Notariusz online: co naprawdę załatwisz zdalnie w 2026 roku, a po co musisz pojechać do kancelarii

Krótka odpowiedź: w Polsce nie podpiszesz aktu notarialnego przez internet. Ustawa wymaga, żeby notariusz osobiście sprawdził Twoją tożsamość, odczytał akt w Twojej obecności i odebrał podpis. Przez internet załatwisz natomiast prawie wszystko, co dzieje się przed aktem i po nim: poradę i wycenę, przesłanie dokumentów, projekt aktu do przeczytania w domu, elektroniczny wypis i elektroniczne poświadczenie kopii. Dobrze przygotowana sprawa kończy się w kancelarii na jednej wizycie, często krótszej niż godzina.

Poniżej pokazujemy, jak to zrobić krok po kroku, ile to kosztuje według taksy notarialnej i na co uważać, gdy strona reklamuje się hasłem „notariusz online".

Szukasz kancelarii, która pracuje w ten sposób? W porównywarce notariuszy w Warszawie sprawdzisz opinie i wyślesz bezpłatne zapytanie o koszt.

Czy można podpisać akt notarialny online?

Nie. W 2026 r. polskie prawo nie przewiduje zdalnego aktu notarialnego, ani przez wideorozmowę, ani przez podpis kwalifikowany, profil zaufany czy aplikację mObywatel. Wynika to wprost z Prawa o notariacie (tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 614):

• art. 85 § 1 nakazuje notariuszowi stwierdzić tożsamość osób biorących udział w czynności, na podstawie dokumentu tożsamości,
• art. 94 § 1 wymaga, by akt przed podpisaniem został odczytany, a notariusz przekonał się, że strony „dokładnie rozumieją treść oraz znaczenie aktu, a akt jest zgodny z ich wolą",
• art. 92 § 1 wymaga, by akt zawierał stwierdzenie, że został odczytany, przyjęty i podpisany, oraz podpisy stron i notariusza.

Te trzy wymogi razem zakładają fizyczną obecność przy jednym stole. To świadomy wybór ustawodawcy: akt notarialny przenosi własność mieszkań, domów i udziałów w spółkach, więc ma chronić przed podszywaniem się pod właściciela i przed podpisywaniem pod presją.

Czy to się zmieni? Niektóre kraje UE dopuszczają już zdalne czynności notarialne, na przykład zakładanie spółek przez wideo w Niemczech i Austrii czy szerszy e-notariat w Estonii. W Polsce trwa cyfryzacja zaplecza (elektroniczne wypisy, repozytorium CREWAN, elektroniczne wnioski do ksiąg wieczystych), ale nie ma obowiązujących przepisów o zdalnym akcie. Szczegóły i porównanie z innymi krajami opisujemy w artykule o akcie notarialnym elektronicznym.

Co załatwisz u notariusza zdalnie, a co wymaga wizyty

Poniżej każdy „zdalny" punkt po kolei.

1. Porada i wycena bez wychodzenia z domu

To pierwszy krok i najczęstszy powód, dla którego ludzie wpisują „notariusz online". Notariusz może przez telefon lub mailowo powiedzieć, jakich dokumentów potrzebuje, jak długo potrwa przygotowanie i ile wyniesie taksa. Część kancelarii prowadzi też wideokonsultacje notarialne, co przydaje się przy bardziej złożonych sprawach, na przykład spadkowych.

Żeby wycena była wiarygodna, podaj od razu: rodzaj czynności, wartość (cenę nieruchomości, kwotę darowizny), liczbę stron umowy oraz to, czy nieruchomość ma księgę wieczystą i czy jest obciążona hipoteką. Maksymalną taksę policzysz też sam w kalkulatorze taksy notarialnej.

Pamiętaj, że notariusz jest bezstronny. Wyjaśni skutki prawne czynności (art. 80 § 2 Prawa o notariacie), ale nie będzie doradzał jednej stronie przeciwko drugiej, tak jak robi to adwokat.

2. Dokumenty i projekt aktu drogą elektroniczną

Kancelaria przygotowuje akt na podstawie Twoich danych i dokumentów: odpisu księgi wieczystej, zaświadczeń ze spółdzielni czy banku, aktu poświadczenia dziedziczenia. Większość z nich wystarczy przesłać jako skan. Oryginały, jeśli są potrzebne, przynosisz na podpisanie. Pełną listę znajdziesz w poradniku o dokumentach do notariusza.

Najcenniejsza część „notariusza online" to projekt aktu wysłany mailem kilka dni przed terminem. Sporządzanie projektów na żądanie stron to jedna z ustawowych czynności notariusza (art. 79 pkt 8). Czytasz projekt w domu, bez presji, zadajesz pytania i zgłaszasz poprawki. W kancelarii notariusz i tak odczyta cały akt, ale nie będzie niespodzianek.

Przykład: dostajesz projekt umowy sprzedaży cztery dni przed aktem i widzisz, że brakuje w nim terminu wydania lokalu, który ustaliłeś ze sprzedającym. Poprawka zajmuje jednego maila, a nie pół godziny dyskusji przy notariuszu.

3. Elektroniczny wypis aktu notarialnego

Po podpisaniu aktu możesz dostać jego wypis w formie elektronicznej: plik, który notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 110a Prawa o notariacie). Ma on tę samą moc co wypis papierowy. Przydaje się, gdy dokument trzeba złożyć w banku, w urzędzie przez internet albo przesłać komuś za granicę. Wypisy kolejnych stron możesz zamówić zdalnie także po latach, o ile jesteś stroną aktu. Więcej w poradniku o wypisie aktu notarialnego.

4. Elektroniczne poświadczenie zgodności kopii

Notariusz może poświadczyć, że kopia jest zgodna z dokumentem, w formie elektronicznej, podpisując poświadczenie kwalifikowanym podpisem (art. 97 § 2). Przepis mówi jednak o zgodności z okazanym dokumentem. Papierowy oryginał, na przykład dyplom czy umowę, musisz więc pokazać notariuszowi, osobiście albo wysyłając go kurierem, jeśli kancelaria na to pozwala. Dostajesz za to plik PDF, który możesz wysłać e-mailem, dołączyć do przetargu albo złożyć w systemie sądowym. Zobacz też: poświadczenie dokumentów u notariusza.

5. Wniosek do księgi wieczystej bez wizyty w sądzie

Przy sprzedaży czy darowiźnie nieruchomości notariusz sam składa wniosek o wpis do księgi wieczystej (art. 79 pkt 8a) i robi to elektronicznie. Nie musisz iść do sądu ani wysyłać dokumentów pocztą. Po złożeniu wniosku w księdze pojawia się wzmianka, którą zobaczysz w systemie Elektronicznych Ksiąg Wieczystych.

Czego nie da się załatwić zdalnie i co zrobić, gdy nie możesz przyjechać

Akt notarialny, testament notarialny, pełnomocnictwo notarialne, poświadczenie podpisu i poświadczenie dziedziczenia wymagają Twojej obecności przy notariuszu. Jeśli dojazd do kancelarii jest problemem, masz trzy legalne wyjścia.

Notariusz przyjedzie do Ciebie. Czynność może się odbyć poza kancelarią, „jeżeli przemawia za tym charakter czynności lub szczególne okoliczności" (art. 3 § 2 Prawa o notariacie), na przykład w szpitalu, w domu osoby leżącej albo w siedzibie firmy. Notariusz może wtedy doliczyć maksymalnie 50 zł netto za każdą godzinę w porze dziennej i 100 zł netto w nocy oraz w dni wolne (§ 17 rozporządzenia o taksie), a do tego koszty dojazdu (art. 5 § 2). Przykładowe rachunki i listę dokumentów znajdziesz w artykule o wizycie notariusza w domu lub szpitalu.

Wyślesz pełnomocnika. Osoba, której ufasz, podpisze akt w Twoim imieniu. Jeśli czynność wymaga aktu notarialnego, na przykład sprzedaż mieszkania, pełnomocnictwo też musi mieć formę aktu notarialnego (art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego). Samo pełnomocnictwo trzeba więc podpisać u notariusza albo konsula, ale to jedna krótka wizyta w dogodnym dla Ciebie miejscu. Szczegóły w poradniku o pełnomocnictwie notarialnym.

Zbierzesz wszystko na jeden termin. Jeśli i tak musisz przyjechać, poproś, żeby w tym samym dniu podpisać wszystkie potrzebne dokumenty, na przykład umowę sprzedaży i oświadczenie o poddaniu się egzekucji.

Sprawy, do których wcale nie potrzebujesz notariusza

Część osób szuka „notariusza online", bo zakłada, że dany dokument wymaga notariusza. Nie zawsze tak jest. Te sprawy załatwisz w pełni przez internet:

• Umowa w formie pisemnej. Umowa podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważna umowie podpisanej odręcznie (art. 78¹ Kodeksu cywilnego). Tak zawrzesz na przykład umowę sprzedaży samochodu, pożyczki czy zwykłego najmu. Nie zadziała to tam, gdzie ustawa wymaga aktu notarialnego lub podpisu poświadczonego notarialnie.
• Założenie spółki z o.o. w systemie S24. Spółkę na gotowym wzorcu umowy zarejestrujesz w Portalu Rejestrów Sądowych, podpisując dokumenty podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym. Kiedy lepiej iść do notariusza, wyjaśniamy w artykule o notariuszu przy zakładaniu spółki.
• Zwykłe pełnomocnictwo do sprawy, która nie wymaga szczególnej formy, na przykład do odbioru przesyłki czy rejestracji samochodu. Wystarczy dokument podpisany odręcznie lub elektronicznie.
• Testament własnoręczny. Ważny jest testament napisany w całości ręcznie, podpisany i opatrzony datą (art. 949 Kodeksu cywilnego). Nie zrobisz go na komputerze ani przez internet, ale nie potrzebujesz do niego notariusza. Gotowy tekst do przepisania znajdziesz we wzorze testamentu odręcznego. Kiedy mimo to warto wybrać formę notarialną, opisujemy w poradniku o testamencie notarialnym.

Mieszkasz za granicą? Jak załatwić sprawę notarialną w Polsce

To najczęstsza sytuacja, w której ktoś naprawdę potrzebuje „notariusza online". Masz trzy drogi:

Praktyczna rada: zanim podpiszesz pełnomocnictwo za granicą, wyślij jego treść polskiemu notariuszowi, który będzie sporządzał akt główny. Sprawdzi, czy zakres umocowania wystarczy (na przykład czy obejmuje odbiór ceny i podpisanie protokołu wydania lokalu) i czy zaakceptuje daną formę zagraniczną.

Zastrzeżony PESEL? Cofnij zastrzeżenie przed wizytą

To jedna z niewielu rzeczy, które przed aktem musisz zrobić online. Od 2024 r. notariusz sprawdza w rejestrze zastrzeżeń numerów PESEL każdą osobę fizyczną, która kupuje, sprzedaje lub obciąża nieruchomość (także spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu) albo udziela pełnomocnictwa do takiej czynności. Jeśli Twój PESEL jest zastrzeżony, notariusz musi odmówić sporządzenia aktu (art. 85a § 1 Prawa o notariacie). Przy innych czynnościach może to sprawdzić i też odmówić (art. 85a § 2).

Zastrzeżenie cofniesz w aplikacji mObywatel albo na gov.pl, najlepiej na kilka dni przed terminem, i możesz ustawić je z powrotem po podpisaniu aktu. Wiele transakcji przesuwa się właśnie z tego powodu.

Serwisy „notariusz online": co jest legalne, a co nie

W internecie działają firmy, które oferują „notariusza online" albo „poświadczenie notarialne przez internet". Część z nich świadczy legalne usługi pośrednictwa, część obiecuje coś, czego polskie prawo nie przewiduje.

Zwykle w porządku:

• pośrednik odbiera od Ciebie oryginał dokumentu kurierem, zanosi go do notariusza i odsyła poświadczoną kopię razem z oryginałem. Notariusz nadal widzi oryginał, a Ty płacisz za wygodę,
• kancelaria prowadzi konsultacje, wycenę i przygotowanie projektów zdalnie, a podpisanie odbywa się na miejscu.

Sygnały ostrzegawcze:

• „poświadczymy Twój podpis przez kamerkę" albo „podpiszesz akt notarialny przez internet": polski notariusz nie może tego zrobić,
• zdalne poświadczenia zagranicznych notariuszy, na przykład amerykańskie Remote Online Notarization (RON). Nie są polskimi czynnościami notarialnymi i mogą nie wystarczyć tam, gdzie polskie prawo wymaga aktu notarialnego, w tym do pełnomocnictwa do sprzedaży mieszkania,
• serwis nie podaje imienia i nazwiska notariusza ani adresu kancelarii.

Zanim wyślesz komukolwiek skan dowodu osobistego i dane swojej nieruchomości, sprawdź, czy notariusz figuruje w wykazie Krajowej Rady Notarialnej. Na Notalot.pl każda kancelaria ma profil z adresem, danymi notariusza i opiniami klientów.

Jak przygotować sprawę zdalnie, żeby w kancelarii spędzić pół godziny

Poniższy harmonogram sprawdza się przy większości transakcji dotyczących nieruchomości.

1. Około 3 tygodnie przed aktem: wybór kancelarii i wycena. Wyślij zapytanie do kilku kancelarii. Przy mieszkaniu za 480 000 zł maksymalna taksa za umowę sprzedaży to 1 345 zł netto (połowa stawki podstawowej, bo to lokal mieszkalny). Kancelarie mogą pobrać mniej, więc warto porównać ceny.
2. 2–3 tygodnie przed: dokumenty. Prześlij skany dokumentów i dane stron. Jeśli ktoś działa przez pełnomocnika, poproś notariusza o projekt pełnomocnictwa.
3. Około tydzień przed: projekt aktu. Przeczytaj go uważnie, zwłaszcza cenę, sposób i termin zapłaty, termin wydania lokalu oraz oświadczenia o stanie prawnym. Zgłoś poprawki mailem.
4. Kilka dni przed: formalności online. Cofnij zastrzeżenie PESEL, sprawdź limit przelewów w banku i potwierdź, kto płaci taksę i podatek PCC.
5. Dzień aktu: zabierz ważny dowód osobisty lub paszport i oryginały dokumentów, o które prosiła kancelaria. Notariusz odczytuje akt, strony podpisują, a notariusz składa elektronicznie wniosek do księgi wieczystej.
6. Po akcie: e-wypis. Jeśli potrzebujesz wypisu w formie elektronicznej, na przykład dla banku, poproś o niego od razu.

Jeśli to Twoja pierwsza czynność notarialna, przeczytaj też, jak wygląda wizyta u notariusza.

Ile kosztują zdalne usługi notarialne w 2026 r.?

Stawki maksymalne określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (Dz.U. 2024 poz. 1566). To, że część pracy odbywa się zdalnie, nie zmienia taksy: płacisz za czynność, nie za formę kontaktu. Do każdej kwoty dolicza się 23% VAT.

Przykład: elektroniczny wypis 10-stronicowej umowy sprzedaży kosztuje maksymalnie 60 zł netto, czyli 73,80 zł brutto. Taksę za sam akt, na przykład umowę sprzedaży mieszkania, liczy się od wartości nieruchomości. Wyjaśniamy to w artykule o taksie notarialnej.

Najczęściej zadawane pytania o notariusza online

Czy mogę podpisać akt notarialny przez internet?

Nie. Prawo o notariacie wymaga, by notariusz stwierdził tożsamość stron, odczytał akt w ich obecności i odebrał ich podpisy (art. 85, 92 i 94). W 2026 r. żaden przepis nie pozwala zrobić tego przez wideorozmowę ani podpisem elektronicznym.

Czy podpis kwalifikowany zastąpi akt notarialny?

Nie. Podpis kwalifikowany zastępuje podpis odręczny, więc spełnia wymóg formy pisemnej (art. 78¹ Kodeksu cywilnego). Nie spełnia jednak wymogu aktu notarialnego ani podpisu poświadczonego notarialnie.

Czy notariusz może poświadczyć dokument, który wyślę mailem?

Kopię dokumentu papierowego notariusz poświadcza tylko wtedy, gdy zobaczy oryginał. Wynikiem może być plik z kwalifikowanym podpisem notariusza (art. 97 § 2). Zapytaj kancelarię, czy przyjmuje oryginały kurierem, jeśli nie możesz przyjść osobiście.

Czy porada notarialna online jest płatna?

Przepisy nie regulują ceny wstępnej porady. Wiele kancelarii wycenia czynność i odpowiada na podstawowe pytania bezpłatnie, a za dłuższą konsultację lub sam projekt dokumentu, bez podpisywania aktu w tej kancelarii, może pobrać wynagrodzenie. Zapytaj o to z góry.

Jak dostać wypis aktu notarialnego bez wizyty w kancelarii?

Napisz lub zadzwoń do kancelarii, w której sporządzono akt, i poproś o wypis elektroniczny albo papierowy wysłany pocztą. Wypisy wydaje się stronom aktu i osobom wskazanym w akcie. Maksymalny koszt to 6 zł netto za stronę.

Czy notariusz przyjedzie do domu?

Tak, jeśli uzasadnia to charakter czynności lub szczególne okoliczności, na przykład choroba (art. 3 § 2 Prawa o notariacie). Do taksy może doliczyć maksymalnie 50 zł netto za godzinę w dzień lub 100 zł netto w nocy i w dni wolne oraz koszty dojazdu.

Mieszkam za granicą. Czy muszę przyjechać, żeby sprzedać mieszkanie w Polsce?

Nie musisz, jeśli udzielisz pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego u polskiego konsula albo u notariusza za granicą (wtedy zwykle z apostille i tłumaczeniem przysięgłym). Przed podpisaniem uzgodnij jego treść z polskim notariuszem, który będzie sporządzał akt sprzedaży.

Czy zagraniczne „online notary" jest ważne w Polsce?

Zdalne poświadczenie zagranicznego notariusza, na przykład amerykańskie RON, nie jest polską czynnością notarialną. Może zadziałać przy dokumentach, które nie wymagają szczególnej formy, ale przy pełnomocnictwie do sprzedaży nieruchomości polski notariusz może go nie zaakceptować. Zapytaj, zanim zapłacisz.

Dlaczego notariusz odmówił aktu przez zastrzeżony PESEL?

Bo musi. Przy kupnie, sprzedaży lub obciążeniu nieruchomości i przy pełnomocnictwie do takich czynności notariusz odmawia, jeśli PESEL strony jest zastrzeżony (art. 85a § 1 Prawa o notariacie). Cofnij zastrzeżenie w mObywatelu przed wizytą.

Kiedy w Polsce będzie można podpisać akt notarialny zdalnie?

Nie ma na to ustalonej daty ani obowiązującej ustawy. Cyfryzacja notariatu postępuje, ale obejmuje na razie wypisy, repozytorium CREWAN i wnioski do ksiąg wieczystych, a nie sam akt. Aktualny stan opisujemy w artykule o akcie notarialnym elektronicznym.

Podstawa prawna

• Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. 2026 poz. 614): art. 3 (czynności poza kancelarią), art. 5 § 2 (koszty dojazdu), art. 79 (katalog czynności, w tym projekty i wnioski wieczystoksięgowe), art. 80 § 2 (obowiązek wyjaśnień), art. 85 i 85a (tożsamość, rejestr zastrzeżeń PESEL), art. 92 i 94 (treść i odczytanie aktu), art. 96–97 (poświadczenia, w tym elektroniczne), art. 110a (elektroniczny wypis).
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1566): § 8 pkt 8, § 12, § 13, § 17.
• Kodeks cywilny: art. 78¹ (forma elektroniczna), art. 99 § 1 (forma pełnomocnictwa), art. 949 (testament własnoręczny).
• Ustawa z 25 czerwca 2015 r. Prawo konsularne: art. 29 (czynności notarialne konsula).

Chcesz załatwić jak najwięcej zdalnie? Zapytaj kilka kancelarii o koszt i termin, np. notariuszy na Ursynowie albo kancelarie notarialne we Włochach, i wybierz tę, która prześle projekt aktu przed wizytą.