Wzór umowy najmu pokoju — do pobrania w Word i PDF, z omówieniem każdego paragrafu

Pani Ewa ma trzypokojowe mieszkanie na warszawskim Mokotowie. Od października chce wynająć jeden pokój studentce, a w pozostałych mieszkać sama. Zastanawia się, jak spisać umowę, żeby w razie kłopotów móc ją zakończyć, ile może wziąć kaucji i czy od czynszu zapłaci podatek. Przyszła najemczyni ma własne pytania: czy właścicielka może wchodzić do pokoju pod jej nieobecność i czy da się zameldować.

W tym poradniku znajdziesz bezpłatny wzór umowy najmu pokoju i dwa dokumenty, które przydają się w praktyce: protokół zdawczo-odbiorczy i wypowiedzenie umowy. Pobierzesz je bez rejestracji i bez podawania e-maila, w formacie Word do edycji i PDF do druku. Niżej objaśniamy każdy paragraf wzoru, pokazujemy przykład wypełnienia i zbieramy zasady, które obowiązują wynajmującego i najemcę według stanu prawnego na 22 września 2026 r.

Stawka jest spora. Według danych Otodom z końca lipca 2026 r. za pokój płaciło się średnio 1 306 zł w Warszawie, 1 242 zł w Krakowie, 1 241 zł w Gdańsku i 1 198 zł we Wrocławiu. Przy takich kwotach spór o jedną kaucję czy dwa miesiące wypowiedzenia to kilka tysięcy złotych.

Co zawiera wzór: umowa, protokół i wypowiedzenie

W pliku Word pola wyboru ☐ zaznaczysz kliknięciem, a niepotrzebne warianty usuniesz. Plik PDF wydrukujesz i wypełnisz długopisem. Każdy dokument kończy się stroną wskazówek, której się nie podpisuje ani nie wysyła.

Jak skorzystać ze wzoru w trzech krokach:

1. Pobierz i wypełnij umowę. Wpisz dane stron, opis pokoju, czynsz i kaucję. Zaznacz warianty: czas oznaczony lub nieoznaczony, sposób rozliczania mediów, zasady dotyczące gości, zwierząt i palenia.
2. Spiszcie protokół. W dniu przekazania kluczy obejrzyjcie razem pokój, zróbcie zdjęcia i wpiszcie stan wyposażenia oraz liczników.
3. Podpiszcie dwa egzemplarze. Każda strona zatrzymuje jeden. Kaucję najlepiej przyjąć przelewem albo pokwitować pod umową.

Najem pokoju w pigułce: najważniejsze zasady w 2026 r.

Skrót u.o.p.l. oznacza ustawę o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, a KC — Kodeks cywilny.

Czy umowa najmu pokoju musi być pisemna?

Najem pokoju to zwykła umowa najmu z Kodeksu cywilnego: wynajmujący oddaje pokój do używania, a najemca płaci czynsz (art. 659 KC). Przepisy nie wymagają do jej ważności żadnej szczególnej formy, więc ważna jest nawet umowa zawarta ustnie. Są jednak dwa dobre powody, żeby ją spisać.

Pierwszy to art. 660 KC. Najem pomieszczenia na dłużej niż rok powinien być zawarty na piśmie. Jeśli nie jest, umowa nie staje się nieważna, tylko uważa się ją za zawartą na czas nieoznaczony. Umówiliście się ustnie na dwa lata? W świetle prawa to najem bezterminowy, który można wypowiedzieć.

Drugi powód to dowody. Bez pisma trudno wykazać, ile wynosiła kaucja, jak mieliście rozliczać media i w jakim stanie był pokój w dniu wprowadzenia się.

Forma pisemna oznacza własnoręczne podpisy obu stron albo kwalifikowane podpisy elektroniczne (art. 78 i 78¹ KC). Skan podpisanej umowy przesłany e-mailem to tylko forma dokumentowa. Wystarczy jako dowód, ale nie tam, gdzie przepis wymaga pisma pod rygorem nieważności, czyli przy wypowiedzeniu umowy przez wynajmującego i przy najmie okazjonalnym.

Czy ustawa o ochronie praw lokatorów dotyczy najmu pokoju?

Tak, i to jest najważniejsza informacja dla właściciela. Ustawa chroni „lokatora”, czyli najemcę lokalu służącego zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych (art. 2 ust. 1 u.o.p.l.). Wyłącza tylko pomieszczenia do krótkotrwałego pobytu, np. hotele, internaty czy pensjonaty. Nie ma w niej wyjątku dla pokoju ani dla mieszkania, w którym mieszka też właściciel.

Sądy i komentatorzy przyjmują więc, że najemca pokoju korzysta z ochrony lokatorskiej. Sąd Okręgowy w Lublinie uznał tak nawet przy najmie miejsca w dużym pokoju (wyrok z 5 października 2017 r., II Ca 302/17). Postanowienia umowy, które pozwalały właścicielowi wypowiedzieć ją z innych przyczyn niż ustawowe, sąd uznał za nieważne.

W praktyce oznacza to cztery rzeczy:

• wynajmujący wypowiada umowę tylko z przyczyn z art. 11 u.o.p.l.,
• podwyżki czynszu podlegają rygorom art. 8a u.o.p.l.,
• kaucja ma ustawowy limit i zasady zwrotu,
• eksmisja wymaga wyroku, a w niektórych przypadkach sąd bada prawo do lokalu socjalnego.

Nasz wzór jest napisany tak, żeby mieścił się w tych granicach.

Co musi zawierać umowa najmu pokoju?

Do zawarcia umowy wystarczą trzy elementy: strony, określenie pokoju i czynsz. W sprawach, których umowa nie reguluje, stosuje się przepisy. Dobrze napisana umowa rozstrzyga jednak z góry wszystko, o co współlokatorzy spierają się najczęściej. W naszym wzorze znajdziesz:

• dane stron: imiona i nazwiska, adresy, numery PESEL i dokumentów tożsamości, telefon i e-mail,
• opis pokoju: adres mieszkania, powierzchnię i położenie pokoju (np. „pierwszy po prawej od wejścia”),
• części wspólne, z których najemca może korzystać: kuchnię, łazienkę, pralkę, balkon, internet,
• czas trwania umowy: oznaczony albo nieoznaczony,
• czynsz, termin i sposób zapłaty,
• sposób rozliczania mediów, w jednym z trzech wariantów,
• kaucję i zasady jej zwrotu,
• zasady wspólnego mieszkania: ciszę nocną, gości, zwierzęta, palenie, sprzątanie,
• wypadki, w których można wypowiedzieć umowę, co jest kluczowe przy umowie na czas oznaczony,
• protokół zdawczo-odbiorczy jako załącznik.

Wzór umowy najmu pokoju krok po kroku: co wpisać w każdym paragrafie

§ 1 Przedmiot najmu: jak opisać pokój

Opisz pokój tak, żeby nikt nie miał wątpliwości, o które pomieszczenie chodzi: podaj powierzchnię i położenie, a jeśli wynajmujesz kilka pokoi, ponumeruj drzwi. W osobnym punkcie wymień części wspólne, z których najemca może korzystać. Pozostałe pomieszczenia, np. pokój właściciela, nie są objęte najmem.

We wzorze wskazujesz też, kto jeszcze mieszka w mieszkaniu i czy najemca może zamieszkać z drugą osobą. To ważne, bo za czynsz i opłaty solidarnie z najemcą odpowiadają stale mieszkające z nim osoby pełnoletnie, np. partner (art. 688¹ KC). Odpowiadają jednak tylko za okres, w którym u niego mieszkały.

§ 2 Oświadczenia: czy możesz wynająć pokój i czyja zgoda jest potrzebna

Wynajmujący oświadcza, że może oddać pokój w najem. Zanim podpiszesz umowę, sprawdź, czy nie potrzebujesz czyjejś zgody:

Szczególnie uważaj przy mieszkaniu kupionym z „Bezpiecznym kredytem 2%”. Wynajęcie mieszkania lub jego części w okresie dopłat powoduje ich utratę od końca miesiąca, w którym to nastąpiło (art. 9b ust. 12 ustawy o rodzinnym kredycie mieszkaniowym i bezpiecznym kredycie 2%).

§ 3 Czas trwania umowy

Wybierasz czas oznaczony (np. na rok akademicki) albo nieoznaczony. Od tego wyboru zależy, kiedy i jak strony mogą zakończyć najem. Różnice pokazujemy niżej, w części o czasie określonym i nieokreślonym.

§ 4 Czynsz i media

Wpisz kwotę czynszu słownie i cyfrowo, dzień płatności i numer rachunku. Jeśli nie określicie terminu, czynsz płaci się z góry do 10. dnia każdego miesiąca (art. 669 § 2 KC). Przelew z tytułem „czynsz za pokój – październik 2026” to najprostszy dowód zapłaty dla obu stron.

Oprócz czynszu wynajmujący może pobierać tylko opłaty za media dostarczane do lokalu: energię, ciepło, gaz, wodę, ścieki i odpady (art. 9 ust. 5 i 6 u.o.p.l.). Koszt internetu, sprzątania czy czynszu do wspólnoty najlepiej uwzględnić w samym czynszu. Media można rozliczać na trzy sposoby. Wzór ma wszystkie trzy warianty, zostawiasz jeden:

Przy mieszkaniu dzielonym z właścicielem albo z kilkoma najemcami najczęściej dzieli się koszty proporcjonalnie do liczby mieszkańców. Wpisz tę zasadę wprost, np. „1/3 kosztów” albo „proporcjonalnie do liczby osób”.

Wzór przewiduje też podwyżkę czynszu. Wynajmujący może podnieść czynsz tylko przez pisemne wypowiedzenie jego dotychczasowej wysokości, z co najmniej trzymiesięcznym terminem, na koniec miesiąca (art. 8a u.o.p.l.), i nie częściej niż co sześć miesięcy (art. 9 ust. 1b). Podwyżka nie wyższa niż średnioroczna inflacja z poprzedniego roku jest z mocy prawa uzasadniona. Wzrost cen mediów u dostawców nie jest podwyżką czynszu i tych rygorów nie wymaga.

§ 5 Kaucja

Kaucja zabezpiecza należności wynajmującego z tytułu najmu: zaległy czynsz, niezapłacone media i koszty naprawy szkód. We wzorze wpisujesz ją jako kwotę i jako krotność czynszu, bo od tej krotności zależy kwota zwrotu. Szczegóły w części o kaucji za pokój.

§ 6–8 Obowiązki stron i zasady wspólnego mieszkania

Wynajmujący ma wydać pokój w stanie przydatnym do mieszkania i utrzymywać go w takim stanie (art. 662 KC). Najemca pokrywa drobne naprawy, które art. 681 KC wymienia z nazwy: drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, podłóg i wewnętrznej strony drzwi wejściowych oraz drobne naprawy instalacji i urządzeń zapewniających światło, ogrzewanie, dopływ i odpływ wody.

Wzór reguluje też wchodzenie do pokoju. Wynajęty pokój jest miejscem zamieszkania najemcy. Na przegląd czy naprawę właściciel wchodzi po wcześniejszym uzgodnieniu terminu (art. 10 ust. 3 u.o.p.l.). Pod nieobecność najemcy może wejść tylko w razie awarii, która wywołała szkodę albo bezpośrednio jej grozi, i to w obecności policji lub straży gminnej (miejskiej), a gdy trzeba — także straży pożarnej (art. 10 ust. 1). Wejście do pokoju wbrew woli najemcy może być naruszeniem miru domowego (art. 193 Kodeksu karnego).

W § 8 ustalacie zasady wspólnego mieszkania: godziny ciszy nocnej, nocowanie gości, zwierzęta, palenie i sprzątanie części wspólnych. To postanowienia, o które najczęściej spierają się współlokatorzy, więc lepiej wpisać je konkretnie, np. „nocowanie gości do 4 nocy w miesiącu”, a nie „w rozsądnym zakresie”.

§ 9 Rozwiązanie umowy

To najważniejszy paragraf wzoru. Przy umowie na czas oznaczony tylko on pozwala zakończyć najem przed terminem. Szczegóły omawiamy w części o wypowiedzeniu umowy najmu pokoju.

§ 10 Zwrot pokoju i meldunek

Po zakończeniu najmu najemca opróżnia pokój i oddaje klucze, a strony podpisują protokół. Najemca nie odpowiada za zużycie wynikające z prawidłowego używania (art. 675 § 1 KC). Jeśli nie wyprowadzi się w terminie, co miesiąc płaci odszkodowanie za korzystanie z pokoju bez tytułu prawnego w wysokości czynszu, jaki właściciel mógłby uzyskać z najmu (art. 18 u.o.p.l.).

Wzór pozwala najemcy zameldować się w mieszkaniu i wyjaśnia, że meldunek nie daje prawa do pokoju. Więcej w części o meldunku w wynajmowanym pokoju.

Przykład wypełnionej umowy najmu pokoju

Tak pani Ewa z naszego przykładu wypełniła wzór dla studentki. Dane są fikcyjne.

Tak brzmi uzupełniony § 4 ust. 1 i 3:

1. Czynsz najmu wynosi 1 300 zł (słownie: jeden tysiąc trzysta złotych) miesięcznie i obejmuje także korzystanie z części Mieszkania i urządzeń wymienionych w § 1 ust. 3.

2. Czynsz i opłaty płatne są z góry do 10. dnia każdego miesiąca przelewem na rachunek nr 00 0000 0000 0000 0000 0000 0000. Za dzień zapłaty uważa się dzień uznania rachunku Wynajmującego. Czynsz za niepełny miesiąc oblicza się proporcjonalnie do liczby dni najmu.

Umowa na czas określony czy nieokreślony?

W przepisach mówi się o czasie „oznaczonym” i „nieoznaczonym”, w praktyce o określonym i nieokreślonym. Różnice są większe, niż się wydaje:

Dla właściciela umowa na czas oznaczony ma jedną ważną zaletę: kończy się sama. Przy umowie na czas nieoznaczony nie da się jej wypowiedzieć bez przyczyny. Jeśli chcesz po roku odzyskać pokój, podpisz umowę na rok i w razie potrzeby zawrzyjcie kolejną.

Dla najemcy, np. studenta, pułapką bywa umowa bezterminowa. Termin wypowiedzenia z art. 688 KC jest jednostronnie bezwzględnie obowiązujący: umowa może go wydłużyć, ale nie skrócić. Sąd Najwyższy przesądził to już w wyroku z 6 kwietnia 2000 r. (II CKN 264/00). Zapis „najemca może wypowiedzieć umowę z miesięcznym terminem” w umowie bezterminowej jest więc nieważny i obowiązują 3 miesiące. Jeśli zależy Ci na szybszym wyjściu, lepsza jest umowa na czas oznaczony z listą sytuacji, w których możesz ją wypowiedzieć z miesięcznym terminem. Tak działa nasz wzór.

Kaucja za pokój: ile może wynosić i kiedy trzeba ją zwrócić

• Wysokość: najwyżej dwunastokrotność miesięcznego czynszu z dnia zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 u.o.p.l.). Przy najmie okazjonalnym najwyżej sześciokrotność (art. 19a ust. 4). W praktyce za pokój bierze się zwykle kaucję równą jedno- lub dwumiesięcznemu czynszowi.
• Zwrot: w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia pokoju, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu (art. 6 ust. 4). Termin biegnie od wyprowadzki, nie od daty zakończenia umowy.
• Waloryzacja: kaucję zwraca się w kwocie równej czynszowi z dnia zwrotu pomnożonemu przez krotność przyjętą przy wpłacie, ale nie mniejszej niż wpłacona kwota (art. 6 ust. 3). Jeśli wziąłeś kaucję równą jednemu czynszowi, a potem podniosłeś czynsz z 1 300 do 1 400 zł, oddajesz 1 400 zł.
• Co można potrącić: zaległy czynsz, niezapłacone media i koszt naprawy uszkodzeń ponad zwykłe zużycie. Nie potrącisz kosztów normalnego zużycia pokoju, np. śladów użytkowania mebli po roku mieszkania.
• Dowody: potrącenie łatwo obronić, gdy uszkodzenie widać na zdjęciach i w protokole zdawczo-odbiorczym, a stan z dnia wprowadzenia się też był udokumentowany.
• Czego nie wpisywać: „kaucja bezzwrotna” czy „kaucja przepada przy wcześniejszej wyprowadzce” to nie kaucja, tylko ukryta kara. Kaucja zabezpiecza należności i podlega zwrotowi.

Kaucji nie wlicza się do przychodu z najmu, dopóki podlega zwrotowi. Przychodem staje się ta jej część, którą wynajmujący zatrzyma na pokrycie zaległego czynszu lub szkód.

Wypowiedzenie umowy najmu pokoju: terminy i przyczyny

Wynajmujący może wypowiedzieć najem z miesięcznym terminem, gdy najemca:

1. mimo pisemnego upomnienia używa pokoju niezgodnie z umową, niszczy go albo rażąco lub uporczywie narusza porządek domowy, utrudniając życie innym mieszkańcom,
2. zalega z czynszem lub opłatami za co najmniej trzy pełne okresy płatności, a wynajmujący uprzedził go na piśmie o zamiarze wypowiedzenia i wyznaczył dodatkowy, miesięczny termin do zapłaty,
3. wynajął, podnajął albo oddał pokój do używania innej osobie bez pisemnej zgody wynajmującego.

Art. 11 ust. 3–5 u.o.p.l. przewiduje kilka dalszych przyczyn z dłuższymi terminami, np. gdy najemca nie mieszka w lokalu dłużej niż 12 miesięcy albo gdy właściciel chce sam w nim zamieszkać. Tych przyczyn nie da się rozszerzyć umową na niekorzyść najemcy.

Przy umowie na czas oznaczony wypadki wypowiedzenia trzeba wpisać do umowy. Nie muszą być wyliczone co do joty, wystarczy ich ogólne wskazanie. Postanowienie pozwalające wypowiedzieć umowę „bez podania przyczyny” jest jednak nieważne. Tak orzekł Sąd Najwyższy w składzie 7 sędziów w uchwale z 21 grudnia 2007 r. (III CZP 74/07). Nasz wzór wymienia więc konkretne sytuacje po stronie najemcy i powtarza ustawowe przyczyny po stronie wynajmującego.

Wypowiedzenie złóż na piśmie z własnoręcznym podpisem: wręcz je za potwierdzeniem odbioru albo wyślij listem poleconym. Wypowiedzenie przez wynajmującego wysłane tylko e-mailem albo SMS-em jest nieważne. Gotowe pismo znajdziesz w plikach do pobrania na górze strony.

Co, jeśli najemca się nie wyprowadzi?

Po zakończeniu najmu wynajmujący nie może usunąć najemcy na własną rękę. Uporczywe utrudnianie korzystania z mieszkania, żeby zmusić lokatora do wyprowadzki, np. przez wymianę zamków czy odcięcie prądu, to przestępstwo z art. 191 § 1a Kodeksu karnego, zagrożone karą do 3 lat pozbawienia wolności. Drogą jest pozew o eksmisję, a potem egzekucja komornicza.

Sąd w wyroku eksmisyjnym bada, czy najemcy przysługuje lokal socjalny. Od 1 listopada do 31 marca wyroków eksmisyjnych co do zasady się nie wykonuje, jeśli eksmitowanemu nie wskazano lokalu, do którego może się przenieść (art. 16 u.o.p.l.). Szybszą ścieżkę daje najem okazjonalny. O samej procedurze piszemy w artykule o eksmisji najemcy.

Protokół zdawczo-odbiorczy pokoju: po co i co wpisać

Protokół to najlepszy dowód w sporze o kaucję. Bez niego trudno wykazać, że rysa na biurku pojawiła się w trakcie najmu, a nie była tam wcześniej. Pamiętaj, że Kodeks cywilny domniemywa, iż pokój wydano w stanie dobrym (art. 675 § 3 KC). Jeśli już przy wprowadzeniu coś było uszkodzone, najemca powinien to wpisać do protokołu. Nasz wzór protokołu ma siedem części:

1. Stan pokoju: ściany, podłoga, okno, drzwi, oświetlenie, grzejnik.
2. Wyposażenie pokoju: lista mebli i sprzętów z liczbą sztuk i stanem.
3. Części wspólne: kuchnia i AGD, łazienka, pralka, router.
4. Stan liczników, jeśli media rozliczacie według zużycia.
5. Klucze i inne przekazane przedmioty: klucze do mieszkania, pokoju i skrzynki, pilot do bramy.
6. Dokumentacja zdjęciowa: liczba zdjęć i data, w której je przesłano.
7. Rozliczenie przy zwrocie: wpłacona kaucja, potrącenia i kwota do zwrotu.

Protokół wypełniacie dwa razy: przy wydaniu pokoju i przy jego zwrocie. Zdjęcia wyślijcie sobie e-mailem albo komunikatorem jeszcze tego samego dnia. Data wiadomości pomoże potwierdzić, kiedy je zrobiono. Wynajmujesz całe mieszkanie, a nie pokój? Skorzystaj z wzoru protokołu zdawczo-odbiorczego mieszkania.

Meldunek w wynajmowanym pokoju

Obowiązek meldunkowy nadal istnieje. Obywatel Polski melduje się na pobyt stały albo czasowy najpóźniej 30. dnia od przybycia (art. 27 ustawy o ewidencji ludności). Za brak meldunku nie grozi jednak żadna kara, bo przepis Kodeksu wykroczeń, który ją przewidywał, uchylono.

Najemca pokoju może się zameldować na dwa sposoby:

• w urzędzie gminy, z potwierdzeniem pobytu podpisanym przez właściciela,
• przez internet, dołączając umowę najmu jako dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu (art. 28 ust. 2a).

Właściciel nie może zablokować meldunku. Jeśli odmówi potwierdzenia, gmina ustala, czy najemca rzeczywiście tam mieszka, i rozstrzyga w decyzji (art. 31).

Dla wynajmującego najważniejsze jest to, że zameldowanie służy wyłącznie celom ewidencyjnym i nie daje żadnego prawa do mieszkania (art. 28 ust. 4). Zameldowany najemca po zakończeniu umowy musi się wyprowadzić tak samo jak niezameldowany. Zakaz meldunku w umowie nie ma skutków prawnych i niczego nie chroni. Nasz wzór zamiast tego zobowiązuje najemcę do wymeldowania się najpóźniej w dniu zwrotu pokoju. Gdy najemca tego nie zrobi, właściciel może złożyć wniosek o wymeldowanie (art. 35). Jak to zrobić i jakie dowody przygotować, wyjaśniamy w poradniku Czy można wymeldować byłego najemcę?

Podatek od wynajmu pokoju w 2026 r.

Wynajem pokoju we własnym mieszkaniu to najem prywatny. Od 2023 r. rozlicza się go wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, także wtedy, gdy mieszkasz w tym samym mieszkaniu co najemca. Nie składasz żadnego zgłoszenia ani oświadczenia o wyborze ryczałtu, po prostu go wpłacasz.

• Stawki: 8,5% przychodu do 100 000 zł w roku i 12,5% od nadwyżki (art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy o ryczałcie). Kosztów, np. remontu czy mebli, nie odliczasz.
• Małżonkowie: każdy rozlicza swoją połowę przychodu z własnym progiem 100 000 zł. Mogą też złożyć oświadczenie, że całość rozlicza jedno z nich. Wtedy próg wynosi 200 000 zł (art. 12 ust. 6 i 13).
• Wpłaty: co miesiąc do 20. dnia następnego miesiąca, a za grudzień do 20 stycznia (art. 21 ust. 1). Jeśli spełniasz warunki, możesz wpłacać kwartalnie.
• Zeznanie: PIT-28 składasz od 15 lutego do 30 kwietnia następnego roku.
• Media: jeśli z umowy wynika, że opłaty za media ponosi najemca, zwracane przez niego kwoty nie są Twoim przychodem. Gdy media są wliczone w czynsz, przychodem jest cała kwota. To argument za wariantem z zaliczką i rozliczeniem według rachunków.
• Kaucja: nie jest przychodem, dopóki podlega zwrotowi.

Przykład: pani Ewa wynajmuje pokój od października za 1 300 zł miesięcznie. W 2026 r. osiągnie 3 900 zł przychodu (październik–grudzień), więc zapłaci 331,50 zł ryczałtu. Zaliczki na media rozliczane według rachunków nie wchodzą do przychodu. Szczegóły opisuje serwis podatki.gov.pl, a krok po kroku rozliczenie pokazujemy w artykule o podatku od wynajmu mieszkania.

Pamiętaj też o deklaracji śmieciowej. Jeśli gmina liczy opłatę od liczby mieszkańców, po wprowadzeniu się najemcy złóż nową deklarację do 10. dnia następnego miesiąca.

Najem okazjonalny pokoju: kiedy warto pójść do notariusza

Najem okazjonalny to szczególny rodzaj umowy z ustawy o ochronie praw lokatorów (art. 19a–19e). Może ją zawrzeć właściciel, który jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności w zakresie wynajmowania lokali. Umowa musi być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności, na czas oznaczony nie dłuższy niż 10 lat. Wymaga trzech załączników:

1. oświadczenia najemcy w formie aktu notarialnego, że podda się egzekucji i opróżni lokal po zakończeniu najmu,
2. wskazania innego lokalu, do którego najemca się wyprowadzi,
3. oświadczenia właściciela tamtego lokalu, że zgadza się na zamieszkanie najemcy. Na żądanie wynajmującego podpis pod nim poświadcza notariusz.

W zamian wynajmujący może po zakończeniu najmu doprowadzić do eksmisji bez procesu. Nie obowiązuje ochrona zimowa ani prawo do lokalu socjalnego. Warunek: umowę trzeba zgłosić do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu. Bez zgłoszenia te ułatwienia nie działają.

Czy najem okazjonalny może dotyczyć samego pokoju? Ustawa mówi o lokalu mieszkalnym, ale notariusze i komentatorzy przyjmują, że przedmiotem najmu okazjonalnego może być też część lokalu, np. pokój. W praktyce ma to sens głównie wtedy, gdy wynajmujesz pokoje w mieszkaniu, w którym sam nie mieszkasz, na dłuższy czas. Właściciel, który mieszka razem z najemcą, zwykle nie potrzebuje tak silnego zabezpieczenia. Umowa nazwana „najmem okazjonalnym”, ale zawarta bez aktu notarialnego i zgłoszenia, jest zwykłym najmem.

Koszt u notariusza jest niewielki. Taksa za oświadczenie najemcy wynosi najwyżej 1/10 minimalnego wynagrodzenia (art. 19a ust. 7 u.o.p.l.), czyli w 2026 r. 480,60 zł netto (591,14 zł z VAT). Do tego dochodzą wypisy aktu, po 6 zł netto za stronę, i ewentualnie 20 zł netto za poświadczenie podpisu właściciela lokalu zastępczego. Policzysz to w kalkulatorze taksy notarialnej. Całą procedurę opisujemy w poradniku o najmie okazjonalnym u notariusza, a poświadczenie podpisu w osobnym artykule o poświadczeniu podpisu.

Najem, podnajem czy użyczenie pokoju?

Nasz wzór nadaje się do podnajmu, jeśli masz zgodę właściciela mieszkania. Zaznacz to w § 2 i dołącz zgodę jako załącznik nr 2. Wzór sprawdzi się też przy wynajmie pokoju w domu jednorodzinnym. Wystarczy w § 1 zastąpić „Mieszkanie” opisem domu.

Wzór nie służy natomiast do najmu krótkoterminowego, np. na doby przez Airbnb. Od 20 maja 2026 r. obowiązuje unijne rozporządzenie 2024/1028 o danych dotyczących takiego najmu, a w Sejmie trwają prace nad krajowym rejestrem obiektów noclegowych.

Najczęstsze błędy w umowach najmu pokoju

• Umowa na czas oznaczony bez wypadków wypowiedzenia. Najemca nie zakończy jej przed terminem.
• Wypowiedzenie „bez podania przyczyny”. Przy umowie na czas oznaczony takie postanowienie jest nieważne, a wynajmujący i tak może wypowiedzieć najem tylko z przyczyn ustawowych.
• Miesięczny termin wypowiedzenia w umowie bezterminowej. Jest nieważny, obowiązują 3 miesiące.
• „Kaucja bezzwrotna”. Kaucja z definicji podlega zwrotowi. Zatrzymać można tylko należności z tytułu najmu.
• Prawo wejścia do pokoju „w każdym czasie”. Pokój to mieszkanie najemcy. Pod jego nieobecność wolno wejść tylko przy awarii i w obecności policji lub straży miejskiej.
• Zakaz meldunku. Nie ma skutków prawnych i nie chroni właściciela, bo meldunek nie daje prawa do lokalu.
• „Rzeczy pozostawione przez najemcę przechodzą na własność wynajmującego”. Takie postanowienie nie przenosi własności. Rzeczy trzeba wydać albo postępować z nimi zgodnie z przepisami.
• Wypowiedzenie „ze skutkiem natychmiastowym” za każde spóźnienie. Przy zaległościach potrzebne są trzy pełne okresy płatności, pisemne uprzedzenie i dodatkowy miesiąc na zapłatę.
• Brak protokołu i zdjęć. Spór o kaucję zamienia się wtedy w słowo przeciwko słowu.
• Kaucja w gotówce bez pokwitowania. Wzór ma pod podpisami miejsce na pokwitowanie odbioru kaucji.
• Wynajem pokoju bez wymaganej zgody małżonka, współwłaściciela albo wynajmującego mieszkanie.

Najczęściej zadawane pytania

Czy wzór umowy najmu pokoju jest darmowy?

Tak. Umowę, protokół zdawczo-odbiorczy i wypowiedzenie pobierzesz bezpłatnie i bez rejestracji, w formacie Word (DOCX) i PDF. Wzór ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej w nietypowej sytuacji.

Czy umowę najmu pokoju trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?

Zwykłej umowy najmu pokoju nie zgłasza się do urzędu skarbowego. Trzeba natomiast wpłacać ryczałt od przychodu i złożyć PIT-28. Zgłoszenia w ciągu 14 dni wymaga tylko umowa najmu okazjonalnego.

Czy ustawa o ochronie praw lokatorów chroni najemcę pokoju?

Tak. Ustawa nie wyłącza najmu pokoju ani mieszkania, w którym mieszka też właściciel. Najemca pokoju jest lokatorem, więc wynajmujący może wypowiedzieć mu umowę tylko z przyczyn ustawowych, a podwyżki czynszu i kaucja podlegają ustawowym limitom.

Jaki jest okres wypowiedzenia umowy najmu pokoju?

Najemca wypowiada umowę na czas nieoznaczony najpóźniej na 3 miesiące naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego (art. 688 KC). Umowa może ten termin wydłużyć, ale nie skrócić. Wynajmujący wypowiada najem z przyczyn z art. 11 u.o.p.l., zwykle z miesięcznym terminem. Umowę na czas oznaczony można wypowiedzieć tylko w wypadkach wpisanych do umowy.

Czy wynajmujący może wypowiedzieć umowę najmu pokoju bez podania przyczyny?

Nie. Wynajmujący może wypowiedzieć umowę tylko z przyczyn wymienionych w art. 11 ustawy o ochronie praw lokatorów, na piśmie pod rygorem nieważności i z podaniem przyczyny. Chodzi m.in. o zaległości w czynszu za trzy okresy, niszczenie lokalu, rażące naruszanie porządku domowego i podnajem bez zgody.

Czy właściciel może wejść do wynajmowanego pokoju pod nieobecność najemcy?

Tylko w razie awarii, która wywołała szkodę albo bezpośrednio jej grozi, i w obecności policji lub straży gminnej (miejskiej) (art. 10 u.o.p.l.). Na przegląd czy naprawę właściciel wchodzi po uzgodnieniu terminu z najemcą.

Czy mogę zameldować się w wynajmowanym pokoju?

Tak. Wystarczy potwierdzenie pobytu od właściciela albo, przy meldunku przez internet, umowa najmu. Właściciel nie może skutecznie zakazać meldunku. Zameldowanie nie daje prawa do pokoju po zakończeniu najmu.

Ile może wynosić kaucja za pokój?

Najwyżej dwunastokrotność miesięcznego czynszu, a przy najmie okazjonalnym sześciokrotność. Kaucję zwraca się w ciągu miesiąca od opróżnienia pokoju, zwaloryzowaną o podwyżki czynszu, po potrąceniu należności z tytułu najmu.

Czy umowę najmu pokoju można podpisać przez internet?

Tak, jeśli obie strony podpiszą ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wtedy ma taką samą moc jak umowa podpisana na papierze. Wymiana skanów wystarczy jako dowód zawarcia umowy, ale nie zastąpi formy pisemnej tam, gdzie jest wymagana, np. przy najmie okazjonalnym.

Czy partner najemcy może zamieszkać w wynajętym pokoju?

Tylko jeśli pozwala na to umowa. We wzorze zaznaczasz, czy w pokoju zamieszka wyłącznie najemca, czy także wskazana osoba. Pełnoletnia osoba, która stale mieszka z najemcą, odpowiada solidarnie za czynsz i opłaty za czas swojego zamieszkiwania (art. 688¹ KC).

Czy potrzebuję zgody spółdzielni lub banku, żeby wynająć pokój?

Spółdzielni nie, zarówno przy własnościowym, jak i lokatorskim prawie do lokalu, ale trzeba ją powiadomić na piśmie, jeśli najem zmienia wysokość opłat. Ustawa nie wymaga też zgody banku, choć warto sprawdzić umowę kredytu i polisę. Przy „Bezpiecznym kredycie 2%” wynajem w okresie dopłat oznacza ich utratę.

Czy umowa najmu pokoju musi być zawarta u notariusza?

Nie. Umowę najmu pokoju podpisujecie sami. Notariusz jest potrzebny tylko przy najmie okazjonalnym: do aktu, w którym najemca poddaje się egzekucji, i ewentualnie do poświadczenia podpisu właściciela lokalu zastępczego.

Podstawa prawna i źródła

• Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795): art. 659–692 o najmie, w tym art. 660, 662, 668, 669, 673, 675, 681, 688, 688¹ i 688², oraz art. 78 i 78¹ o formie pisemnej i elektronicznej.
• Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 725):
• art. 2 (definicje),
• art. 6 (kaucja),
• art. 8a i 9 (czynsz i opłaty),
• art. 10 (udostępnienie lokalu),
• art. 11 (wypowiedzenie przez właściciela),
• art. 16 i 18 (eksmisja, odszkodowanie),
• art. 19a–19e (najem okazjonalny).
• Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym: art. 12 (stawki ryczałtu od najmu), art. 21 (terminy wpłat i zeznania).
• Kodeks karny: art. 191 § 1a (utrudnianie korzystania z lokalu), art. 193 (naruszenie miru domowego).
• Ustawa o ewidencji ludności: art. 24–35 (zameldowanie i wymeldowanie).
• Ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych: art. 9 ust. 7 i art. 17¹⁶ (najem lokalu spółdzielczego).
• Kodeks rodzinny i opiekuńczy: art. 37 § 1 pkt 1 (zgoda małżonka).
• Orzecznictwo:
• uchwała 7 sędziów SN z 21.12.2007 r., III CZP 74/07 (wypowiedzenie umowy na czas oznaczony),
• wyrok SN z 6.04.2000 r., II CKN 264/00 (termin z art. 688 KC),
• wyrok SO w Lublinie z 5.10.2017 r., II Ca 302/17 (najem części lokalu a ochrona lokatorska).
• Ceny pokoi: dane Otodom za lipiec 2026 r., za „Rzeczpospolitą”.

Potrzebujesz notariusza do najmu okazjonalnego? Listę kancelarii notarialnych w Warszawie z opiniami klientów znajdziesz na Notalot.pl, a o koszt oświadczenia najemcy zapytasz bezpłatnie.