Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania: wzór PDF i DOC do pobrania oraz instrukcja wypełnienia

Marta przez dwa lata wynajmowała 46-metrowe mieszkanie na warszawskiej Ochocie. Przy wyprowadzce właściciel zatrzymał 1 800 zł z kaucji: za rysy na panelach w salonie i odprysk na kuchennym blacie. Marta pamiętała, że rysy były od początku. Tyle że w dniu wprowadzki nikt ich nie zapisał, a Kodeks cywilny zakłada, że mieszkanie wydano jej w dobrym stanie. To ona musiałaby udowodnić, że było inaczej.

Takie spory rozstrzyga jeden dokument: protokół zdawczo-odbiorczy. W tym poradniku znajdziesz darmowy wzór w PDF i DOC (Word), który sprawdzi się przy wynajmie, zwrocie mieszkania po najmie i przekazaniu lokalu kupującemu. Wyjaśniamy, kiedy protokół jest obowiązkowy, co musi zawierać, jak opisywać usterki, żeby miały wartość dowodową, jak rozliczyć kaucję i co zrobić, gdy druga strona odmawia podpisu. Uwzględniamy stan prawny na 22 września 2026 r.

Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego mieszkania do pobrania

Przygotowaliśmy jeden uniwersalny wzór na trzy sytuacje: wydanie mieszkania najemcy, zwrot mieszkania po zakończeniu najmu oraz wydanie lokalu kupującemu po podpisaniu aktu notarialnego. Rodzaj przekazania zaznaczasz na pierwszej stronie, a sekcje, które Cię nie dotyczą, przekreślasz.

• Pobierz wzór PDF: do wydruku i wypełnienia długopisem podczas obchodu mieszkania. Ma też pola formularza, więc dane stron, liczniki czy spis wyposażenia wpiszesz wcześniej na komputerze, w przeglądarce albo w Adobe Readerze.
• Pobierz wzór DOC (Word, DOCX): do edycji i dopasowania do własnej umowy. Pola wyboru zaznaczasz kliknięciem. Plik otworzysz też w LibreOffice i Dokumentach Google.

Wzór ma 5 stron i 10 sekcji:

1. Rodzaj przekazania, data, godzina i miejsce.
2. Dane stron i ewentualnych pełnomocników.
3. Dane mieszkania oraz umowy najmu albo aktu notarialnego.
4. Stany liczników z numerami urządzeń.
5. Klucze, piloty i przekazane dokumenty.
6. Stan techniczny każdego pomieszczenia.
7. Spis wyposażenia z oceną stanu.
8. Rozliczenie kaucji i opłat przy zwrocie mieszkania.
9. Usterki i ustalenia, kto i do kiedy je usunie.
10. Dokumentacja zdjęciowa, oświadczenia i podpisy.

Wzór jest bezpłatny i nie wymaga rejestracji. Ma charakter informacyjny, więc przed użyciem dopasuj go do swojej umowy.

Co to jest protokół zdawczo-odbiorczy i kiedy jest obowiązkowy

Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania to dokument, w którym strony wspólnie opisują stan lokalu w chwili jego przekazania: stan techniczny pomieszczeń, wyposażenie, odczyty liczników i liczbę kluczy. Podpisany przez obie strony staje się punktem odniesienia przy każdym późniejszym rozliczeniu. Nie przenosi własności i nie zastępuje umowy. Potwierdza, kiedy i w jakim stanie mieszkanie zostało wydane.

Czy jest obowiązkowy? To zależy od sytuacji.

Przy najmie kluczowy jest art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów: „Przed wydaniem lokalu najemcy strony sporządzają protokół, w którym określają stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń. Protokół stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu”. Przepis dotyczy najmu lokali mieszkalnych, także wtedy, gdy wynajmuje osoba prywatna. Ustawa nie przewiduje kary za brak protokołu, ale jego brak działa na niekorzyść najemcy, o czym piszemy niżej.

Co grozi, gdy protokołu nie ma

Domniemanie dobrego stanu działa przeciwko najemcy. Zgodnie z art. 675 § 3 KC domniemywa się, że rzecz była wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku. Bez protokołu każda rysa, plama czy niedziałający sprzęt w dniu zwrotu wygląda jak szkoda z czasu najmu. Obalenie domniemania wymaga dowodów: zdjęć z datą, wiadomości wymienionych z właścicielem, zeznań świadków.

Wynajmujący traci punkt odniesienia. Najemca odpowiada tylko za pogorszenie ponad zwykłe zużycie (art. 675 § 1 KC). Żeby wykazać, że panele były nowe, a teraz są spuchnięte, wynajmujący również potrzebuje dowodu stanu początkowego. Bez niego potrącenie z kaucji łatwo zakwestionować.

Na roszczenia jest tylko rok. Roszczenia wynajmującego o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia lokalu przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu (art. 677 KC). Ten sam roczny termin dotyczy roszczeń najemcy o zwrot nakładów na lokal. Protokół zwrotu wyznacza datę, od której liczy się ten rok.

Przy sprzedaży brak protokołu oznacza przede wszystkim spory o to, kto płaci rachunki za okres przejściowy, co miało zostać w mieszkaniu i od kiedy liczy się rękojmia.

Co musi zawierać protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania

Przepisy nie określają urzędowego wzoru. Art. 6c wymaga jedynie opisu stanu technicznego i stopnia zużycia instalacji i urządzeń. W praktyce kompletny protokół ma 10 elementów, które znajdziesz w naszym wzorze.

1. Rodzaj przekazania, data, godzina i miejsce. Data jest kluczowa: od niej liczy się termin zwrotu kaucji, roczny termin z art. 677 KC, a przy sprzedaży rękojmia.
2. Strony. Imiona i nazwiska, adresy, numery dokumentów tożsamości i dane kontaktowe. Jeśli ktoś działa przez pełnomocnika, wpisz jego dane i datę pełnomocnictwa. Do podpisania protokołu wystarczy zwykłe pisemne upoważnienie.
3. Mieszkanie i umowa. Adres, piętro, powierzchnia, liczba pokoi, numer księgi wieczystej, komórka lokatorska lub piwnica, miejsce postojowe. Do tego data umowy najmu albo data i numer repertorium aktu notarialnego.
4. Liczniki. Numer każdego licznika i odczyt: prąd osobno dla każdej strefy taryfy, gaz, woda zimna i ciepła, ogrzewanie (ciepłomierz lub podzielniki kosztów na grzejnikach).
5. Klucze, dostępy i dokumenty. Liczba kluczy do każdego zamka, skrzynki pocztowej i piwnicy, piloty do bramy i garażu, breloki do domofonu, karty dostępu. Do tego przekazane dokumenty: instrukcje, karty gwarancyjne i świadectwo charakterystyki energetycznej. Świadectwo właściciel musi przekazać kupującemu (oryginał, przy akcie notarialnym) albo najemcy (kopię, przy zawarciu umowy), a druga strona nie może się tego zrzec (art. 11 ust. 1 i 4 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków).
6. Stan pomieszczeń. Dla każdego pomieszczenia osobno: ściany i sufit, podłoga, okna i parapety, drzwi, instalacja elektryczna, grzejnik. W kuchni i łazience także armatura, zabudowa, płytki, fugi i wentylacja.
7. Wyposażenie. Meble i sprzęty z marką lub modelem, liczbą sztuk i oceną stanu. Przy AGD dopisz, czy sprzęt sprawdzono w działaniu.
8. Rozliczenia. Przy zwrocie mieszkania: kaucja, potrącenia z uzasadnieniem, kwota i termin zwrotu, zaległe opłaty. Przy sprzedaży: kto płaci media i opłaty do wspólnoty do dnia wydania.
9. Usterki i ustalenia. Co strony stwierdziły, kto i do kiedy to naprawi oraz w jakim terminie można zgłosić usterki ukryte.
10. Zdjęcia, oświadczenia i podpisy. Liczba zdjęć lub nagrań i sposób ich przekazania, oświadczenie strony odbierającej, że zapoznała się ze stanem lokalu, podpisy obu stron i parafy na każdej stronie.

Jak wypełnić protokół krok po kroku

Na spisanie protokołu zarezerwuj od 45 minut do półtorej godziny, najlepiej za dnia. W świetle dziennym widać rysy, zacieki i przebarwienia, których wieczorem nie zauważysz.

Przed spotkaniem

1. Wydrukuj dwa egzemplarze wzoru albo uzupełnij w Wordzie dane stron, mieszkania i spis wyposażenia. Na miejscu dopiszecie tylko stan i odczyty.
2. Zabierz umowę najmu lub wypis aktu notarialnego, przy zwrocie także protokół z dnia wydania. Przydadzą się długopis, naładowany telefon, latarka i ładowarka USB do sprawdzenia gniazdek.
3. Przy zwrocie mieszkania najemca powinien wcześniej opróżnić lokal i posprzątać. Protokołu spisanego wśród kartonów nie da się rzetelnie porównać z pierwszym.

W mieszkaniu

1. Zacznijcie od liczników. Sfotografujcie każdy tak, żeby było widać numer i odczyt, i od razu wpiszcie wartości do protokołu.
2. Przechodźcie pomieszczenia zawsze w tej samej kolejności, na przykład od drzwi wejściowych zgodnie z ruchem wskazówek zegara. W każdym: sufit, ściany, podłoga, okna, drzwi, instalacje.
3. Sprawdźcie działanie: okna (otwieranie, uchył, szczelność), krany, spłuczkę i odpływy, gniazdka i oświetlenie, grzejniki, okap, płytę, piekarnik, pralkę, lodówkę, domofon.
4. Spiszcie wyposażenie. Przy droższych sprzętach dopiszcie model albo numer seryjny.
5. Przeliczcie klucze i piloty i wpiszcie liczbę sztuk przy każdym zamku.

Na koniec

1. Wpiszcie usterki z numerami zdjęć i ustalcie, kto i do kiedy je usunie.
2. Przeczytajcie protokół razem, podpiszcie oba egzemplarze i zróbcie parafy na każdej stronie. Każda strona zabiera jeden oryginał.
3. Jeszcze tego samego dnia prześlijcie sobie zdjęcia i skan protokołu e-mailem. Wiadomość z datą to dodatkowy dowód, że zdjęcia pochodzą z dnia przekazania.

Jak opisywać usterki, żeby protokół był dowodem

Protokół jest wart tyle, ile precyzji jest w opisie. Wpis „stan dobry” przy każdym pomieszczeniu nie pomoże nikomu w sporze. Opis powinien pozwolić osobie trzeciej, na przykład sędziemu albo rzeczoznawcy, znaleźć usterkę i ocenić jej wielkość bez wizyty w mieszkaniu.

Każdy wpis powinien mieć trzy rzeczy: miejsce (pomieszczenie i jego część), wielkość (wymiar albo liczbę) i numer zdjęcia. Zdjęcia rób z dwóch odległości: jedno z daleka, żeby było widać, gdzie jest usterka, i jedno z bliska, najlepiej z przedmiotem dla skali, na przykład długopisem. Nagranie wideo z obchodu mieszkania uzupełnia zdjęcia, ale ich nie zastępuje: w sporze łatwiej wskazać konkretne zdjęcie niż minutę nagrania.

Liczniki i media: co zapisać i komu zgłosić

Odczyty liczników to część protokołu, o którą najczęściej toczą się spory, bo rozliczenia wody i ogrzewania przychodzą z opóźnieniem, nawet kilkumiesięcznym. Zapisuj zawsze numer licznika razem z odczytem. Bez numeru trudno wykazać, którego urządzenia dotyczy wartość.

Rozliczenie wody i ciepła we wspólnocie przychodzi zwykle po zakończeniu okresu rozliczeniowego, często kilka miesięcy po wyprowadzce. Dlatego w protokole zwrotu albo wydania po sprzedaży warto zapisać, jak strony rozliczą różnicę, na przykład: „dopłata lub nadpłata z rozliczenia ciepła i wody za okres do dnia przekazania zostanie rozliczona między stronami w ciągu 14 dni od otrzymania rozliczenia od zarządcy”. Taki punkt znajdziesz w naszym wzorze.

Protokół przy wynajmie: wydanie i zwrot mieszkania

Przy najmie spisujesz dwa protokoły: przy wydaniu mieszkania najemcy i przy jego zwrocie. Drugi porównuje się z pierwszym, dlatego najprościej użyć tego samego wzoru, tej samej kolejności pomieszczeń i mieć przy zwrocie przed sobą protokół z dnia wprowadzki. Wynajmujesz jeden pokój, a nie całe mieszkanie? Krótszy protokół dla pokoju znajdziesz razem z wzorem umowy najmu pokoju.

Zwykłe zużycie a szkoda

Najemca oddaje mieszkanie w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1 KC). Ustawa o ochronie praw lokatorów dodaje, że po zakończeniu najmu najemca ma odnowić lokal i wykonać obciążające go naprawy (art. 6e ust. 1). Do takich napraw należą między innymi podłogi, okna, drzwi, wbudowane meble i osprzęt instalacji elektrycznej (art. 6b ust. 2). Granicę między zużyciem a szkodą ocenia się zawsze w odniesieniu do stanu z protokołu wydania i do tego, jak długo trwał najem.

Kaucja: ile wynosi, kiedy wraca i co wolno potrącić

Ustawa o ochronie praw lokatorów wyznacza górny limit kaucji i termin jej zwrotu. Różnią się one w zależności od rodzaju najmu.

Wynajmujący może potrącić z kaucji należności z tytułu najmu: zaległy czynsz, niezapłacone opłaty za media i koszt usunięcia szkód ponad zwykłe zużycie. Każde potrącenie powinno mieć podstawę w protokole (opis i zdjęcie szkody) oraz wyliczenie kosztu, na przykład kosztorys, ofertę wykonawcy albo fakturę. W sekcji rozliczeń naszego wzoru wpisujesz kwotę kaucji, każde potrącenie, kwotę do zwrotu, numer rachunku i termin przelewu.

Mało kto pamięta o waloryzacji. Przy zwykłym najmie kaucję zwraca się w kwocie równej miesięcznemu czynszowi z dnia zwrotu pomnożonemu przez krotność przyjętą przy pobraniu, ale nie niższej niż kaucja wpłacona (art. 6 ust. 3). Marta wpłaciła kaucję w wysokości jednego czynszu, czyli 3 400 zł. W czasie najmu czynsz wzrósł do 3 600 zł, więc do rozliczenia było 3 600 zł. Gdyby w dniu wprowadzki spisała w protokole rysy na panelach i zrobiła im zdjęcia, właściciel mógłby potrącić jedynie koszt naprawy blatu, wyceniony na 450 zł, i musiałby jej zwrócić 3 150 zł.

Przy najmie okazjonalnym protokół wygląda tak samo. Różnica polega na tym, że umowa ma obowiązkowy załącznik: oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu. Jak to działa i ile kosztuje, wyjaśniamy w artykule o notariuszu przy najmie mieszkania.

Protokół przy sprzedaży mieszkania

Przy sprzedaży mieszkania własność przechodzi na kupującego z chwilą podpisania aktu notarialnego, ale fizyczne wydanie lokalu często następuje później: po wypłacie ceny przez bank, po wyprowadzce sprzedającego albo w terminie wskazanym w akcie. Protokół zdawczo-odbiorczy dokumentuje ten moment, a ma on trzy skutki prawne.

• Opłaty i ryzyko. Z chwilą wydania na kupującego przechodzą korzyści i ciężary związane z mieszkaniem oraz niebezpieczeństwo jego przypadkowej utraty lub uszkodzenia (art. 548 § 1 KC), chyba że strony umówiły się inaczej. Protokół pokazuje, od kiedy płacisz opłaty do wspólnoty i media.
• Rękojmia. Sprzedający odpowiada za wady fizyczne nieruchomości stwierdzone przed upływem pięciu lat od dnia wydania (art. 568 § 1 KC). Datę wydania potwierdza właśnie protokół.
• Wady znane kupującemu. Rękojmia nie obejmuje wad, o których kupujący wiedział w chwili zawarcia umowy (art. 557 § 1 KC). Dlatego usterki warto spisać już przy oględzinach przed aktem, a protokół wydania pokaże, czy stan mieszkania nie pogorszył się między aktem a przekazaniem kluczy.

Termin i sposób wydania wpisuje się do aktu notarialnego, na przykład: „wydanie przedmiotu umowy nastąpi do dnia 31 października 2026 r. na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego”. Jak ułożyć te zapisy i co zrobić, gdy sprzedający spóźnia się z wyprowadzką, wyjaśniamy w artykule o wydaniu lokalu. Jeśli sprzedający wyprowadza się dopiero po akcie, kupujący może poprosić, by sprzedający poddał się w akcie egzekucji co do obowiązku wydania lokalu w oznaczonym terminie (art. 777 § 1 pkt 4 KPC). O dokładne brzmienie tego zapisu zapytaj notariusza, bo sądy różnie oceniają, czy obejmuje on także opróżnienie lokalu mieszkalnego. Popularnym zabezpieczeniem jest też zatrzymanie części ceny w depozycie notarialnym do dnia podpisania protokołu. Cały przebieg transakcji opisujemy w artykule o akcie notarialnym przy zakupie mieszkania, a jeśli jesteś jeszcze przed umową przedwstępną, skorzystaj z naszego wzoru umowy przedwstępnej sprzedaży nieruchomości.

Po odebraniu kluczy kupujący powinien:

• zawrzeć umowy ze sprzedawcami prądu i gazu, podając odczyty z protokołu,
• zgłosić zmianę właściciela zarządcy wspólnoty lub spółdzielni i ustalić wysokość zaliczek,
• złożyć w urzędzie gminy informację o nieruchomościach (IN-1) w ciągu 14 dni od nabycia mieszkania (art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych),
• sprawdzić, czy sprzedający i inne osoby się wymeldowali,
• wymienić wkładki w zamkach i ubezpieczyć mieszkanie od dnia wydania.

Ile kosztuje sam akt, sprawdzisz w kalkulatorze taksy notarialnej, a szczegółowe zestawienie opłat znajdziesz w poradniku o kosztach notarialnych przy zakupie mieszkania.

Odbiór mieszkania od dewelopera to inny protokół

Mieszkanie z rynku pierwotnego odbierasz na podstawie protokołu odbioru z art. 41 ustawy deweloperskiej. Przygotowuje go deweloper, a Ty wpisujesz do niego wady. Deweloper ma 14 dni na ich uznanie albo odmowę z uzasadnieniem i 30 dni na usunięcie wad uznanych. Brak odpowiedzi w terminie oznacza uznanie wad. Nasz wzór nie zastąpi tego dokumentu, bo nie przewiduje ustawowej procedury reklamacyjnej. Przyda się dopiero wtedy, gdy mieszkanie od dewelopera wynajmujesz albo sprzedajesz dalej. Procedurę odbioru krok po kroku opisujemy w artykule o umowie deweloperskiej.

Gdy druga strona nie przyjdzie albo odmówi podpisu

Odmowa podpisu. Spiszcie protokół mimo to. Dopisz: „strona odbierająca odmówiła podpisu, podając jako przyczynę: …”, poproś o podpis świadka i zrób zdjęcia. Tego samego dnia wyślij protokół e-mailem i listem poleconym z prośbą o uwagi w konkretnym terminie, na przykład 7 dni.

Zastrzeżenia zamiast odmowy. Lepiej podpisać protokół z adnotacją „z zastrzeżeniami opisanymi w sekcji 9” i dopisać, z czym się nie zgadzasz, niż nie podpisać go wcale. Brak podpisu nie cofa faktu, że klucze zostały przekazane.

Najemca nie przyszedł na zwrot. Jeśli oddał klucze i się wyprowadził, spisz protokół w obecności świadka, sfotografuj lub nagraj cały lokal i liczniki, a protokół wyślij najemcy. Dopóki najemca nie wydał lokalu, nie wchodź do niego bez jego zgody. Wymiana zamków czy odcięcie mediów, żeby zmusić najemcę do wyprowadzki, to przestępstwo z art. 191 § 1a Kodeksu karnego. Drogę prawną w takiej sytuacji opisujemy w artykule o eksmisji.

Wynajmujący nie przyszedł na odbiór. Wezwij go na piśmie do odbioru lokalu w konkretnym dniu. Jeśli się nie stawi, spisz protokół ze świadkiem, sfotografuj lokal i liczniki, a sposób przekazania kluczy uzgodnij na piśmie, na przykład e-mailem. Od dnia opróżnienia lokalu biegnie miesięczny termin na zwrot kaucji.

Checklista: co sprawdzić podczas przekazania mieszkania

• Instalacje: każde gniazdko (wystarczy ładowarka do telefonu), włączniki i oświetlenie, opisane bezpieczniki w rozdzielnicy, domofon i dzwonek, grzejniki i zawory, czas dojścia ciepłej wody, ciśnienie wody, odpływy w wannie i zlewie, spłuczka, ciąg w kratkach wentylacyjnych.
• Okna i drzwi: otwieranie, uchył i szczelność każdego okna, klamki, rolety i moskitiery, zamki i domykanie drzwi, drzwi balkonowe.
• Powierzchnie: zacieki, pęknięcia i pleśń na ścianach i sufitach (zwłaszcza w narożnikach i za meblami), podłogi, płytki, fugi i silikony.
• Kuchnia i AGD: każde pole płyty i piekarnik, okap, lodówka i zamrażarka, zmywarka i pralka uruchomione na krótkim programie, bez wycieków.
• Poza mieszkaniem: piwnica lub komórka, balkon, miejsce postojowe, skrzynka pocztowa.
• Formalności: zdjęcia liczników, przeliczone klucze i piloty, instrukcje i karty gwarancyjne, numer rachunku do zwrotu kaucji.

Najczęściej zadawane pytania o protokół zdawczo-odbiorczy

Czy protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania jest obowiązkowy?

Przy najmie tak: art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów nakazuje stronom sporządzić protokół przed wydaniem lokalu najemcy, a protokół jest podstawą rozliczeń przy zwrocie. Przy sprzedaży przepisy go nie wymagają, ale to najprostszy dowód daty wydania i stanu mieszkania. Ustawa nie przewiduje kary za brak protokołu, lecz bez niego domniemywa się, że najemca otrzymał lokal w stanie dobrym (art. 675 § 3 KC).

Kto sporządza protokół zdawczo-odbiorczy?

Obie strony wspólnie: wynajmujący i najemca albo sprzedający i kupujący. Mogą je zastąpić pełnomocnicy albo pośrednik z pisemnym upoważnieniem. Notariusz ani świadkowie nie są potrzebni, choć świadek przydaje się, gdy strony są skonfliktowane.

Czy protokół zdawczo-odbiorczy trzeba podpisać u notariusza?

Nie. Wystarczy dokument podpisany przez obie strony, najlepiej w dwóch egzemplarzach. Notariusz jest potrzebny przy samej umowie sprzedaży mieszkania i przy oświadczeniu o poddaniu się egzekucji w najmie okazjonalnym, ale nie przy protokole.

Czy protokół można sporządzić elektronicznie?

Tak, przepisy nie narzucają formy. Możesz wypełnić wzór DOCX na laptopie lub tablecie i podpisać wydruk albo podpisać plik PDF elektronicznie. Najmocniejszym dowodem pozostaje dokument z podpisami obu stron, uzupełniony zdjęciami przesłanymi e-mailem tego samego dnia.

Czy do protokołu trzeba dołączać zdjęcia?

Nie ma takiego obowiązku, ale warto. Zdjęcia z datą, ponumerowane i przywołane w opisie usterek, są w sporze o kaucję najmocniejszym dowodem. Wpisz w protokole liczbę zdjęć i sposób ich przekazania, na przykład „42 zdjęcia przesłane e-mailem 1 października 2026 r.”, wtedy stają się jego częścią.

Czy przy wyprowadzce trzeba pomalować mieszkanie?

Art. 6e ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów mówi o obowiązku odnowienia lokalu po zakończeniu najmu, a art. 675 § 1 KC zwalnia najemcę z odpowiedzialności za zwykłe zużycie. Zakres obowiązku zależy więc od stanu z protokołu wydania i długości najmu. Najbezpieczniej rozstrzygnąć to w umowie najmu, na przykład: „najemca zwróci lokal ze ścianami pomalowanymi na biało” albo „najemca nie jest zobowiązany do malowania lokalu”.

Ile czasu ma wynajmujący na zwrot kaucji?

Miesiąc od dnia opróżnienia lokalu, niezależnie od rodzaju najmu. W tym czasie może potrącić należności z tytułu najmu, na przykład zaległy czynsz, opłaty za media i koszt usunięcia szkód ponad zwykłe zużycie. Przy zwykłym najmie kaucję zwraca się w kwocie zwaloryzowanej, liczonej od czynszu obowiązującego w dniu zwrotu, ale nie niższej niż wpłacona.

Co zrobić, jeśli usterka wyjdzie po podpisaniu protokołu?

Przy najmie zgłoś ją wynajmującemu od razu, na piśmie lub e-mailem, ze zdjęciami. Najemca ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić wynajmującego o naprawach, które go obciążają (art. 663 KC). Dobrą praktyką jest zapis w protokole, że strony dopuszczają zgłoszenie usterek ukrytych w określonym terminie, na przykład 14 dni. Przy sprzedaży wady ukryte zgłaszasz sprzedającemu w ramach rękojmi, na którą masz pięć lat od dnia wydania mieszkania.

Jak długo przechowywać protokół zdawczo-odbiorczy?

Przy najmie co najmniej trzy lata od zakończenia najmu. Roszczenia o szkody przedawniają się po roku od zwrotu lokalu (art. 677 KC), ale roszczenia o zaległy czynsz dopiero po trzech latach, z końcem roku kalendarzowego (art. 118 KC). Przy sprzedaży co najmniej pięć lat od wydania mieszkania, bo tyle trwa rękojmia za wady nieruchomości. Najprościej trzymać protokół razem z umową najmu albo wypisem aktu notarialnego.

Czym różni się protokół zdawczo-odbiorczy od protokołu odbioru od dewelopera?

Protokół zdawczo-odbiorczy opisuje stan mieszkania przy przekazaniu między dwiema osobami: przy najmie albo sprzedaży na rynku wtórnym. Protokół odbioru od dewelopera jest elementem ustawowej procedury z art. 41 ustawy deweloperskiej: wpisane do niego wady deweloper musi uznać albo odrzucić w 14 dni i usunąć w 30 dni. Przy wadzie istotnej możesz odmówić odbioru.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2001 nr 71 poz. 733 ze zm.): art. 6 (kaucja, waloryzacja i termin zwrotu), art. 6b (naprawy obciążające najemcę), art. 6c (obowiązek sporządzenia protokołu), art. 6e (obowiązki najemcy po opróżnieniu lokalu), art. 19a (najem okazjonalny), art. 19f (najem instytucjonalny).
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny: art. 118 (terminy przedawnienia), art. 548 § 1 (przejście korzyści, ciężarów i ryzyka z chwilą wydania), art. 557 § 1 (wady znane kupującemu), art. 568 § 1 (pięcioletnia rękojmia przy nieruchomościach), art. 663 (zawiadomienie o potrzebie napraw), art. 675 (zwrot rzeczy najętej, domniemanie dobrego stanu), art. 677 (roczny termin przedawnienia).
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego: art. 777 § 1 pkt 4 (poddanie się egzekucji w akcie notarialnym).
• Ustawa z dnia 20 maja 2021 r. o ochronie praw nabywcy lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego oraz Deweloperskim Funduszu Gwarancyjnym: art. 41 (odbiór lokalu i zgłaszanie wad).
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków: art. 11 (przekazanie świadectwa kupującemu i najemcy).
• Ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych: art. 6 ust. 6 (informacja o nieruchomościach w 14 dni).
• Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny: art. 191 § 1a (utrudnianie korzystania z lokalu mieszkalnego).

Kupujesz albo sprzedajesz mieszkanie? Znajdź notariusza do aktu sprzedaży mieszkania w Warszawie i zapytaj kilka kancelarii o koszt oraz wolny termin.