Dokumenty do sprzedaży mieszkania: lista dla sprzedającego, koszty i terminy

Do sprzedaży mieszkania z księgą wieczystą potrzebujesz dowodu osobistego, numeru księgi wieczystej i dokumentu, na podstawie którego nabyłeś mieszkanie, na przykład aktu kupna, darowizny albo postanowienia o nabyciu spadku. Przy akcie przekazujesz kupującemu świadectwo charakterystyki energetycznej. Kupujący i jego bank prawie zawsze poproszą też o zaświadczenie o braku zaległości w opłatach i zaświadczenie o braku osób zameldowanych. Pozostałe dokumenty zależą od sytuacji: spadku, kredytu, mieszkania spółdzielczego bez księgi albo sprzedaży w małżeństwie.

Dokumenty do sprzedaży mieszkania w skrócie

• Zawsze: dowód osobisty lub mObywatel, numer księgi wieczystej i podstawa nabycia, np. akt kupna. Odpisu księgi nie zamawiasz, bo notariusz sprawdza ją sam.
• Świadectwo energetyczne: przekazujesz je kupującemu przy akcie (art. 11 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków). Kosztuje zwykle 250–600 zł. Jego brak nie blokuje aktu, ale grozi grzywną.
• Zaświadczenia dla kupującego: ze wspólnoty lub spółdzielni o braku zaległości i z urzędu o braku osób zameldowanych (17 zł). Ustawa ich nie wymaga, ale kupujący i jego bank zwykle tak.
• Spadek lub darowizna: zaświadczenie z urzędu skarbowego (17 zł, do 7 dni). Od 2025 r. często wystarczy sam akt darowizny albo kopia zgłoszenia SD-Z2 z potwierdzeniem złożenia.
• Kredyt: zaświadczenie banku o kwocie do spłaty na dzień aktu i zobowiązanie banku do wydania zgody na wykreślenie hipoteki.
• Małżeństwo: przy wspólności majątkowej małżonek podpisuje akt razem z Tobą albo daje zgodę w formie aktu notarialnego (art. 37 § 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego).
• Koszt: typowy komplet to kilkaset złotych, głównie za świadectwo energetyczne. Taksę notarialną zwyczajowo płaci kupujący, a 2% podatku PCC płaci on z mocy ustawy.

Gdy dokumenty są gotowe, porównaj opinie o kancelariach notarialnych w Warszawie i zarezerwuj termin aktu online.

Jakie dokumenty do sprzedaży mieszkania są potrzebne?

Umowę sprzedaży mieszkania zawiera się w formie aktu notarialnego. Bez niej jest nieważna (art. 158 Kodeksu cywilnego, dalej: KC). Ta sama forma obowiązuje przy spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu (art. 17² ust. 4 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, dalej: u.s.m.). Większość dokumentów trafia więc do notariusza, a część do kupującego i jego banku.

Tabela dotyczy najczęstszego przypadku: mieszkania z własną księgą wieczystą (KW).

Numer księgi wieczystej znajdziesz w akcie, na podstawie którego nabyłeś mieszkanie. Od 1 kwietnia 2026 r. w aplikacji mObywatel działa też usługa „Księgi wieczyste”. Pokazuje księgi, w których jesteś wpisany jako właściciel, nawet gdy nie znasz ich numerów. Listy do darowizny, spadku i innych czynności zebraliśmy w poradniku o dokumentach do notariusza.

Dane, o które zapyta kancelaria

Akt notarialny zawiera m.in. imiona i nazwiska stron, imiona ich rodziców i miejsce zamieszkania (art. 92 § 1 pkt 4 Prawa o notariacie). Do projektu aktu przygotuj:

• numer PESEL, adres zamieszkania i imiona rodziców,
• informację o stanie cywilnym i ustroju majątkowym, czyli o wspólności albo rozdzielności,
• numer rachunku bankowego, na który kupujący przeleje cenę,
• ustalenia z kupującym: cenę, terminy zapłaty i wydania mieszkania, wysokość zadatku, jeśli był.

Sprawdź też, czy Twój PESEL nie jest zastrzeżony. Przy sprzedaży mieszkania albo spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu notariusz musi odmówić sporządzenia aktu, jeśli PESEL strony jest zastrzeżony (art. 85a § 1 Prawa o notariacie). Zastrzeżenie cofniesz w aplikacji mObywatel, także tylko na czas aktu.

Podstawa nabycia: jak wykazać, że mieszkanie jest Twoje

Notariusz porównuje podstawę nabycia z działem II księgi wieczystej. Ustala z niej też, czy mieszkanie należy do majątku wspólnego małżonków i czy sprzedaż ma skutki podatkowe. Skan wyślij do kancelarii przed wizytą, a oryginał albo wypis przynieś na podpisanie aktu.

Zgubiłeś akt? Wypis wyda kancelaria, która przechowuje oryginał aktu, zwykle ta, w której go podpisałeś. Kosztuje najwyżej 6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę (§ 12 rozporządzenia w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej). Wystarczy data aktu i dane stron.

Świadectwo energetyczne przy sprzedaży mieszkania

To jedyny dokument, który z mocy ustawy musisz przekazać kupującemu. Wielu sprzedających zamawia go w ostatniej chwili.

• Obowiązek. Właściciel mieszkania albo osoba, której przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, przekazuje nabywcy świadectwo przy sporządzeniu aktu notarialnego (art. 11 ust. 1 pkt 1 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków, dalej: u.ch.e.b.). Kupujący nie może zrzec się prawa do świadectwa (art. 11 ust. 4).
• Rola notariusza. Notariusz odnotowuje w akcie, że kupujący dostał świadectwo. Jeśli go nie ma, poucza sprzedającego o grzywnie (art. 11 ust. 6). Akt można podpisać, a umowa jest ważna.
• Kara. Za nieprzekazanie świadectwa grozi grzywna od 20 do 5 000 zł (art. 41 ust. 1 pkt 3 u.ch.e.b. w związku z art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń).
• Który lokal. Świadectwo musi dotyczyć sprzedawanego mieszkania, a nie całego budynku (art. 11 ust. 5).
• Ogłoszenie. Jeśli masz już świadectwo, ogłoszenie o sprzedaży musi podawać jego wskaźniki, m.in. zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną (art. 13).
• Koszt i ważność. Świadectwo mieszkania kosztuje zwykle 250–600 zł, a cena nie jest regulowana. Jest ważne 10 lat, chyba że wcześniejsze roboty zmienią charakterystykę energetyczną lokalu (art. 14).

Wyjątki, sposób sprawdzenia świadectwa w rejestrze i ceny opisujemy w artykule czy świadectwo energetyczne jest obowiązkowe.

Sprzedaż mieszkania ze spadku lub z darowizny

Przy mieszkaniu ze spadku albo z darowizny dochodzą dwie grupy dokumentów: potwierdzenie dziedziczenia i dokumenty podatkowe.

Dokumenty spadkowe

Sam testament ani akt zgonu nie wystarczą. Potrzebujesz:

• prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku z klauzulą prawomocności albo zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia, który sporządza notariusz,
• umowy albo postanowienia o dziale spadku, jeśli spadkobiercy podzielili już majątek. Bez działu spadku mieszkanie należy do wszystkich spadkobierców i wszyscy podpisują umowę sprzedaży.

Księgi wieczystej nie trzeba aktualizować przed sprzedażą. Jeśli w dziale II nadal widnieje zmarły właściciel, notariusz w akcie sprzedaży złoży wniosek o wpis spadkobierców i kupującego.

Zaświadczenie z urzędu skarbowego: kiedy jest potrzebne

Zasada jest taka: akt sprzedaży mieszkania nabytego w spadku lub w darowiźnie notariusz może sporządzić dopiero wtedy, gdy zobaczy zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego. Zaświadczenie potwierdza, że nabycie było zwolnione od podatku, że podatek zapłacono albo że zobowiązanie się przedawniło (art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn, dalej: u.p.s.d.).

Od 2025 r. są dwa wyjątki. Zaświadczenie nie jest potrzebne, gdy mieszkanie nabyłeś umową w formie aktu notarialnego albo gdy nabycie było zwolnione z podatku jako nabycie od najbliższej rodziny (art. 19 ust. 7 u.p.s.d.). Oba wyjątki dotyczą tylko nabyć po 31 grudnia 2006 r. (art. 3 ustawy z 25 lipca 2025 r.).

Na zgłoszenie spadku po najbliższej rodzinie masz 6 miesięcy od uprawomocnienia się postanowienia sądu albo od zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia (art. 4a ust. 1 pkt 1 i ust. 1a u.p.s.d.). Potwierdzeniem złożenia jest UPO z e-Urzędu Skarbowego albo kopia z pieczęcią wpływu.

Zaświadczenie urząd skarbowy wydaje w ciągu 7 dni od złożenia wniosku (art. 306a § 5 Ordynacji podatkowej), a opłata skarbowa wynosi 17 zł. Zamów je, zanim ustalisz z kupującym datę aktu. Jak rozliczyć sam podatek i kiedy złożyć SD-Z2, opisujemy w poradniku o podatku od spadków i darowizn.

Sprzedaż mieszkania z kredytem hipotecznym

Hipoteka nie blokuje sprzedaży. Kupujący i jego bank będą jednak wymagali, żeby zniknęła z działu IV księgi wieczystej. Najczęściej część ceny kupujący przelewa bezpośrednio do Twojego banku na spłatę kredytu, a notariusz umieszcza w akcie wniosek o wykreślenie hipoteki. Wniosek wysyła do sądu elektronicznie (art. 92 § 4 Prawa o notariacie).

Z banku potrzebujesz:

• zaświadczenia o saldzie zadłużenia na planowany dzień spłaty, z odsetkami i ewentualnymi opłatami,
• numeru rachunku do spłaty kredytu,
• zobowiązania banku do wydania zgody na wykreślenie hipoteki po wpływie wskazanej kwoty (tzw. promesy).

Saldo zmienia się co miesiąc, więc zaświadczenie zamów dopiero wtedy, gdy znasz datę aktu. Jeśli kredyt jest już spłacony, a hipoteka nadal widnieje w księdze, przynieś oryginał zgody banku na wykreślenie hipoteki. Notariusz ujmie wtedy wniosek o wykreślenie w akcie sprzedaży. Opłata sądowa za wykreślenie hipoteki wynosi 100 zł. Cały proces, prowizję za wcześniejszą spłatę i sposoby zapłaty ceny opisujemy w poradniku o sprzedaży mieszkania z kredytem.

Mieszkanie spółdzielcze bez księgi wieczystej

Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu sprzedaje się tak jak mieszkanie z księgą: aktem notarialnym. Po akcie notariusz wysyła jego wypis spółdzielni (art. 17² ust. 4 u.s.m.). Gdy prawo nie ma księgi wieczystej, notariusz nie ma gdzie sprawdzić, kto jest uprawniony. Dlatego najważniejszym dokumentem jest zaświadczenie ze spółdzielni. Poproś, żeby potwierdzało:

• że przysługuje Ci spółdzielcze własnościowe prawo do konkretnego lokalu, z adresem i powierzchnią,
• czy dla tego prawa założono księgę wieczystą,
• czy masz zaległości w opłatach,
• że wydano je w celu sprzedaży lokalu, czyli do aktu notarialnego.

Do tego przynieś podstawę nabycia prawa i świadectwo charakterystyki energetycznej, bo obowiązek jego przekazania dotyczy także spółdzielczego własnościowego prawa (art. 11 ust. 1 u.ch.e.b.). Kupujący na kredyt potrzebuje zwykle księgi wieczystej, bo bez niej bank nie ustanowi hipoteki. Notariusz może złożyć wniosek o jej założenie razem z aktem sprzedaży.

Dwie pułapki:

• Sprzedaż części prawa. Jeśli sprzedajesz tylko swój udział, np. połowę prawa po rozwodzie, pozostałym współuprawnionym przysługuje prawo pierwokupu. Umowa zawarta bezwarunkowo albo bez zawiadomienia uprawnionych jest nieważna (art. 17² ust. 6 u.s.m.). U notariusza podpisujesz wtedy najpierw umowę warunkową.
• Prawo lokatorskie. Spółdzielcze lokatorskie prawo do lokalu jest niezbywalne (art. 9 ust. 3 u.s.m.). Żeby sprzedać takie mieszkanie, najpierw przenieś jego własność ze spółdzielni na siebie (art. 12 ust. 1 u.s.m.). Jak to zrobić, piszemy w artykule o spółdzielni i wspólnocie mieszkaniowej.

Kto musi podpisać umowę sprzedaży mieszkania?

Umowę podpisują wszyscy właściciele. W niektórych sytuacjach potrzebna jest też zgoda innej osoby albo sądu. Od tego zależy lista dokumentów.

• Małżonkowie we wspólności majątkowej. Jeśli mieszkanie należy do majątku wspólnego, przychodzicie oboje albo małżonek daje zgodę w formie aktu notarialnego (art. 37 § 1 pkt 1 i 2 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, dalej: KRO, oraz art. 63 § 2 KC). Mieszkanie kupione przed ślubem, odziedziczone albo otrzymane w darowiźnie należy co do zasady do Twojego majątku osobistego (art. 33 KRO), więc zgoda nie jest potrzebna. Przy rozdzielności majątkowej przynieś wypis intercyzy.
• Po rozwodzie bez podziału majątku. Mieszkanie z majątku wspólnego należy do Was obojga w równych udziałach (art. 43 § 1 KRO). Oboje podpisujecie umowę i przynosicie wyrok rozwodowy z klauzulą prawomocności. Jeśli podzieliliście już majątek, wystarczy umowa albo postanowienie o podziale.
• Po śmierci małżonka. Połowa mieszkania z majątku wspólnego wchodzi do spadku po zmarłym. Potrzebujesz dokumentów spadkowych, a umowę podpisujesz razem z pozostałymi spadkobiercami, chyba że wcześniej przeprowadziliście dział spadku.
• Dziecko jako współwłaściciel. Sprzedaż udziału dziecka przekracza zwykły zarząd jego majątkiem, więc rodzice potrzebują zezwolenia sądu opiekuńczego (art. 101 § 3 KRO). Do aktu przynosisz prawomocne postanowienie. Wniosek do sądu złóż jeszcze przed umową przedwstępną, bo to najdłuższy etap całej sprzedaży.
• Pełnomocnik. Pełnomocnictwo do sprzedaży mieszkania musi mieć formę aktu notarialnego (art. 99 § 1 KC). Zwykłe pismo, nawet z podpisem poświadczonym notarialnie, nie wystarczy. Za granicą pełnomocnictwo sporządzi polski konsul. Notariusz nie sporządzi pełnomocnictwa, jeśli PESEL mocodawcy jest zastrzeżony (art. 85a § 1 pkt 2 Prawa o notariacie).

Kiedy potrzebne są dodatkowe dokumenty?

Grunt przekształcony z użytkowania wieczystego

1 stycznia 2019 r. użytkowanie wieczyste gruntów zabudowanych na cele mieszkaniowe przekształciło się we własność z mocy prawa (art. 1 ustawy o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego). W Warszawie dotyczy to wielu bloków z wyodrębnionymi lokalami. Właściciel mieszkania płaci za to roczną opłatę przekształceniową przez 20 lat od przekształcenia (art. 7 ust. 6), chyba że wniósł opłatę jednorazową. Roszczenie o opłatę jest wpisane w dziale III księgi wieczystej (art. 4 ust. 5), więc kupujący je zobaczy.

Co przygotować:

• Zaświadczenie potwierdzające przekształcenie. W Warszawie wydają je urzędy dzielnic, a informacje o przekształceniu dla danego adresu znajdziesz w serwisie przeksztalcenia.um.warszawa.pl. Jeśli go nie masz, złóż wniosek i napisz, że chodzi o sprzedaż mieszkania. Urząd ma wtedy 30 dni zamiast 4 miesięcy (art. 4 ust. 2 pkt 2 i 3), a opłata skarbowa wynosi 50 zł.
• Potwierdzenie zapłaty opłaty za bieżący rok albo opłaty jednorazowej. Ustawa tego nie wymaga, ale kupujący zwykle chce wiedzieć, na czym stoi.

Sprzedać mieszkanie można także przed wydaniem zaświadczenia. Notariusz wyśle wtedy wypis aktu do urzędu, a zaświadczenie trafi na adres kupującego (art. 4 ust. 5a i 6). Za rok sprzedaży opłatę płacisz Ty. Kupujący płaci ją od 1 stycznia następnego roku i w ciągu 30 dni od zakupu występuje o zaświadczenie o wysokości opłaty i okresie jej wnoszenia (art. 11 ust. 1).

Mieszkanie wykupione od gminy z bonifikatą

Jeśli kupiłeś mieszkanie komunalne z bonifikatą i sprzedajesz je przed upływem 5 lat od nabycia, gmina może zażądać zwrotu kwoty równej bonifikacie po waloryzacji (art. 68 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, dalej: u.g.n.). Obowiązek zwrotu nie dotyczy m.in. zbycia na rzecz osoby bliskiej ani sprzedaży, po której w ciągu 12 miesięcy przeznaczysz pieniądze na zakup innego mieszkania albo nieruchomości na cele mieszkaniowe (art. 68 ust. 2a). Wysokość bonifikaty znajdziesz w akcie kupna od gminy. Policz możliwy zwrot, zanim podpiszesz umowę przedwstępną.

Mieszkanie wynajęte

Sprzedaż nie kończy najmu. Kupujący wstępuje w umowę najmu na miejsce sprzedającego (art. 678 § 1 KC). Czy i kiedy może ją wypowiedzieć, zależy od treści umowy i od ustawy o ochronie praw lokatorów, więc kupujący powinien przeczytać umowę przed aktem. Przekaż kupującemu umowę najmu z aneksami, protokół wydania mieszkania najemcy i informację o kaucji. W umowie sprzedaży ustalcie, kto rozliczy kaucję z najemcą.

Miejsce postojowe i komórka lokatorska

Miejsce w hali garażowej ma często osobną księgę wieczystą albo jest udziałem we współwłasności garażu. Podaj notariuszowi numery wszystkich ksiąg, bo każda z nich musi się znaleźć w akcie. Komórka lokatorska przypisana do lokalu jako pomieszczenie przynależne jest wpisana w księdze mieszkania.

Jakie dokumenty chce bank kupującego?

Bank ocenia mieszkanie przed wydaniem decyzji kredytowej, więc część Twoich dokumentów trafi do niego jeszcze przed aktem. Lista zależy od banku. Najczęściej bank prosi o:

• umowę przedwstępną,
• numer księgi wieczystej, a przy lokalu bez księgi o zaświadczenie ze spółdzielni,
• kopię podstawy nabycia sprzedającego,
• zaświadczenia o braku zaległości i o braku osób zameldowanych,
• przy hipotece sprzedającego: zaświadczenie o saldzie i promesę wykreślenia hipoteki,
• operat szacunkowy. Zamawia go kupujący albo bank, ale rzeczoznawca musi obejrzeć mieszkanie, więc umów z nim termin.

Poproś kupującego o listę jego banku zaraz po podpisaniu umowy przedwstępnej. Do samej umowy przedwstępnej zwykle wystarczą numer księgi i podstawa nabycia, a zaświadczenia dostarczysz później.

Ile kosztują dokumenty i kto za nie płaci?

Za dokumenty płaci ten, kto je przynosi, czyli zwykle sprzedający. Świadectwo energetyczne opłaca sprzedający, bo to on ma obowiązek je przekazać.

W Warszawie jako właściciel dostaniesz zaświadczenie o liczbie lub braku osób zameldowanych w swoim lokalu. Wniosek złożysz w dowolnej delegaturze albo przez internet, jeśli masz profil zaufany i skrzynkę do e-Doręczeń. Do urzędu zabierz akt nabycia, żeby potwierdzić własność.

Przykład. Sprzedajesz mieszkanie z księgą wieczystą, bez kredytu i bez spadku. Płacisz za świadectwo energetyczne, przyjmijmy 400 zł, i 17 zł za zaświadczenie meldunkowe. Razem 417 zł plus ewentualna opłata za zaświadczenie ze wspólnoty.

Koszty aktu zwyczajowo ponosi kupujący. Przy cenie 700 000 zł zapłaci:

• taksę notarialną (wynagrodzenie notariusza): maks. 505 zł + 0,2% × (700 000 – 60 000) zł = 1 785 zł netto, czyli 2 195,55 zł z VAT (§ 3 pkt 5 i § 6 pkt 19 rozporządzenia w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej),
• podatek PCC: 2% × 700 000 zł = 14 000 zł. Z mocy ustawy płaci go kupujący (art. 4 pkt 1 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych).

Taksa to stawka maksymalna, a podział kosztów aktu to zwyczaj, nie przepis: strony mogą ustalić go inaczej. Koszt aktu dla swojej ceny policzysz w kalkulatorze taksy notarialnej, a zasady podziału opisujemy w artykule kto płaci za notariusza.

Jak przygotować dokumenty do sprzedaży krok po kroku

1. Przed wystawieniem ogłoszenia znajdź akt nabycia i numer księgi wieczystej. Przejrzyj księgę w systemie EKW, zwłaszcza dział III (roszczenia, służebności) i dział IV (hipoteki). Zamów świadectwo energetyczne.
2. Gdy masz kupującego zamów dokumenty, które trwają najdłużej: zaświadczenie z urzędu skarbowego i zaświadczenie o przekształceniu. Jeśli współwłaścicielem jest dziecko, złóż wniosek do sądu opiekuńczego.
3. Po umowie przedwstępnej poproś kupującego o listę dokumentów dla jego banku i umów wizytę rzeczoznawcy.
4. 2–3 tygodnie przed aktem wymelduj siebie i domowników, jeśli jesteście zameldowani w sprzedawanym mieszkaniu. Zrobisz to także online (art. 33 ust. 4 ustawy o ewidencji ludności). Dopiero potem wystąp o zaświadczenie o braku osób zameldowanych. W tym samym czasie zamów zaświadczenie ze wspólnoty lub spółdzielni.
5. Około tygodnia przed aktem zamów zaświadczenie banku o saldzie na dzień aktu i promesę. Wyślij kancelarii skany wszystkich dokumentów i dane do aktu.
6. Kilka dni przed aktem przeczytaj projekt aktu. Sprawdź ważność dowodu i to, czy PESEL nie jest zastrzeżony.
7. W dniu aktu przynieś oryginały dokumentów, dowód osobisty i świadectwo energetyczne do przekazania kupującemu. Jeśli wydajesz mieszkanie tego dnia, zabierz klucze.

Co po sprzedaży: dokumenty i obowiązki sprzedającego

• Wydanie mieszkania. Spisz z kupującym protokół zdawczo-odbiorczy ze stanami liczników i liczbą kluczy.
• Meldunek. Kto opuszcza miejsce pobytu stałego, musi się wymeldować (art. 33 ust. 1 ustawy o ewidencji ludności). Możesz to zrobić, meldując się w nowym miejscu (art. 33 ust. 3). Na zameldowanie masz 30 dni od przeprowadzki (art. 27 ust. 1).
• Podatek od nieruchomości. W ciągu 14 dni od sprzedaży złóż w urzędzie gminy informację o nieruchomościach (IN-1), bo Twój obowiązek podatkowy wygasa (art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych). Podatek płacisz do końca miesiąca, w którym sprzedałeś mieszkanie (art. 6 ust. 4).
• Zarządca i media. Zawiadom wspólnotę albo zarządcę o sprzedaży. Przy spółdzielczym własnościowym prawie wypis aktu wysyła spółdzielni notariusz. Umowy z dostawcami prądu i gazu rozwiąż albo przepisz na kupującego.
• PIT-39. Jeśli sprzedajesz przed upływem 5 lat, licząc od końca roku, w którym nabyłeś mieszkanie, od dochodu płacisz 19% podatku (art. 10 ust. 1 pkt 8 i art. 30e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej: PIT). Zeznanie PIT-39 składasz do 30 kwietnia następnego roku (art. 45 ust. 1 i 1a pkt 3 PIT). Przy spadku 5 lat liczy się od końca roku, w którym mieszkanie nabył spadkodawca (art. 10 ust. 5 PIT). Jeśli w ciągu 3 lat od końca roku sprzedaży wydasz przychód na własne cele mieszkaniowe, odpowiednia część dochodu jest zwolniona z podatku (art. 21 ust. 1 pkt 131 PIT). PIT-39 składasz także wtedy, gdy korzystasz z tej ulgi.

Przykład: kupiłeś mieszkanie w 2023 r. za 600 000 zł i zapłaciłeś ok. 14 000 zł kosztów zakupu (PCC, taksa, opłaty sądowe). Sprzedajesz je w 2026 r. za 700 000 zł. Dochód to w uproszczeniu 700 000 zł – 614 000 zł = 86 000 zł, a podatek 19% × 86 000 zł = 16 340 zł. Sprzedaż od 1 stycznia 2029 r. byłaby wolna od tego podatku. Zachowaj akt kupna, akt sprzedaży i faktury za udokumentowane nakłady, bo to Twoje koszty w zeznaniu.

Najczęstsze błędy, przez które akt się przesuwa

1. Zastrzeżony PESEL w dniu aktu. Notariusz musi odmówić sporządzenia aktu (art. 85a Prawa o notariacie), a sprzedaż przesuwa się do czasu cofnięcia zastrzeżenia.
2. Mieszkanie ze spadku bez dokumentów podatkowych. Bez zaświadczenia z urzędu skarbowego albo dowodu zwolnienia notariusz nie sporządzi aktu (art. 19 ust. 6 u.p.s.d.).
3. Zaświadczenie meldunkowe zamówione przed wymeldowaniem domowników. Wynika z niego, że w mieszkaniu ktoś jest zameldowany, i trzeba zamawiać je jeszcze raz.
4. Saldo kredytu wyliczone na inny dzień niż dzień spłaty. Kupujący przeleje za mało, bank nie wyda zgody na wykreślenie, a hipoteka zostaje w księdze.
5. Pełnomocnictwo w zwykłej formie pisemnej. Do sprzedaży mieszkania nie wystarczy (art. 99 § 1 KC), więc pełnomocnik nie podpisze aktu.
6. Nieobecny małżonek bez zgody w formie aktu notarialnego. Ważność takiej umowy zależy od późniejszego potwierdzenia przez małżonka (art. 37 § 2 KRO). Kupujący i jego bank na takie ryzyko się nie zgodzą.
7. Wniosek do sądu opiekuńczego złożony dopiero po umowie przedwstępnej. Termin umowy przyrzeczonej mija, zanim postanowienie się uprawomocni.

Najczęściej zadawane pytania o dokumenty do sprzedaży

Czy do sprzedaży mieszkania potrzebny jest odpis z księgi wieczystej?

Nie. Notariusz sprawdza treść księgi sam w systemie elektronicznym i wystarczy mu jej numer. Kupujący może bezpłatnie przejrzeć księgę w systemie Elektronicznych Ksiąg Wieczystych, więc odpis nie jest potrzebny także jemu.

Czy można sprzedać mieszkanie, w którym ktoś jest zameldowany?

Tak. Zameldowanie służy wyłącznie celom ewidencyjnym i nie daje prawa do lokalu (art. 28 ust. 4 ustawy o ewidencji ludności). Kupujący zwykle wymaga jednak wymeldowania wszystkich osób przed wydaniem mieszkania. Jeśli ktoś się wyprowadził i nie wymeldował, właściciel może złożyć wniosek o wymeldowanie decyzją urzędu (art. 35).

Czy można sprzedać mieszkanie bez świadectwa energetycznego?

Tak. Notariusz sporządzi akt, a umowa będzie ważna. Pouczy jednak sprzedającego, że za nieprzekazanie świadectwa grozi grzywna od 20 do 5 000 zł (art. 11 ust. 6 i art. 41 ust. 1 pkt 3 u.ch.e.b.). Kupujący nie może zrzec się prawa do świadectwa.

Jak długo ważne są zaświadczenia do sprzedaży mieszkania?

Przepisy nie określają terminu. Zaświadczenie potwierdza stan z dnia wydania, dlatego kancelarie i banki przyjmują zwykle dokumenty wydane w ostatnim miesiącu, czasem w ostatnich trzech miesiącach. Zaświadczenie banku powinno podawać saldo na dzień aktu, a świadectwo energetyczne jest ważne 10 lat. O wymagany termin zapytaj kancelarię i bank kupującego.

Czy mogę sprzedać mieszkanie, gdy w księdze wieczystej wpisany jest zmarły rodzic?

Tak. Nie musisz wcześniej aktualizować księgi. Przynosisz postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia i dokumenty podatkowe, a notariusz w akcie złoży wniosek o wpis spadkobierców i kupującego. Przy kilku spadkobiercach umowę podpisują wszyscy albo najpierw dzielicie spadek.

Czy można sprzedać mieszkanie lokatorskie?

Nie. Spółdzielcze lokatorskie prawo do lokalu jest niezbywalne (art. 9 ust. 3 u.s.m.). Najpierw złóż w spółdzielni pisemne żądanie przeniesienia na Ciebie własności lokalu i spłać przypadającą na lokal część zobowiązań spółdzielni (art. 12 ust. 1 u.s.m.). Potem sprzedajesz mieszkanie z księgą wieczystą.

Czy do sprzedaży mieszkania potrzebny jest rzut mieszkania?

Nie. Nie wymagają go przepisy ani notariusz. Rzut przydaje się w ogłoszeniu i rzeczoznawcy, który przygotowuje operat szacunkowy dla banku kupującego.

Czy mogę sprzedać mieszkanie z zaległościami w czynszu?

Tak, przepisy tego nie zabraniają. Kupujący zobaczy jednak zaległości w zaświadczeniu ze wspólnoty lub spółdzielni i zwykle poprosi o ich spłatę przed aktem albo o potrącenie z ceny. Najprościej spłacić dług, zanim zamówisz zaświadczenie.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. 2026 poz. 795): art. 63 § 2 (forma zgody osoby trzeciej), art. 99 § 1 (forma pełnomocnictwa), art. 158 (forma aktu notarialnego), art. 678 § 1 (sprzedaż mieszkania wynajętego).
• Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (t.j. Dz.U. 2026 poz. 236): art. 33 (majątek osobisty), art. 37 (zgoda małżonka), art. 43 § 1 (równe udziały), art. 101 § 3 (zezwolenie sądu na czynności dotyczące majątku dziecka).
• Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. 2026 poz. 614): art. 85 (tożsamość stron), art. 85a (zastrzeżenie PESEL), art. 92 § 1 i § 4 (treść aktu, wniosek wieczystoksięgowy).
• Ustawa z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (t.j. Dz.U. 2026 poz. 478): art. 4a (zwolnienie dla najbliższej rodziny), art. 19 ust. 6 i 7 (zaświadczenie z urzędu skarbowego i wyjątki); ustawa z dnia 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn (Dz.U. 2025 poz. 1064): art. 3 (nabycia po 31 grudnia 2006 r.).
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (t.j. Dz.U. 2024 poz. 101): art. 11 (przekazanie świadectwa), art. 13 (ogłoszenia), art. 14 (ważność), art. 41 (grzywna).
• Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 889): art. 9 ust. 3 (niezbywalność prawa lokatorskiego), art. 12 ust. 1 (przeniesienie własności lokalu), art. 17² ust. 4 i 6 (forma zbycia, prawo pierwokupu udziału).
• Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego gruntów zabudowanych na cele mieszkaniowe w prawo własności tych gruntów (t.j. Dz.U. 2025 poz. 6): art. 1, art. 4 (zaświadczenie), art. 7 (opłata), art. 11 ust. 1 (opłata po sprzedaży).
• Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz.U. 2026 poz. 399): art. 68 ust. 2 i 2a (zwrot bonifikaty).
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 592): art. 10 ust. 1 pkt 8 i ust. 5, art. 21 ust. 1 pkt 131, art. 30e, art. 45 ust. 1 i 1a.
• Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 191): art. 4 pkt 1 (kupujący płaci podatek), art. 7 ust. 1 pkt 1 lit. a (stawka 2%).
• Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. 2026 poz. 384): art. 27, art. 28 ust. 4, art. 33, art. 35.
• Ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (t.j. Dz.U. 2025 poz. 707): art. 6 ust. 4 i 6.
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1566): § 3 pkt 5, § 6 pkt 19, § 12.
• Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. 2026 poz. 622), art. 306a § 5, i Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1691), art. 217 § 3: termin 7 dni na wydanie zaświadczenia.
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1154): załącznik, część II pkt 20a i 21 (opłaty za zaświadczenia).
• Zaświadczenia meldunkowe w Warszawie: Warszawa 19115. Przekształcenie użytkowania wieczystego w Warszawie: przeksztalcenia.um.warszawa.pl.

Stan prawny na 24 września 2026 r.

Masz komplet dokumentów do sprzedaży mieszkania? Porównaj opinie o kancelariach notarialnych na Pradze-Południe albo notariuszach na Ochocie i zarezerwuj termin aktu online albo wyślij bezpłatne zapytanie o wycenę.