Wzór umowy najmu lokalu użytkowego — do pobrania w Word i PDF, z objaśnieniem każdego paragrafu

W skrócie

• Cztery dokumenty za darmo, bez rejestracji: umowa najmu lokalu użytkowego, protokół zdawczo-odbiorczy, aneks i wypowiedzenie. Każdy w Word (DOCX) do edycji i w PDF do druku.
• Obowiązuje Kodeks cywilny, bez ustawy o ochronie praw lokatorów. Kaucję, zabezpieczenia i waloryzację czynszu ustalacie więc w umowie. W pozostałych sprawach stosuje się przepisy KC o najmie (art. 659–692), także te o najmie lokali.
• Spiszcie umowę. Najem na dłużej niż rok zawarty bez formy pisemnej uważa się za zawarty na czas nieoznaczony (art. 660 KC).
• Wypowiedzenie: umowę na czas nieoznaczony z czynszem płatnym co miesiąc każda strona może wypowiedzieć bez podawania przyczyny, najpóźniej na 3 miesiące naprzód, na koniec miesiąca (art. 688 KC). Umowę na czas oznaczony wypowiesz tylko w wypadkach wpisanych do umowy (art. 673 § 3 KC).
• Zabezpieczenia: kaucja nie ma ustawowego limitu, w praktyce wynosi zwykle 1–3 czynsze brutto. Najsilniejszą ochronę daje wynajmującemu akt notarialny, w którym najemca poddaje się egzekucji (art. 777 KPC).
• Podatki: czynsz za lokal użytkowy jest opodatkowany 23% VAT, chyba że wynajmujący korzysta ze zwolnienia (sprzedaż do 240 000 zł rocznie). Osoba prywatna płaci od czynszu ryczałt 8,5%, a od nadwyżki ponad 100 000 zł w roku 12,5%.
• Wskazówka dla najemcy: poproś o umowę na czas oznaczony z datą pewną. Notariusz poświadczy ją za 6 zł netto za stronę, a jeśli właściciel sprzeda lokal, nowy nie wypowie umowy przed terminem (art. 678 § 2 KC).

Co zawiera wzór: umowa, protokół, aneks i wypowiedzenie

Pani Anna ma 45-metrowy lokal na parterze kamienicy na warszawskiej Pradze. Pan Tomasz chce w nim otworzyć kawiarnię i przebudować zaplecze. Oboje mają pytania. Na ile lat podpisać umowę? Jak zabezpieczyć czynsz? Czy doliczać VAT? Kto zapłaci za przebudowę i co się stanie, gdy lokal zostanie sprzedany?

Stawka jest spora. Średni czynsz ofertowy za biuro w Warszawie wynosił w I półroczu 2026 r. 16,3 euro za m² miesięcznie, a w centrum 23–30 euro (raport REDD). Przy umowie na kilka lat jedno nieprecyzyjne postanowienie może kosztować dziesiątki tysięcy złotych.

Przygotowaliśmy wzór umowy najmu lokalu użytkowego, który odpowiada na te pytania wariantami do zaznaczenia, oraz trzy dokumenty potrzebne w trakcie najmu. Wszystkie pobierzesz na górze strony, bez rejestracji i bez podawania e-maila. Niżej objaśniamy każdy paragraf wzoru, pokazujemy przykład wypełnienia i zbieramy zasady obowiązujące wynajmującego i najemcę według stanu prawnego na 22 września 2026 r.

W pliku Word pola wyboru ☐ zaznaczysz kliknięciem, a niepotrzebne warianty usuniesz. PDF wydrukujesz i wypełnisz długopisem. Każdy dokument kończy się stroną wskazówek, której się nie podpisuje ani nie wysyła.

Jak skorzystać ze wzoru w trzech krokach:

1. Pobierz i wypełnij umowę. Wpisz dane stron, opis lokalu i cel najmu. Zaznacz warianty: czas oznaczony lub nieoznaczony, VAT, waloryzację, sposób rozliczania mediów i zabezpieczenia.
2. Spiszcie protokół. W dniu przekazania kluczy obejrzyjcie razem lokal, zróbcie zdjęcia i wpiszcie stan instalacji, wyposażenia oraz liczników.
3. Podpiszcie dwa egzemplarze i zabezpieczcie umowę. Najemca wpłaca kaucję albo przedstawia gwarancję. Jeśli uzgodniliście akt notarialny o poddaniu się egzekucji albo datę pewną, umówcie się u notariusza.

Najem lokalu użytkowego a najem mieszkania: najważniejsze różnice

Najem lokalu użytkowego rządzi się innymi zasadami niż najem mieszkania. Ochrona lokatorów z ustawy z 21 czerwca 2001 r. dotyczy tylko lokali, które służą zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych (art. 2 ust. 1 pkt 4 u.o.p.l.). Przy sklepie, biurze czy gabinecie strony mają znacznie więcej swobody. Obowiązują ich jednak przepisy Kodeksu cywilnego o najmie lokali (art. 680–692), które dotyczą każdego lokalu, nie tylko mieszkania. Stąd np. trzymiesięczne wypowiedzenie i zgoda wynajmującego na podnajem.

O tym, czy najem jest „użytkowy”, decyduje cel, a nie nazwa w umowie. Ustawa definiuje lokal przez jego funkcję: to lokal, który służy zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych. Jeśli najemca zamieszka w lokalu usługowym, może próbować powołać się na ochronę lokatorską. Odwrotnie: mieszkanie wynajęte spółce na biuro to najem użytkowy, opodatkowany VAT. Dlatego w § 2 wzoru wpisujesz rodzaj działalności i zakaz zamieszkiwania w lokalu.

Uwaga na jeden wyjątek. Ustawa obejmuje też lokal, który jest pracownią twórcy prowadzącego działalność w dziedzinie kultury i sztuki, np. pracownię malarza czy rzeźbiarza. Przy takim najmie część zasad z tabeli, np. limit kaucji i ograniczenia wypowiedzenia, działa jak przy mieszkaniu.

Czy umowa najmu lokalu użytkowego musi być pisemna?

Do ważności umowy wystarczy zgoda stron co do lokalu i czynszu (art. 659 KC), więc przepisy nie wymagają szczególnej formy. Jest jednak kilka powodów, żeby umowę spisać:

• Art. 660 KC. Najem lokalu na dłużej niż rok powinien być zawarty na piśmie. Bez tego umowa jest ważna, ale uważa się ją za zawartą na czas nieoznaczony, a więc do wypowiedzenia z trzymiesięcznym terminem, bez podawania przyczyny.
• Ochrona przy sprzedaży lokalu. Nabywca lokalu nie wypowie umowy przed terminem tylko wtedy, gdy umowa na czas oznaczony ma formę pisemną z datą pewną (art. 678 § 2 KC).
• Dowody. Bez pisma trudno wykazać wysokość czynszu, zasady waloryzacji, podział kosztów przebudowy i stan lokalu przy wydaniu.

Forma pisemna oznacza własnoręczne podpisy albo kwalifikowane podpisy elektroniczne obu stron (art. 78 i 78¹ KC). Skan podpisanej umowy wysłany e-mailem to forma dokumentowa. Wystarczy jako dowód, ale nie tam, gdzie umowa albo ustawa wymaga pisma. Nasz wzór zastrzega formę pisemną pod rygorem nieważności dla zmian umowy i wypowiedzenia (art. 76 KC). Dzięki temu żadna ze stron nie zakończy najmu jednym e-mailem.

Za spółkę umowę podpisują osoby uprawnione do jej reprezentacji. Sprawdź to w bezpłatnej wyszukiwarce KRS, a przy pełnomocniku poproś o pełnomocnictwo i dołącz jego kopię do umowy.

Co powinna zawierać umowa najmu lokalu użytkowego?

Minimum to strony, lokal i czynsz. Przy lokalu użytkowym ustawa nie wypełni jednak za was tylu luk co przy mieszkaniu, więc dobra umowa rozstrzyga z góry sprawy, o które strony spierają się najczęściej. W naszym wzorze znajdziesz:

• dane stron z wariantami dla osoby prywatnej, przedsiębiorcy i spółki, z NIP, KRS i reprezentacją,
• opis lokalu: adres, numer księgi wieczystej, powierzchnię, kondygnację, wejście, pomieszczenia i dodatki, np. miejsce postojowe lub magazyn,
• cel najmu, czyli rodzaj działalności, oraz zgodę albo zakaz rejestracji siedziby firmy pod adresem lokalu,
• oświadczenia wynajmującego o prawie do najmu, hipotece i świadectwie charakterystyki energetycznej,
• czas trwania, z wyłączeniem milczącego przedłużenia i opcją przedłużenia dla najemcy,
• czynsz netto z VAT albo bez, termin płatności, okres bezczynszowy i waloryzację,
• media i opłaty eksploatacyjne w pięciu wariantach,
• zabezpieczenia: kaucję, gwarancję bankową lub ubezpieczeniową, akt notarialny z art. 777 KPC,
• naprawy, ubezpieczenie, wejście do lokalu i podnajem,
• prace adaptacyjne, ulepszenia i szyld,
• wypadki wypowiedzenia umowy na czas oznaczony i ustawowe przyczyny wypowiedzenia bez terminu,
• zwrot lokalu: stan, wyrejestrowanie adresu firmy i karę umowną za zwłokę.

Wzór umowy najmu lokalu użytkowego krok po kroku: co wpisać w każdym paragrafie

§ 1 Przedmiot najmu: jak opisać lokal

Podaj adres, powierzchnię użytkową, kondygnację i wejście, a także pomieszczenia, z których składa się lokal. Przy większym lokalu dołącz rzut jako załącznik nr 2. W ust. 3 wymień wszystko, co najemca dostaje razem z lokalem: wyposażenie, miejsce postojowe, piwnicę lub magazyn.

Najemca powinien przed podpisaniem sprawdzić księgę wieczystą lokalu. W dziale II zobaczy, czy wynajmujący jest właścicielem, a w dziale IV, czy lokal jest obciążony hipoteką. Jak to zrobić w kilka minut przez internet, wyjaśniamy w artykule o księdze wieczystej.

§ 2 Cel najmu, zezwolenia i siedziba firmy

Wpisz konkretny rodzaj działalności, np. „kawiarnia bez sprzedaży alkoholu” albo „biuro rachunkowe”. Od celu najmu zależy kilka rzeczy naraz: czy do umowy stosuje się ochronę lokatorów, jak liczy się VAT i podatek od nieruchomości oraz czy potrzebne są dodatkowe zgody.

• Zezwolenia i odbiory załatwia najemca, na swój koszt. Chodzi np. o zatwierdzenie zakładu przez sanepid przy gastronomii, zezwolenie na sprzedaż alkoholu albo odbiory przeciwpożarowe.
• Zmiana sposobu użytkowania. Jeśli nowa działalność zmienia warunki bezpieczeństwa pożarowego, pracy, higieniczno-sanitarne albo obciążenie stropów, zmianę sposobu użytkowania lokalu trzeba zgłosić w starostwie lub urzędzie miasta (art. 71 Prawa budowlanego). Może to dotyczyć np. przerobienia sklepu na restaurację albo mieszkania na gabinet.
• Hipoteka i świadectwo energetyczne. Wynajmujący oświadcza, czy lokal jest obciążony hipoteką, i potwierdza przekazanie kopii świadectwa charakterystyki energetycznej. To jego ustawowy obowiązek przy każdym najmie. Za jego niedopełnienie grozi grzywna do 5 000 zł, o czym piszemy w artykule o świadectwie energetycznym.
• Siedziba firmy. Adres lokalu można wpisać do CEIDG albo KRS jako siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności. Wzór pozwala wynajmującemu wyrazić na to zgodę albo tego zakazać, a § 11 zobowiązuje najemcę do zmiany adresu w rejestrach po zakończeniu najmu.

§ 3 Czas trwania, przedłużenie i opcja dla najemcy

Wybierasz czas oznaczony albo nieoznaczony. Konsekwencje obu wariantów pokazujemy w części o czasie określonym i nieokreślonym.

Dwa postanowienia z tego paragrafu często ratują strony przed sporem. Pierwsze wyłącza art. 674 KC. Zgodnie z nim, gdy najemca po upływie umowy nadal używa lokalu za zgodą wynajmującego, w razie wątpliwości najem uważa się za przedłużony na czas nieoznaczony. Nasz wzór rozwiewa tę wątpliwość: przedłużenie wymaga aneksu. Drugie to opcja przedłużenia. Najemca, który inwestuje w lokal, może zastrzec sobie prawo do przedłużenia umowy o kolejne lata na tych samych warunkach, jeśli zgłosi to na piśmie odpowiednio wcześnie.

Najem na czas oznaczony nie może trwać bez końca. Umowę zawartą na dłużej niż 10 lat po upływie tego okresu uważa się za zawartą na czas nieoznaczony. Między przedsiębiorcami, w zakresie ich działalności, granica wynosi 30 lat (art. 661 KC).

§ 4 Czynsz, VAT i waloryzacja

Wpisz czynsz jako kwotę netto i zaznacz jeden z dwóch wariantów VAT: czynsz powiększony o 23% VAT albo zwolnienie wynajmującego z VAT, z zastrzeżeniem, że po jego utracie VAT zostanie doliczony. Kwota bez dopisku „netto” lub „brutto” to prosty przepis na spór, gdy wynajmujący w trakcie najmu przekroczy limit zwolnienia. Szczegóły są w części o podatkach.

Termin płatności ustalacie sami. Jeśli umowa milczy, czynsz za najem dłuższy niż miesiąc płaci się z góry, do 10. dnia każdego miesiąca (art. 669 § 2 KC).

Przy lokalach wymagających przebudowy popularny jest okres bezczynszowy: przez pierwszy miesiąc lub kilka miesięcy najemca nie płaci czynszu, tylko opłaty, a w tym czasie urządza lokal. Wzór ma na to osobny punkt.

Ostatnie punkty paragrafu dotyczą waloryzacji i podwyżek. Omawiamy je w części o waloryzacji czynszu.

§ 5 Opłaty eksploatacyjne i media

Przy mieszkaniu wynajmujący może pobierać oprócz czynszu tylko opłaty za media. Przy lokalu użytkowym tego ograniczenia nie ma, więc na najemcę można przerzucić także opłaty na rzecz wspólnoty, sprzątanie, ochronę czy podatek od nieruchomości. Wzór ma pięć wariantów, które można łączyć:

Wariant ma znaczenie przy VAT. Według TSUE media, za które najemca płaci według własnego zużycia, np. z podlicznika, mogą być odrębną usługą od najmu. Stały ryczałt wliczony w czynsz dzieli natomiast los czynszu (wyrok z 16 kwietnia 2015 r., C-42/14).

W budynku z mieszkaniami i lokalami usługowymi sprawdźcie też, czy opłata wspólnoty obejmuje odpady z działalności. Jeśli nie, najemca podpisuje umowę z firmą odbierającą odpady.

§ 6 Kaucja i inne zabezpieczenia

Możesz zaznaczyć jedno albo kilka zabezpieczeń: kaucję, gwarancję bankową lub ubezpieczeniową, akt notarialny o poddaniu się egzekucji i inne, np. poręczenie. Porównanie wszystkich znajdziesz w części o zabezpieczeniach najmu.

§ 7–8 Obowiązki stron: naprawy, ubezpieczenie, wejście do lokalu i podnajem

Wynajmujący ma wydać lokal w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać go w takim stanie (art. 662 § 1 KC). Najemca pokrywa drobne nakłady związane ze zwykłym używaniem lokalu (art. 662 § 2 KC), w tym naprawy wymienione w art. 681 KC: drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian i drobne naprawy instalacji. Przy lokalu użytkowym strony mogą przesunąć więcej obowiązków na najemcę, np. przeglądy klimatyzacji. Wpisz je w § 8 ust. 2.

Gdy wynajmujący nie robi napraw, które do niego należą, a bez których lokal nie nadaje się do użytku, najemca wyznacza mu termin. Po jego upływie może zlecić naprawę sam, na koszt wynajmującego (art. 663 KC). Za czas, w którym wady ograniczają używanie lokalu, może żądać obniżenia czynszu (art. 664 § 1 KC).

Wejście do lokalu. Przy lokalu użytkowym nie obowiązuje art. 10 u.o.p.l., więc zasady ustalacie w umowie. Wzór pozwala wynajmującemu wejść w godzinach pracy po uzgodnieniu terminu, w ostatnich trzech miesiącach także z przyszłymi najemcami lub kupcami. W razie awarii może wejść od razu, nawet pod nieobecność najemcy.

Ubezpieczenie. Zwykle wynajmujący ubezpiecza mury, a najemca swoje mienie i odpowiedzialność cywilną z tytułu działalności i najmu. Wzór pozwala wpisać minimalną sumę gwarancyjną OC najemcy.

Podnajem. Najemca lokalu, także użytkowego, nie może bez zgody wynajmującego oddać go w podnajem ani do bezpłatnego używania (art. 688² KC). Ogólna zasada z art. 668 § 1 KC, według której podnajem jest dozwolony, jeśli umowa go nie zabrania, do lokali nie ma zastosowania. Zgodę można dać z góry w umowie. Wzór ma dwa warianty: każdorazowa pisemna zgoda albo zgoda ogólna z obowiązkiem zawiadomienia wynajmującego. Podnajem kończy się najpóźniej razem z najmem (art. 668 § 2 KC).

Porządek domowy. Najemca lokalu musi przestrzegać porządku domowego i liczyć się z potrzebami sąsiadów (art. 683 KC). Jeśli narusza go rażąco lub uporczywie, np. lokal gastronomiczny regularnie zakłóca ciszę nocną mieszkańcom, wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów (art. 685 KC).

§ 9 Prace adaptacyjne, ulepszenia i szyld

Kawiarnia potrzebuje wentylacji, gabinet ścianek działowych, sklep witryny. Kto za to płaci i co się dzieje z ulepszeniami po zakończeniu najmu? Jeśli umowa milczy, wynajmujący wybiera: zatrzymuje ulepszenia za zapłatą ich wartości z chwili zwrotu albo żąda przywrócenia stanu poprzedniego (art. 676 KC). Dla najemcy to ryzyko, bo decyzja zapada dopiero na końcu najmu. Wzór pozwala ustalić to od razu:

• wynajmujący zatrzymuje ulepszenia bez zapłaty, np. w zamian za okres bezczynszowy albo niższy czynsz,
• wynajmujący płaci ich wartość z chwili zwrotu,
• najemca przywraca stan poprzedni, z wyjątkami, które wpiszecie.

Najemca rozlicza wydatki na przebudowę cudzego lokalu jako inwestycję w obcym środku trwałym i amortyzuje je w kosztach swojej firmy.

Szyld lub reklama na elewacji wymagają zwykle zgody wspólnoty albo zarządcy budynku, a w gminach, które przyjęły uchwałę krajobrazową, także zgodności z jej zasadami. Wzór zobowiązuje najemcę do usunięcia szyldu i naprawy elewacji przy zwrocie lokalu.

§ 10 Rozwiązanie umowy

To najważniejszy paragraf wzoru, zwłaszcza przy umowie na czas oznaczony. Wyjaśniamy go w części o wypowiedzeniu umowy najmu lokalu użytkowego.

§ 11 Zwrot lokalu

Po zakończeniu najmu najemca opróżnia lokal, oddaje klucze, a strony podpisują protokół. Najemca nie odpowiada za zużycie wynikające z prawidłowego używania (art. 675 § 1 KC). Wzór dodaje dwa obowiązki ważne przy najmie firmowym: zmianę adresu w rejestrach w ciągu 14 dni i karę umowną za każdy dzień zwłoki w oddaniu lokalu. Jej wysokość wpisujecie sami. Kara umowna nie wyklucza dochodzenia wyższego odszkodowania, bo wzór to zastrzega.

Warto też pamiętać o ustawowym zastawie. Na rzeczach ruchomych najemcy wniesionych do lokalu wynajmujący ma z mocy prawa zastaw na zabezpieczenie czynszu i opłat zaległych nie dłużej niż rok (art. 670 KC). Może sprzeciwić się ich zabraniu, dopóki zaległości nie zostaną zapłacone albo zabezpieczone (art. 671 KC).

Nie zwlekaj z rozliczeniem. Roszczenia wynajmującego o naprawienie szkody w lokalu, a także roszczenia najemcy o zwrot nakładów i nadpłaconego czynszu przedawniają się z upływem roku od zwrotu lokalu (art. 677 KC).

Przykład wypełnionej umowy najmu lokalu użytkowego

Tak pani Anna i pan Tomasz z naszego przykładu wypełnili wzór. Dane są fikcyjne.

Tak brzmi uzupełniony § 4 ust. 1 i ust. 5:

1. Czynsz najmu wynosi 5 400 zł netto (słownie: pięć tysięcy czterysta złotych) miesięcznie.

2. Czynsz będzie co roku, od 1 marca, począwszy od 2028 r., podwyższany o średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych za poprzedni rok kalendarzowy, ogłoszony przez Prezesa GUS. (…) Przy ujemnym wskaźniku czynsz się nie zmienia.

Umowa na czas określony czy nieokreślony?

W Kodeksie cywilnym mówi się o czasie „oznaczonym” i „nieoznaczonym”, w praktyce o określonym i nieokreślonym. Przy lokalu użytkowym wybór ma większe znaczenie niż przy mieszkaniu, bo ustawa nie chroni żadnej ze stron przed szybkim wypowiedzeniem.

Pan Tomasz z naszego przykładu wyda na zaplecze kilkadziesiąt tysięcy złotych. Przy umowie bezterminowej właścicielka mogłaby ją zakończyć bez podania przyczyny, z trzymiesięcznym wyprzedzeniem. Dlatego wybrali 5 lat z opcją przedłużenia, a pan Tomasz zabezpieczył się jeszcze datą pewną.

Trzymiesięczny termin z art. 688 KC umowa może wydłużyć, ale nie skrócić. Sądy stosują go także do lokali użytkowych, np. Sąd Okręgowy w Częstochowie przy najmie sklepu (wyrok z 14 czerwca 2016 r., VI Ca 348/16). Zapis „miesięczne wypowiedzenie” w umowie bezterminowej jest więc nieskuteczny. Jeśli najemca dużo inwestuje w lokal, a mimo to wybieracie czas nieoznaczony, wpiszcie dłuższy termin, np. 6 miesięcy.

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego: terminy i przyczyny

Przy umowie na czas oznaczony wypadki wypowiedzenia trzeba wpisać do umowy. Nie trzeba ich wyliczać wyczerpująco. Sąd Najwyższy w uzasadnieniu uchwały 7 sędziów z 21 grudnia 2007 r. (III CZP 74/07) uznał, że wystarczy nawet ogólne określenie, np. „z ważnych powodów”. Nie wystarczy natomiast postanowienie, które pozwala wypowiedzieć umowę w każdym czasie, bez żadnej przyczyny. Nasz wzór wymienia więc konkretne sytuacje po obu stronach i zostawia miejsce na własną.

Zaległości w czynszu: dwa pisma, nie jedno. Wynajmujący lokalu nie może wypowiedzieć umowy od razu, gdy najemca spóźnia się z płatnością. Musi poczekać, aż zwłoka obejmie co najmniej dwa pełne okresy płatności, a potem wysłać pismo, w którym uprzedza o zamiarze wypowiedzenia i daje dodatkowy, miesięczny termin na zapłatę zaległego czynszu. Dopiero gdy ten termin minie bez zapłaty, składa wypowiedzenie bez zachowania terminu (art. 687 KC). Nasz wzór wypowiedzenia ma pole, w którym wskazujesz datę pisma z uprzedzeniem.

Wypowiedzenie składa się na piśmie z własnoręcznym albo kwalifikowanym elektronicznym podpisem. Najlepiej wręczyć je za potwierdzeniem odbioru albo wysłać listem poleconym. Skutek następuje, gdy adresat mógł zapoznać się z pismem (art. 61 KC). Od tego dnia liczysz termin.

Co, jeśli najemca nie wyda lokalu?

Wynajmujący nie może usunąć najemcy na własną rękę, np. wymieniając zamki, zabierając rzeczy albo odcinając prąd. To samowolne naruszenie posiadania, a najemca może w sądzie żądać przywrócenia stanu poprzedniego (art. 344 KC). Przepis karny o uporczywym utrudnianiu korzystania z lokalu (art. 191 § 1a Kodeksu karnego) chroni wprawdzie tylko lokale mieszkalne, ale najemca sklepu czy biura może też korzystać z przepisów o ochronie własności (art. 690 KC).

Drogą jest pozew o wydanie lokalu, a po wyroku egzekucja komornicza. Przy lokalu użytkowym sąd nie bada prawa do lokalu socjalnego i nie obowiązuje ochrona zimowa, ale proces trwa zwykle wiele miesięcy. Za ten czas wynajmujący może żądać wynagrodzenia za bezumowne korzystanie z lokalu (art. 224–225 KC) albo kary umownej z § 11 wzoru.

Szybciej działa akt notarialny, w którym najemca poddał się egzekucji co do wydania lokalu. Wynajmujący składa wtedy tylko wniosek o nadanie klauzuli wykonalności, a sąd rozpatruje go bez rozprawy. Przy umowie na czas oznaczony najprościej wpisać w akcie konkretną datę wydania lokalu, np. 7 dni po końcu umowy. Gdy obowiązek zależy od zdarzenia, np. wypowiedzenia, wierzyciel musi je wykazać dokumentem, który zaakceptuje sąd (art. 786 KPC). Te szczegóły ustalcie z notariuszem.

Kaucja, gwarancja i akt notarialny: jak zabezpieczyć najem

Przy lokalu użytkowym nie ma ustawowego limitu kaucji ani ustawowych zasad jej zwrotu. Wszystko zależy od umowy. Tak wyglądają najczęstsze zabezpieczenia:

Kilka zasad dotyczących kaucji, które wpisaliśmy do wzoru:

• Kwota i forma. Wpisz kwotę i krotność czynszu. Najbezpieczniej przyjąć kaucję przelewem. Przy gotówce wynajmujący kwituje ją pod umową.
• Uzupełnienie. Jeśli wynajmujący pokryje z kaucji zaległość w trakcie najmu, najemca uzupełnia ją w 14 dni.
• Zwrot. Termin wpisujecie sami, np. 30 dni od zwrotu lokalu. Wynajmujący potrąca zaległy czynsz, opłaty, koszty napraw ponad zwykłe zużycie i koszty przywrócenia stanu poprzedniego, jeśli najemca był do tego obowiązany.
• Oprocentowanie. Przy mieszkaniu kaucję zwraca się zwaloryzowaną. Przy lokalu użytkowym decyduje umowa, a wzór przewiduje, że kaucja nie jest oprocentowana.
• Podatki. Kaucja zwrotna nie jest przychodem wynajmującego ani zapłatą, od której nalicza się VAT. Przychodem staje się ta część, którą wynajmujący zatrzyma na poczet czynszu lub szkód.

Ile kosztuje akt notarialny o poddaniu się egzekucji?

Rozporządzenie o taksie notarialnej nie ma osobnej stawki za poddanie się egzekucji. Za taki akt notariusz pobiera taksę według ogólnej skali z § 3, od wartości podanej w akcie (§ 2 i § 5 rozporządzenia):

Jeśli akt obejmuje też obowiązek wydania lokalu, do kwoty dolicza się wartość, jaką strony podadzą dla tego obowiązku (§ 11 ust. 2). Do tego dochodzą wypisy aktu, po 6 zł netto za każdą stronę (§ 12). To stawki maksymalne, więc warto zapytać o cenę w kilku kancelariach. Kwotę dla swojej sytuacji policzysz w kalkulatorze taksy notarialnej, a o samej instytucji piszemy w artykule o windykacji z pomocą notariusza.

Nie myl tego z najmem okazjonalnym mieszkania, przy którym taksa za oświadczenie najemcy jest ustawowo ograniczona do 1/10 minimalnego wynagrodzenia (480,60 zł netto w 2026 r.). To ograniczenie nie dotyczy lokali użytkowych.

Waloryzacja i podwyżka czynszu

Umowy na lokale użytkowe zawiera się zwykle na kilka lat, więc bez mechanizmu waloryzacji czynszu wynajmujący traci na inflacji. Są trzy sposoby na zmianę czynszu:

1. Klauzula waloryzacyjna. Strony mogą zastrzec, że czynsz zmienia się według innego miernika niż pieniądz (art. 358¹ § 2 KC), najczęściej według średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanego przez Prezesa GUS. Sądy przyjmują, że taka klauzula działa automatycznie i nie wymaga ani aneksu, ani wypowiedzenia wysokości czynszu (np. wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 29 maja 2013 r., V ACa 163/13). Przykład: przy wskaźniku 104,0, czyli wzroście cen o 4%, czynsz 5 400 zł rośnie do 5 616 zł.
2. Aneks. Każdą zmianę czynszu strony mogą uzgodnić w aneksie. Nasz wzór aneksu ma na to gotowy punkt.
3. Wypowiedzenie wysokości czynszu. Wynajmujący może podwyższyć czynsz, wypowiadając dotychczasową wysokość najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego (art. 685¹ KC). Ten przepis nie jest jednak obowiązkowy. Umowa może go wyłączyć, np. zastrzegając, że poza waloryzacją czynsz zmienia się tylko aneksem (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 21 sierpnia 2014 r., I ACa 654/14). Tak działa pierwszy wariant § 4 ust. 6 naszego wzoru, korzystny dla najemcy. Drugi wariant zachowuje prawo wynajmującego do podwyżki, ale ogranicza jej częstotliwość.

Czynsz za biura, zwłaszcza w nowoczesnych budynkach, bywa ustalany w euro. To dopuszczalne. Jeśli umowa nie zastrzega zapłaty wyłącznie w euro, najemca może zapłacić w złotych po średnim kursie NBP z dnia wymagalności czynszu (art. 358 § 1 i 2 KC). Inny kurs, np. sprzedaży w banku wynajmującego, trzeba wpisać do umowy.

Najem lokalu użytkowego a podatki: VAT, PIT i podatek od nieruchomości

Podatek dochodowy. Osoba, która wynajmuje lokal poza działalnością gospodarczą, rozlicza najem prywatny wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, bez odliczania kosztów. Stawki wynoszą 8,5% do 100 000 zł przychodu w roku i 12,5% od nadwyżki (art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy o ryczałcie). Ryczałt wpłaca się co miesiąc do 20. dnia następnego miesiąca, a zeznanie PIT-28 składa od 15 lutego do 30 kwietnia. Jeśli z umowy wynika, że media opłaca najemca, zwracane przez niego kwoty nie są przychodem wynajmującego. Szczegóły opisujemy w artykule o podatku od wynajmu.

VAT. Najem lokalu użytkowego jest opodatkowany stawką 23%. Zwolnienie z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT obejmuje tylko najem na cele mieszkaniowe. Osoba prywatna, która wynajmuje lokal, też jest podatnikiem VAT, ale może korzystać ze zwolnienia podmiotowego, dopóki wartość jej sprzedaży w roku nie przekroczy 240 000 zł. Od 1 stycznia 2026 r. limit wzrósł z 200 000 zł (art. 113 ust. 1). Czynsz pani Anny z opłatami, ok. 69 000 zł rocznie, mieści się w limicie.

Ze zwolnienia można zrezygnować i zarejestrować się jako czynny podatnik VAT. Opłaca się to zwykle wtedy, gdy najemca sam odlicza VAT, a wynajmujący ma wydatki z VAT, np. na remont lokalu. Wtedy doliczony do czynszu podatek nie jest dla najemcy kosztem.

Faktury w KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. faktury dla firm wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur. Dotyczy to także wynajmującego zwolnionego z VAT, jeśli wystawia faktury, np. na żądanie najemcy. Do końca 2026 r. można je wystawiać poza KSeF, dopóki suma faktur w miesiącu nie przekroczy 10 000 zł brutto. Kary za wystawianie faktur poza systemem obowiązują od 2027 r. Szczegóły są na stronie Ministerstwa Finansów o KSeF.

Podatek od nieruchomości. Podatek płaci właściciel lokalu, także gdy wynajmuje go firmie. Jeśli najemca prowadzi w lokalu działalność gospodarczą, lokal opodatkowuje się według stawki dla budynków związanych z działalnością gospodarczą (art. 1a ust. 1 pkt 3 i art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy o podatkach i opłatach lokalnych). W 2026 r. gmina może pobrać najwyżej 35,53 zł za m² powierzchni użytkowej rocznie, a przy mieszkaniu najwyżej 1,25 zł za m². Za lokal pani Anny (45 m²) to do 1 598,85 zł rocznie. Liczy się faktyczne prowadzenie działalności w lokalu, a nie sam status najemcy jako przedsiębiorcy (wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 24 lutego 2021 r., SK 39/19).

Po wydaniu lokalu najemcy złóż w gminie korektę informacji o nieruchomościach, w ciągu 14 dni. Wyjątek od zasady, że płaci właściciel: najemca lokalu gminnego albo należącego do Skarbu Państwa sam jest podatnikiem (art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy).

Sprzedaż lokalu w trakcie najmu: data pewna i księga wieczysta

Sprzedaż lokalu nie kończy najmu. Nabywca wstępuje w umowę na miejsce sprzedającego, ale może ją wypowiedzieć z zachowaniem terminów ustawowych, czyli przy czynszu miesięcznym z miesięcznym wypowiedzeniem (art. 678 § 1 KC). Dla najemcy, który zainwestował w lokal, to poważne ryzyko.

Nabywca nie może tego zrobić, gdy spełnione są łącznie trzy warunki (art. 678 § 2 KC):

1. umowa jest zawarta na czas oznaczony,
2. ma formę pisemną z datą pewną,
3. lokal został już wydany najemcy.

Wyjątek: umowa może przewidywać wypowiedzenie na wypadek sprzedaży lokalu. Jeśli nabywca wypowie najem, sprzedający musi naprawić szkodę, którą najemca poniósł przez przedwczesne zakończenie umowy (art. 679 KC).

Jak uzyskać datę pewną? Najprościej u notariusza. Poświadczy on datę okazania umowy, a taka wzmianka jest skuteczna także wobec osób, które nie podpisały umowy (art. 81 KC). Taksa wynosi najwyżej 6 zł netto za stronę, czyli przy 9-stronicowej umowie 54 zł netto (66,42 zł z VAT). Datę pewną ma też umowa podpisana elektronicznie, jeśli opatrzono ją kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu (art. 7 ustawy o usługach zaufania). Więcej o tej czynności przeczytasz w artykule o poświadczeniu dokumentów u notariusza.

Wpis najmu do księgi wieczystej. Najemca może też ujawnić najem w dziale III księgi wieczystej lokalu (art. 16 ust. 2 pkt 1 ustawy o księgach wieczystych i hipotece). Ujawniony najem jest skuteczny wobec każdego, kto później nabędzie prawo do lokalu (art. 17). Do wniosku dołącza się umowę albo oświadczenie wynajmującego z podpisem poświadczonym notarialnie (art. 31 ust. 1). Opłata sądowa wynosi 150 zł (art. 43 pkt 3 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych). Taksa za poświadczenie podpisu na umowie to najwyżej 1/10 taksy od jej wartości, nie więcej niż 300 zł netto (§ 13 pkt 1 lit. a rozporządzenia). O działach księgi i wnioskach piszemy w artykule o księdze wieczystej.

Ani data pewna, ani wpis nie chronią w pełni przed licytacją komorniczą. Nabywca lokalu z licytacji ma szersze prawo wypowiedzenia najmu niż zwykły kupujący (art. 1002 Kodeksu postępowania cywilnego).

Najem, podnajem, dzierżawa czy użyczenie lokalu?

Dzierżawę opisujemy w artykule o umowie dzierżawy u notariusza. Jeśli wynajmujesz pokój albo mieszkanie, skorzystaj z wzoru umowy najmu pokoju, bo tam obowiązuje ochrona lokatorów.

Nasz wzór nie jest przeznaczony do najmu lokalu od gminy. Takie lokale wynajmuje się zwykle w przetargu na warunkach określonych przez gminę.

Najczęstsze błędy w umowach najmu lokalu użytkowego

• Umowa na czas oznaczony bez wypadków wypowiedzenia. Żadna strona nie zakończy jej przed terminem, nawet gdy biznes najemcy upadnie.
• Wypowiedzenie „w każdym czasie” w umowie terminowej. Takie postanowienie nie spełnia wymogu art. 673 § 3 KC, więc strona, która na nim polega, może zostać z umową do końca.
• Miesięczne wypowiedzenie w umowie bezterminowej. Przy czynszu płatnym co miesiąc obowiązują co najmniej 3 miesiące (art. 688 KC), a krótszego terminu sądy nie uznają.
• Podnajem bez uregulowania. Najemca lokalu potrzebuje zgody wynajmującego (art. 688² KC). Jeśli planuje dzielić lokal, zgoda powinna być w umowie.
• Brak celu najmu i zakazu zamieszkiwania. Jeśli ktoś zamieszka w lokalu, może powołać się na ochronę lokatorską.
• Czynsz bez informacji o VAT. Kwota bez dopisku „netto” lub „brutto” rodzi spór, gdy wynajmujący straci zwolnienie.
• Brak waloryzacji w umowie na kilka lat. Bez niej zmiana czynszu wymaga aneksu albo wypowiedzenia jego wysokości.
• Przebudowa bez ustaleń o ulepszeniach. Na koniec najmu wynajmujący wybiera, czy zapłaci za ulepszenia, czy każe przywrócić stan poprzedni (art. 676 KC).
• Wypowiedzenie za zaległości bez uprzedzenia. Przy lokalu trzeba najpierw pisemnie uprzedzić najemcę i dać mu dodatkowy miesiąc na zapłatę (art. 687 KC).
• Milczące przedłużenie. Najemca zostaje po terminie, wynajmujący przyjmuje czynsz, a najem staje się bezterminowy (art. 674 KC).
• Umowa podpisana przez osobę bez umocowania. Za spółkę podpisuje zarząd według KRS albo pełnomocnik z pełnomocnictwem.
• Brak daty pewnej. Po sprzedaży lokalu nowy właściciel może wypowiedzieć umowę terminową z zachowaniem terminów ustawowych.
• Wymiana zamków zamiast pozwu. To samowolne naruszenie posiadania, za które wynajmujący odpowiada.
• Brak protokołu i zdjęć. Spór o kaucję i ulepszenia zamienia się w słowo przeciwko słowu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy wzór umowy najmu lokalu użytkowego jest darmowy?

Tak. Umowę, protokół zdawczo-odbiorczy, aneks i wypowiedzenie pobierzesz bezpłatnie i bez rejestracji, w formacie Word (DOCX) i PDF. Wzór ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej przy nietypowej transakcji, np. najmie całego budynku albo lokalu w galerii handlowej.

Czy umowa najmu lokalu użytkowego musi być zawarta u notariusza?

Nie. Umowę podpisujecie sami. Notariusz przydaje się w trzech sytuacjach: gdy najemca poddaje się egzekucji aktem notarialnym (art. 777 KPC), gdy chcecie nadać umowie datę pewną i gdy najem ma być wpisany do księgi wieczystej, bo wtedy podpis wynajmującego musi być notarialnie poświadczony.

Jaki jest okres wypowiedzenia umowy najmu lokalu użytkowego?

Przy umowie na czas nieoznaczony i czynszu płatnym co miesiąc: najpóźniej na 3 miesiące naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego (art. 688 KC). Przepis dotyczy każdego lokalu, także użytkowego. Umowa może ten termin wydłużyć, ale według sądów nie może go skrócić. Gdy czynsz płaci się rzadziej, np. kwartalnie, obowiązuje termin z umowy, a gdy go nie ma, 3 miesiące na koniec kwartału (art. 673 § 2 KC). Umowę na czas oznaczony wypowiada się tylko w wypadkach wpisanych do umowy.

Czy można wypowiedzieć umowę najmu lokalu użytkowego zawartą na czas określony?

Tak, ale tylko w wypadkach wpisanych do umowy (art. 673 § 3 KC) albo z przyczyn ustawowych: przy zaległości w czynszu za dwa okresy, używaniu lokalu niezgodnie z umową, rażącym naruszaniu porządku domowego lub przy wadach lokalu. Poza tym strony mogą w każdej chwili rozwiązać umowę za porozumieniem.

Ile może wynosić kaucja za lokal użytkowy?

Przepisy nie ograniczają kaucji przy lokalu użytkowym. Limit 12-krotności czynszu dotyczy tylko mieszkań. W praktyce kaucja wynosi zwykle 1–3 miesięczne czynsze brutto z opłatami. Termin zwrotu i zasady potrąceń wpisuje się do umowy.

Czy najem lokalu użytkowego podlega VAT?

Tak, stawka wynosi 23%. Zwolnienie z VAT dla najmu na cele mieszkaniowe nie obejmuje lokali użytkowych. Wynajmujący, także osoba prywatna, może jednak korzystać ze zwolnienia podmiotowego, dopóki jego sprzedaż w roku nie przekroczy 240 000 zł.

Czy osoba prywatna może wynająć lokal użytkowy bez zakładania firmy?

Tak. To najem prywatny, od którego płaci się ryczałt: 8,5% przychodu do 100 000 zł w roku i 12,5% od nadwyżki. Wynajmujący nie musi rejestrować działalności gospodarczej, ale sprawdza, czy nie przekroczył limitu zwolnienia z VAT.

Czy wynajmujący może podnieść czynsz w trakcie umowy?

Tak: zgodnie z klauzulą waloryzacyjną, na podstawie aneksu albo przez wypowiedzenie wysokości czynszu najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca (art. 685¹ KC). Ten ostatni sposób umowa może wyłączyć i wtedy, poza waloryzacją, podwyżka wymaga aneksu.

Czy najemca lokalu użytkowego może go podnająć?

Tylko za zgodą wynajmującego (art. 688² KC). Przepis dotyczy każdego lokalu, nie tylko mieszkań. Zgodę można dać z góry w umowie. Nasz wzór ma na to wariant w § 8 ust. 4.

Kto płaci podatek od nieruchomości za wynajmowany lokal?

Właściciel. Jeśli najemca prowadzi w lokalu działalność gospodarczą, podatek liczy się według najwyższej stawki, dla budynków związanych z działalnością (w 2026 r. najwyżej 35,53 zł za m²). Strony mogą umówić się, że najemca zwraca ten podatek wynajmującemu. Wzór ma na to osobny wariant w § 5.

Czy ustawa o ochronie praw lokatorów dotyczy najmu lokalu użytkowego?

Co do zasady nie. Ustawa chroni najemców lokali służących zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych, a spośród lokali niemieszkalnych tylko pracownie twórców działających w dziedzinie kultury i sztuki (art. 2 ust. 1 pkt 4 u.o.p.l.). Przy najmie sklepu, biura czy gabinetu obowiązują przepisy Kodeksu cywilnego i postanowienia umowy.

Czy umowę najmu lokalu użytkowego trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?

Samej umowy nie zgłasza się do urzędu skarbowego. Wynajmujący wpłaca natomiast ryczałt lub podatek w ramach firmy, a jeśli jest czynnym podatnikiem VAT, wystawia faktury. Zgłoszenia w 14 dni wymaga tylko najem okazjonalny mieszkania.

Podstawa prawna i źródła

• Kodeks cywilny:
• art. 659–692 o najmie, w tym art. 660, 661, 662, 663, 664, 667, 668, 669, 670, 671, 673, 674, 675, 676, 677, 678, 679, 680, 681, 682, 683, 685, 685¹, 687, 688, 688² i 690 (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795),
• art. 693 i 704 (dzierżawa), art. 710 (użyczenie),
• art. 61, 76, 78, 78¹ i 81 (doręczenie, forma, data pewna), art. 344 (ochrona posiadania), art. 358 i 358¹ (waluta i waloryzacja).
• Kodeks postępowania cywilnego: art. 777 (akt notarialny jako tytuł egzekucyjny), art. 786 (klauzula wykonalności przy zdarzeniu), art. 1002 (najem po licytacji).
• Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego: art. 2 ust. 1 pkt 4 (definicja lokalu).
• Kodeks karny: art. 191 § 1a.
• Ustawa o podatku od towarów i usług: art. 43 ust. 1 pkt 36, art. 113 (limit 240 000 zł od 1.01.2026 r., Dz.U. 2025 poz. 896); zasady KSeF: ksef.podatki.gov.pl.
• Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym: art. 12 i 21.
• Ustawa o podatkach i opłatach lokalnych: art. 1a, 3, 5 i 6; stawki maksymalne na 2026 r.: obwieszczenie Ministra Finansów i Gospodarki, M.P. 2025 poz. 726.
• Ustawa o księgach wieczystych i hipotece: art. 16 ust. 2 pkt 1, art. 17 i 31.
• Ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych: art. 43.
• Ustawa o charakterystyce energetycznej budynków: art. 3, 11 i 41.
• Prawo budowlane: art. 71 (zmiana sposobu użytkowania).
• Prawo o notariacie: art. 99 (poświadczenie daty okazania dokumentu).
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1566): § 2, 3, 5, 11, 12 i 13.
• Ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej: art. 7 (kwalifikowany znacznik czasu a data pewna).
• Orzecznictwo:
• uchwała 7 sędziów SN z 21.12.2007 r., III CZP 74/07 (wypowiedzenie umowy na czas oznaczony),
• wyrok SO w Częstochowie z 14.06.2016 r., VI Ca 348/16 (art. 688 KC przy najmie lokalu użytkowego),
• wyrok SA w Katowicach z 29.05.2013 r., V ACa 163/13, i wyrok SA w Warszawie z 21.08.2014 r., I ACa 654/14 (klauzula waloryzacyjna a art. 685¹ KC),
• wyrok TSUE z 16.04.2015 r., C-42/14 (media przy najmie a VAT),
• wyrok TK z 24.02.2021 r., SK 39/19 (podatek od nieruchomości a działalność gospodarcza).
• Czynsze biurowe: raport REDD „Rynek biurowy w Polsce – I półrocze 2026”.

Potrzebujesz notariusza do aktu o poddaniu się egzekucji albo daty pewnej? W wyszukiwarce notariuszy w Warszawie sprawdzisz opinie i zapytasz kilka kancelarii o koszt.