieczystej dla lokalu. Spółdzielnia wystawia wtedy zaświadczenie potrzebne do założenia KW.

Mieszkanie od dewelopera

Przy zakupie na rynku pierwotnym większość dokumentów dostarcza deweloper: odpis KRS, pełnomocnictwa, numer KW, pozwolenie na budowę, a przy umowie przenoszącej także zaświadczenie o samodzielności lokalu i świadectwo charakterystyki energetycznej. Kupujący przynosi dowód, dane do aktu, informację o ustroju majątkowym i, jeśli kupuje na kredyt, dane banku. Przed podpisaniem umowy deweloperskiej deweloper musi przekazać Ci prospekt informacyjny. Przeczytaj go przed wizytą. Szczegóły znajdziesz w poradniku o umowie deweloperskiej.

Dokumenty do sprzedaży domu lub działki

Przy gruncie lista się wydłuża. Notariusz musi sprawdzić nie tylko właściciela, ale też przeznaczenie działki i to, czy komuś nie przysługuje prawo pierwokupu. Oprócz numeru KW, podstawy nabycia i dokumentów podatkowych (jak przy mieszkaniu) przygotuj:

• wypis z rejestru gruntów. Potwierdza numer działki, powierzchnię i rodzaj użytku, na przykład B (tereny mieszkaniowe), R (grunty orne) albo Ls (lasy). Wydaje go starostwo powiatowe albo urząd miasta na prawach powiatu;
• wyrys z mapy ewidencyjnej, zwłaszcza gdy działka powstała z podziału, gdy zakładana jest nowa księga wieczysta albo gdy dane w KW i w ewidencji się różnią;
• wypis i wyrys z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego (MPZP) albo zaświadczenie o przeznaczeniu działki w planie. Jeśli planu nie ma, zaświadczenie o jego braku i ewentualnie decyzję o warunkach zabudowy. Z tych dokumentów notariusz ustala, czy działka jest rolna albo leśna;
• informację, czy działka leży na obszarze rewitalizacji. Gmina może mieć tam prawo pierwokupu. Tę informację zwykle zawiera zaświadczenie z urzędu gminy;
• przy domu: świadectwo charakterystyki energetycznej i zaświadczenie o braku osób zameldowanych. Jeśli budynek nie jest jeszcze ujawniony w ewidencji, notariusz może poprosić o dokumenty budowy, na przykład pozwolenie na użytkowanie albo zawiadomienie o zakończeniu budowy.

Działka rolna lub leśna

Jeśli działka jest rolna i plan nie przeznacza jej na inne cele, sprzedaż może podlegać ustawie o kształtowaniu ustroju rolnego. Wtedy zależnie od powierzchni i statusu kupującego obrót bywa ograniczony, a Krajowemu Ośrodkowi Wsparcia Rolnictwa (KOWR) może przysługiwać prawo pierwokupu. W takiej sytuacji u notariusza są dwie wizyty. Najpierw zawiera się umowę warunkową. Umowę przenoszącą własność podpisuje się, gdy KOWR nie skorzysta z pierwokupu w ciągu miesiąca od zawiadomienia.

Podobnie jest z lasem. Przy gruntach leśnych prawo pierwokupu może mieć Skarb Państwa reprezentowany przez Lasy Państwowe (art. 37a ustawy o lasach). Dlatego przy działce z użytkiem Ls notariusz poprosi o dodatkowe zaświadczenia.

Więcej o kosztach i procedurze piszemy w artykułach o akcie notarialnym działki i akcie notarialnym domu.

Darowizna nieruchomości: jakie dokumenty do notariusza?

Przy darowiźnie mieszkania, domu lub działki darczyńca przygotowuje te same dokumenty nieruchomości co sprzedający: numer KW, podstawę nabycia, zaświadczenia ze wspólnoty lub spółdzielni i z gminy oraz świadectwo charakterystyki energetycznej. Obowiązek przekazania świadectwa dotyczy każdego zbycia, a więc także darowizny.

Dodatkowo notariusz zapyta o:

• stopień pokrewieństwa. Od niego zależy podatek. Nabycie od najbliższej rodziny, czyli od małżonka, zstępnych, wstępnych, pasierba, rodzeństwa, ojczyma i macochy, jest zwolnione z podatku (art. 4a ustawy o podatku od spadków i darowizn). Przy darowiźnie w formie aktu notarialnego nie musisz składać SD-Z2 w urzędzie skarbowym. W dalszych grupach notariusz pobierze podatek jako płatnik, jeśli podatek będzie należny;
• wartość rynkową nieruchomości. Od niej liczy się taksę notarialną i ewentualny podatek;
• zaliczenie na schedę spadkową. Darczyńca może postanowić, czy przy przyszłym dziale spadku darowizna ma być zaliczona na część spadkową obdarowanego (art. 1039 KC). Przemyśl to przed wizytą;
• zabezpieczenie darczyńcy, na przykład służebność mieszkania dla rodziców, którzy przekazują mieszkanie dziecku. Zobacz poradnik o służebności mieszkania.

Darowizna pieniędzy nie wymaga notariusza, jeśli przelew już został wykonany (art. 890 § 1 KC). Żeby skorzystać ze zwolnienia, obdarowany z najbliższej rodziny musi otrzymać pieniądze na rachunek bankowy, a gdy kwota przekracza limit wolny od podatku, zgłosić darowiznę na SD-Z2 w ciągu 6 miesięcy. Szczegóły opisujemy w artykułach o darowiźnie notarialnej i darowiźnie mieszkania.

Dokumenty do notariusza w sprawach spadkowych

Akt poświadczenia dziedziczenia

Zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia (APD) ma skutki prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku (art. 95j Prawa o notariacie). Notariusz sporządza go po protokole dziedziczenia, w którym biorą udział wszystkie osoby, które mogą być spadkobiercami ustawowymi i testamentowymi. Do kancelarii przynieś:

• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
• testament, jeśli był: oryginał testamentu własnoręcznego albo wypis testamentu notarialnego. Notariusz może otworzyć i ogłosić testament,
• odpisy skrócone aktów urodzenia spadkobierców, zwłaszcza dzieci spadkodawcy,
• odpis skrócony aktu małżeństwa małżonka spadkodawcy oraz spadkobierców, którzy zmienili nazwisko,
• odpisy aktów zgonu spadkobierców, którzy zmarli przed spadkodawcą, i akty urodzenia ich dzieci, które dziedziczą w ich miejsce,
• wypisy oświadczeń o odrzuceniu spadku, jeśli ktoś go odrzucił,
• dane spadkodawcy: numer PESEL, ostatnie miejsce zamieszkania i stan cywilny.

Notariusz sam sprawdzi w Rejestrze Spadkowym, czy po tym spadkodawcy nie wydano już postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku ani nie zarejestrowano innego APD. APD nie sporządzi, gdy spadkobiercy nie są zgodni albo gdy spadkodawca zostawił testament szczególny, na przykład ustny. Wtedy sprawa trafia do sądu.

Jeśli w spadku jest nieruchomość, przynieś numery ksiąg wieczystych. Notariusz może od razu złożyć wniosek o wpis spadkobierców. Procedurę opisujemy w artykule o protokole dziedziczenia.

Odrzucenie lub przyjęcie spadku

Na złożenie oświadczenia masz 6 miesięcy od dnia, w którym dowiedziałeś się o tytule swojego powołania do spadku (art. 1015 § 1 KC). Do notariusza zabierz:

• dowód osobisty,
• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy albo przynajmniej datę zgonu i ostatnie miejsce zamieszkania,
• swój odpis skrócony aktu urodzenia, który potwierdza pokrewieństwo,
• dane pozostałych znanych spadkobierców: imiona, nazwiska i adresy. Notariusz przekaże oświadczenie do sądu spadku.

Spadek w imieniu dziecka. Oświadczenie składają rodzice, którym przysługuje władza rodzicielska. Przynieś też odpis aktu urodzenia dziecka. Od 15 listopada 2023 r. zgoda sądu opiekuńczego nie jest potrzebna, jeśli dziecko dziedziczy tylko dlatego, że rodzic wcześniej odrzucił spadek, a rodzice działają wspólnie lub za zgodą drugiego z nich (art. 101 § 4 KRO). W pozostałych przypadkach potrzebne jest postanowienie sądu. Złożenie wniosku do sądu przed upływem 6 miesięcy zachowuje termin (art. 1015 § 1¹ KC). Więcej w poradniku o odrzuceniu spadku.

Testament, pełnomocnictwo i intercyza

Testament notarialny

Do testamentu notarialnego wystarczy dowód osobisty. Notariusz nie żąda dokumentów majątku, ale kilka rzeczy warto przygotować:

• dane spadkobierców: imiona, nazwiska, daty urodzenia lub PESEL. Dzięki temu nikt później nie będzie wątpił, o kogo chodziło;
• dokładne oznaczenie przedmiotów zapisu windykacyjnego: numer KW mieszkania, numer rachunku bankowego, numer VIN samochodu. Zapis windykacyjny można zrobić tylko w testamencie notarialnym (art. 981¹ KC);
• przyczynę wydziedziczenia, jeśli chcesz kogoś wydziedziczyć. Musi wynikać z treści testamentu (art. 1009 KC).

Na Twoje życzenie notariusz zarejestruje testament w Notarialnym Rejestrze Testamentów. Zobacz też poradniki o testamencie notarialnym i zapisie windykacyjnym.

Pełnomocnictwo notarialne

Przychodzi tylko mocodawca, czyli osoba, która udziela pełnomocnictwa. Pełnomocnik nie musi być obecny. Przygotuj:

• dowód osobisty mocodawcy,
• dane pełnomocnika: imię, nazwisko, PESEL, adres,
• dokładny zakres umocowania. Przy nieruchomości podaj adres i numer KW. Zdecyduj, czy pełnomocnik może ustalić cenę, odebrać pieniądze, złożyć wnioski do sądu i zawrzeć umowę z samym sobą, bo to ostatnie wymaga wyraźnej zgody w treści pełnomocnictwa (art. 108 KC).

Przy pełnomocnictwie do nieruchomości notariusz też sprawdza rejestr zastrzeżeń PESEL. Szczegóły opisujemy w artykule o pełnomocnictwie notarialnym.

Intercyza (umowa majątkowa małżeńska)

Intercyza wymaga formy aktu notarialnego (art. 47 § 1 KRO). Potrzebujecie:

• dowodów osobistych obojga małżonków lub narzeczonych,
• przy umowie w trakcie małżeństwa: daty i miejsca ślubu. Część kancelarii prosi o odpis skrócony aktu małżeństwa,
• decyzji, jaki ustrój wybieracie: rozdzielność majątkową, rozdzielność z wyrównaniem dorobków albo rozszerzenie lub ograniczenie wspólności.

Umowa zawarta przed ślubem zaczyna działać z chwilą zawarcia małżeństwa. Jeśli razem z intercyzą chcecie podzielić majątek wspólny, przygotujcie dokumenty jak przy sprzedaży, w tym numery KW. Pamiętajcie, że wobec banku czy kontrahenta intercyza działa dopiero wtedy, gdy ten o niej wie (art. 47¹ KRO). Zobacz poradnik o intercyzie.

Umowa spółki z o.o.

Umowę spółki z o.o. zawiera się w formie aktu notarialnego (art. 157 § 2 KSH). Wyjątkiem jest spółka zakładana przez system S24. Przygotuj:

• dowody osobiste, numery PESEL i adresy wspólników i członków zarządu,
• przy wspólniku będącym spółką: numer KRS i dokumenty umocowania osób, które ją reprezentują. Przy spółce zagranicznej także odpis z zagranicznego rejestru z apostille i tłumaczeniem przysięgłym,
• firmę spółki (sprawdź w KRS, czy jest wolna), siedzibę i adres,
• przedmiot działalności według kodów PKD,
• wysokość kapitału zakładowego i podział udziałów. Kapitał wynosi co najmniej 5 000 zł, a udział co najmniej 50 zł (art. 154 KSH),
• skład zarządu i sposób reprezentacji,
• przy wkładzie niepieniężnym (aporcie): dokumenty własności przedmiotu wkładu i jego wycenę.

Więcej w artykule o spółce u notariusza.

Pozostałe czynności notarialne: co przygotować

Gdzie zdobyć dokumenty i ile to kosztuje

Opłaty urzędowe to stawki ustawowe na wrzesień 2026 r. Koszt samej czynności notarialnej policzysz w kalkulatorze taksy notarialnej, a pełne stawki znajdziesz w artykule taksa notarialna 2026.

Jak długo ważne są dokumenty do notariusza?

Przepisy rzadko określają termin ważności. Liczy się to, czy dokument pokazuje aktualny stan. W praktyce:

• dowód osobisty i paszport muszą być ważne w dniu czynności;
• akty notarialne, akty poświadczenia dziedziczenia i prawomocne postanowienia sądu nie tracą ważności. Postanowienie musi mieć klauzulę prawomocności;
• odpisy aktów stanu cywilnego nie mają terminu ważności, chyba że Twój stan cywilny się zmienił;
• zaświadczenia ze spółdzielni, wspólnoty i gminy kancelarie przyjmują najczęściej, jeśli zostały wydane w ciągu ostatniego miesiąca lub trzech miesięcy. Zapytaj swoją kancelarię, bo praktyka się różni;
• zaświadczenie banku o saldzie kredytu powinno podawać kwotę do spłaty na dzień aktu, bo saldo zmienia się co miesiąc;
• świadectwo charakterystyki energetycznej jest ważne 10 lat.

Jak nie przesunąć aktu: najczęstsze braki i 5 kroków

Z praktyki kancelarii: oto typowe powody, przez które akt trzeba przełożyć.

1. Nieważny dowód osobisty albo mObywatel, który nie działa w dniu aktu.
2. Zastrzeżony PESEL przy sprzedaży, kupnie lub hipotece.
3. Nieobecny małżonek i brak jego zgody w formie aktu notarialnego.
4. Postanowienie spadkowe bez klauzuli prawomocności albo brak dokumentów podatkowych po spadku.
5. Pełnomocnictwo w zwykłej formie pisemnej zamiast aktu notarialnego.
6. Rozbieżności między księgą wieczystą a ewidencją gruntów, na przykład w numerze lub powierzchni działki.
7. Nieaktualna promesa banku, w której saldo nie odpowiada dniu spłaty.

Żeby tego uniknąć:

1. Zadzwoń do kancelarii dwa lub trzy tygodnie przed planowaną datą i poproś o listę dokumentów mailem. Każda kancelaria może mieć drobne dodatkowe wymagania.
2. Wyślij skany. Kancelaria przygotuje na ich podstawie projekt aktu, a braki wyjdą od razu. O tym, co da się załatwić zdalnie, piszemy w artykule notariusz online.
3. Najpierw zamów dokumenty, które trwają najdłużej: zaświadczenie z urzędu skarbowego, zaświadczenia z gminy (urząd ma na nie do 7 dni, art. 217 KPA) i promesę banku.
4. Sprawdź dane: nazwiska, numery działek i powierzchnię w KW i w ewidencji, ważność dowodu, status PESEL.
5. Przeczytaj projekt aktu i na podpisanie przynieś oryginały dokumentów.

Jak wygląda sama wizyta, ile trwa i jak się płaci, opisujemy w poradniku wizyta u notariusza.

Najczęściej zadawane pytania o dokumenty do notariusza

Jakie dokumenty do notariusza przy sprzedaży mieszkania?

Sprzedający przynosi dowód osobisty, numer księgi wieczystej, podstawę nabycia mieszkania, zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami, świadectwo charakterystyki energetycznej i zwykle zaświadczenie o braku osób zameldowanych. Przy hipotece potrzebna jest promesa banku. Przy mieszkaniu ze spadku potrzebne jest zgłoszenie SD-Z2 z potwierdzeniem złożenia albo zaświadczenie z urzędu skarbowego.

Jakie dokumenty są potrzebne do aktu notarialnego kupna mieszkania?

Kupujący potrzebuje dowodu osobistego, danych do aktu i informacji o ustroju majątkowym. Jeśli jest w związku małżeńskim ze wspólnością, potrzebna jest też zgoda małżonka albo jego obecność. Przy kredycie dochodzi umowa kredytowa i wymogi banku. Resztę dokumentów dostarcza sprzedający.

Czy mObywatel wystarczy u notariusza?

Tak. Od 1 września 2023 r. notariusz może potwierdzić tożsamość na podstawie dokumentu mObywatel, weryfikując go w aplikacji. Weź jednak także plastikowy dowód osobisty, bo przy awarii systemu lub telefonu weryfikacja się nie uda.

Czy notariusz sam sprawdza księgę wieczystą?

Tak. Notariusz sprawdza treść księgi wieczystej w systemie elektronicznym, więc nie musisz przynosić odpisu. Potrzebny jest tylko numer KW. Kupujący powinien jednak sam przejrzeć dział III i IV księgi przed podpisaniem umowy przedwstępnej.

Czy mogę wysłać dokumenty do notariusza mailem?

Tak. Większość kancelarii przygotowuje projekt aktu na podstawie skanów przesłanych mailem. Na podpisanie przynosisz oryginały lub wypisy dokumentów i zawsze dokument tożsamości.

Czy zaświadczenie o braku osób zameldowanych jest obowiązkowe?

Nie wymaga go żadna ustawa. Kupujący zwykle o nie prosi, bo chce mieć pewność, że w mieszkaniu nikt nie pozostaje zameldowany. Zaświadczenie wydaje urząd gminy, a opłata skarbowa wynosi 17 zł.

Czy przy sprzedaży mieszkania ze spadku potrzebne jest zaświadczenie z urzędu skarbowego?

Nie zawsze. Od 20 sierpnia 2025 r., jeśli spadek po najbliższej rodzinie był zwolniony z podatku, wystarczy kopia zgłoszenia SD-Z2 z potwierdzeniem złożenia w terminie. Od 13 lipca 2025 r. zaświadczenie nie jest też potrzebne przy nabyciu na podstawie umowy notarialnej, na przykład darowizny, zawartej po 2006 r. W pozostałych przypadkach zaświadczenie nadal jest wymagane.

Czy świadectwo charakterystyki energetycznej jest obowiązkowe u notariusza?

Przy sprzedaży i darowiźnie mieszkania lub domu właściciel musi przekazać je nabywcy, a notariusz odnotowuje to w akcie. Brak świadectwa nie unieważnia umowy i nie blokuje aktu, ale grozi za to grzywna. Działka niezabudowana świadectwa nie wymaga.

Co zrobić, gdy zgubiłem akt notarialny zakupu mieszkania?

Poproś o wypis aktu w kancelarii, która go sporządziła. Jeśli kancelaria już nie działa, akt przechowuje inny notariusz albo archiwum sądu okręgowego. Wystarczy data aktu i przybliżone dane stron. Zobacz artykuł o archiwum notarialnym.

Jakie dokumenty do odrzucenia spadku u notariusza?

Dowód osobisty, odpis aktu zgonu spadkodawcy (albo przynajmniej datę zgonu i ostatnie miejsce zamieszkania), Twój odpis aktu urodzenia i dane innych znanych spadkobierców. Przy odrzuceniu w imieniu dziecka dochodzi odpis aktu urodzenia dziecka, a czasem zgoda sądu opiekuńczego.

Podstawa prawna

• Prawo o notariacie: art. 85 (tożsamość stron), art. 85a (rejestr zastrzeżeń PESEL), art. 92 (treść aktu notarialnego), art. 95a–95p (akt poświadczenia dziedziczenia).
• Kodeks cywilny: art. 63 § 2 (forma zgody osoby trzeciej), art. 99 § 1 (forma pełnomocnictwa), art. 108 (czynność z samym sobą), art. 890 § 1 (forma darowizny), art. 981¹ (zapis windykacyjny), art. 1009 (przyczyna wydziedziczenia), art. 1015 (termin na odrzucenie spadku), art. 1039 (zaliczenie darowizny na schedę).
• Kodeks rodzinny i opiekuńczy: art. 37 (zgoda małżonka), art. 47 i 47¹ (umowy majątkowe małżeńskie), art. 101 § 3–4 (odrzucenie spadku w imieniu dziecka).
• Ustawa o podatku od spadków i darowizn: art. 4a (zwolnienie dla najbliższej rodziny), art. 19 ust. 6 i 7 (zaświadczenie z urzędu skarbowego i wyjątki od lipca i sierpnia 2025 r.).
• Ustawa o charakterystyce energetycznej budynków: art. 11 (przekazanie świadectwa przy zbyciu).
• Ustawa o aplikacji mObywatel (mDowód jako dokument tożsamości).
• Kodeks spółek handlowych: art. 154, 157, 228 pkt 4.
• Ustawa o kształtowaniu ustroju rolnego (obrót nieruchomościami rolnymi, prawo pierwokupu KOWR).
• Ustawa o lasach, art. 37a (prawo pierwokupu gruntów leśnych).
• Ordynacja podatkowa, art. 306g, i Kodeks postępowania administracyjnego, art. 217 (termin 7 dni na wydanie zaświadczenia).
• Ustawa o opłacie skarbowej (opłaty za zaświadczenia, wypisy i wyrysy) oraz ustawa Prawo geodezyjne i kartograficzne (opłaty za wypis i wyrys z ewidencji gruntów).

Podsumowanie

• Na każdą wizytę zabierz ważny dowód osobisty albo działający mObywatel. Przed czynnościami dotyczącymi nieruchomości sprawdź, czy Twój PESEL nie jest zastrzeżony.
• Przy nieruchomości w małżeństwie ze wspólnością przychodzicie razem albo przynosisz zgodę małżonka w formie aktu notarialnego, także przy kupnie.
• Przy sprzedaży mieszkania ze spadku po najbliższej rodzinie zwykle wystarczy SD-Z2 z potwierdzeniem złożenia. Po darowiźnie notarialnej zawartej od 2007 r. wystarczy sam akt darowizny.
• Działka wymaga więcej papierów: wypisu z rejestru gruntów, dokumentów z planu miejscowego i sprawdzenia prawa pierwokupu.
• Wyślij kancelarii skany kilka tygodni wcześniej. Braki wyjdą przy projekcie aktu, a nie w dniu podpisania.

Masz już listę dokumentów do notariusza? Zapytaj o termin i koszt kancelarie w swojej okolicy, np. notariuszy na Targówku lub kancelarie notarialne na Bielanach.