Wideokonsultacja notarialna: co załatwisz przez wideo, a po co i tak pójdziesz do kancelarii

Wideokonsultacja notarialna nie zastępuje aktu notarialnego, ale potrafi oszczędzić lot, dzień urlopu albo drugą wizytę w kancelarii.

Szukasz kancelarii, z którą najpierw porozmawiasz przez wideo? Porównaj notariuszy w Warszawie, sprawdź opinie i wyślij bezpłatne zapytanie. W opisie sprawy dopisz, że wolisz wideokonsultację.

Czym jest wideokonsultacja notarialna?

Wideokonsultacja notarialna to rozmowa z notariuszem (albo z pracownikiem kancelarii, który przygotowuje akty) przez połączenie wideo: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet czy WhatsApp. Służy do omówienia sprawy, sprawdzenia dokumentów i zaplanowania czynności, którą potem wykonasz w kancelarii.

Trzeba od razu oddzielić dwie rzeczy:

• Wideokonsultacja nie jest czynnością notarialną. Nie powstaje z niej akt, poświadczenie ani żaden dokument o mocy dokumentu urzędowego. To rozmowa informacyjna, tak jak rozmowa telefoniczna czy wymiana maili.
• Wyjaśnienia są obowiązkiem notariusza. Zgodnie z art. 80 § 3 Prawa o notariacie notariusz musi udzielać stronom niezbędnych wyjaśnień dotyczących czynności, której dokonuje. Wideokonsultacja pozwala dostać te wyjaśnienia wcześniej, zanim usiądziesz do podpisu, a nie dopiero w dniu aktu.

Warto też wiedzieć, czym notariusz się różni od adwokata. Notariusz jest bezstronny: przy każdej czynności musi czuwać nad zabezpieczeniem praw i słusznych interesów wszystkich stron (art. 80 § 2). Wyjaśni Ci skutki umowy, zaproponuje bezpieczną konstrukcję i powie, jakie masz opcje. Nie będzie jednak prowadził Twojego sporu z drugą stroną ani szukał argumentów przeciwko niej. Do tego potrzebujesz adwokata albo radcy prawnego.

Pojęcia „wideokonsultacja", „notariusz online" i „akt notarialny elektroniczny" bywają używane zamiennie, choć oznaczają co innego. Szerzej o tym, co w notariacie działa przez internet, piszemy w poradniku notariusz online.

Co załatwisz podczas wideokonsultacji, a czego nie

Najważniejsza informacja w tym artykule: w Polsce nie da się podpisać aktu notarialnego przez wideo. Wszystko, co wymaga podpisu w obecności notariusza, zrobisz osobiście. Cała reszta przygotowań może odbyć się zdalnie.

Elektronicznie działa natomiast obieg dokumentów już po akcie. Notariusz wysyła wypisy do sądu wieczystoksięgowego i urzędu skarbowego, a elektroniczny wypis trafia do repozytorium CREWAN. Szczegóły opisujemy w artykule o akcie notarialnym elektronicznym.

Dlaczego nie można podpisać aktu notarialnego przez wideo?

Bo Prawo o notariacie opisuje akt jako czynność dokonywaną przy notariuszu. Notariusz stwierdza tożsamość osób na podstawie dowodu osobistego lub paszportu (art. 85), a w akcie stwierdza, że został on odczytany, przyjęty i podpisany (art. 92 § 1). Strony podpisują akt własnoręcznie, na końcu podpisuje notariusz. Obecne przepisy nie przewidują zdalnej wersji żadnego z tych kroków.

Niektóre kraje Unii poszły dalej. W Niemczech i Austrii można przez wideo z notariuszem m.in. założyć spółkę z o.o., ale odbywa się to przez specjalne platformy samorządów notarialnych z weryfikacją e-dowodu, a nie przez zwykłego Zooma. W Polsce spółkę z o.o. założysz online w ogóle bez notariusza, przez system S24, jeśli wystarczy Ci wzorzec umowy. Przy nieruchomościach, testamentach i sprawach małżeńskich nadal obowiązuje wizyta u notariusza.

Kiedy wideokonsultacja z notariuszem ma największy sens

1. Mieszkasz za granicą, a sprawa dotyczy Polski

To najczęstszy i najbardziej opłacalny scenariusz. Podczas rozmowy notariusz ustali, czy musisz przyjechać osobiście, czy wystarczy pełnomocnik. Jeśli pełnomocnik wystarczy, masz dwie drogi:

• pełnomocnictwo u polskiego konsula w kraju, w którym mieszkasz,
• pełnomocnictwo u miejscowego notariusza z apostille, a gdy kraj nie jest stroną konwencji haskiej, z legalizacją. Dokument w obcym języku zwykle wymaga też tłumaczenia przysięgłego.

Pełnomocnictwo musi mieć formę wymaganą dla samej czynności. Do sprzedaży lub darowizny nieruchomości potrzebne jest więc pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego (art. 99 Kodeksu cywilnego). Warszawski notariusz, który później sporządzi akt, może przesłać Ci mailem gotową treść pełnomocnictwa. Unikniesz sytuacji, w której dokument podpisany w Oslo czy Londynie okaże się zbyt wąski i trzeba go robić od nowa. Więcej o zakresie i formie przeczytasz w poradniku o pełnomocnictwie notarialnym.

2. Kupujesz lub sprzedajesz mieszkanie

Przed podpisaniem umowy przedwstępnej warto przejść przez nią z notariuszem, zanim kupujący wpłaci zadatek. Przed aktem przyrzeczonym omówicie projekt aktu, sposób zapłaty, termin wydania lokalu i ewentualny depozyt. Jeśli projekt dostaniesz mailem kilka dni wcześniej, w dniu podpisu nie będziesz czytać go po raz pierwszy.

3. Planujesz testament albo przekazanie majątku

Testament notarialny, zapis windykacyjny, darowizna za życia czy umowa dożywocia dają różne skutki podatkowe i rodzinne. Wideokonsultacja to dobry moment, żeby spokojnie porównać opcje, zanim wybierzesz jedną z nich. Sam testament notarialny podpiszesz już w kancelarii.

4. Intercyza lub rozdzielność majątkowa

Przyszli małżonkowie często nie mają kiedy razem pojechać do kancelarii w godzinach pracy. Rozmowę o rodzajach intercyzy i jej skutkach można przeprowadzić wieczorem z dwóch różnych miast. W kancelarii spotkacie się już tylko na podpis.

5. Sprawy spółki

Zmiana umowy spółki, sprzedaż udziałów, protokół ze zgromadzenia wspólników: przy tych czynnościach notariusz zwykle potrzebuje odpisu z KRS, aktualnej umowy spółki i projektów uchwał. Wideokonsultacja pozwala ustalić to przed wizytą, a przy kilku wspólnikach oszczędza jedno wspólne spotkanie. Zobacz też, kiedy spółka potrzebuje notariusza.

6. Osoba starsza, chora lub leżąca

Wideo nie zastąpi podpisu, ale notariusz nie zawsze musi przyjmować klienta w kancelarii. Czynność może zostać dokonana poza kancelarią, jeśli przemawia za tym jej charakter lub szczególne okoliczności (art. 3 § 2 Prawa o notariacie), np. w domu, szpitalu czy hospicjum. Za wyjazd notariusz może doliczyć maksymalnie 50 zł netto za każdą rozpoczętą godzinę, a w nocy i w dni wolne 100 zł (§ 17 rozporządzenia o taksie notarialnej). Podczas wideokonsultacji, najlepiej z udziałem rodziny, ustalicie, czy wizyta domowa jest możliwa i czego notariusz potrzebuje, żeby ocenić świadomość i swobodę decyzji tej osoby.

Jak wygląda wideokonsultacja notarialna krok po kroku

1. Kontakt z kancelarią. Zapytaj, czy kancelaria prowadzi rozmowy przez wideo, z kim będziesz rozmawiać (z notariuszem czy z zastępcą lub aplikantem), ile potrwa rozmowa i czy jest płatna. Nie każda kancelaria oferuje wideo, a te, które je oferują, różnią się zasadami.
2. Ustalenie zakresu. W dwóch, trzech zdaniach opisz sprawę: co chcesz zrobić, kto jest stroną, jakiej nieruchomości lub spółki to dotyczy. Dzięki temu kancelaria zdąży się przygotować.
3. Przesłanie dokumentów przed rozmową. Kancelaria wskaże kanał, np. adres e-mail, formularz lub bezpieczny link. Wyślij odpis księgi wieczystej, projekt umowy albo odpis KRS dzień lub dwa wcześniej. Rozmowa o dokumentach, które notariusz już przeczytał, jest dwa razy krótsza.
4. Rozmowa. Zwykle trwa 15–45 minut. Notariusz dopytuje o stan faktyczny, wyjaśnia możliwe rozwiązania, mówi, czego brakuje, i szacuje koszty.
5. Podsumowanie na piśmie. Poproś o mail z listą dokumentów, wyceną i ustaleniami. Rozmowa przez wideo nie zostawia śladu, mail tak.
6. Projekt aktu i termin. Jeśli zlecasz czynność, kancelaria przygotowuje projekt aktu i proponuje termin. Uwagi do projektu możesz zgłaszać mailem albo na krótkiej drugiej rozmowie.
7. Wizyta w kancelarii. Notariusz odczytuje akt, odpowiada na ostatnie pytania, strony podpisują. Dobrze przygotowana wizyta trwa zwykle kilkadziesiąt minut, a nie pół dnia. Zobacz, jak przebiega wizyta u notariusza.

Jak przygotować się do wideokonsultacji: dokumenty i pytania

Dokumenty, które warto mieć pod ręką

Pełną listę dokumentów do poszczególnych czynności znajdziesz w poradniku dokumenty do notariusza.

Dziewięć pytań, które warto zadać

1. Jakie rozwiązanie proponuje Pan / Pani w mojej sytuacji i dlaczego to, a nie inne?
2. Jakie dokumenty muszę dostarczyć i skąd je wziąć?
3. Kto musi osobiście przyjść na podpis, a kto może działać przez pełnomocnika?
4. Ile wyniesie taksa, VAT, wypisy, podatki i opłaty sądowe, i kto je płaci?
5. Czy taksa będzie maksymalna, czy niższa?
6. Kiedy dostanę projekt aktu do przeczytania?
7. Jaki jest najbliższy realny termin podpisania aktu?
8. Czy przy tej czynności powstaje podatek, a jeśli tak, czy pobierze go Pan / Pani jako płatnik?
9. Czy za tę rozmowę albo za projekt aktu zapłacę osobno, jeśli ostatecznie nie podpiszę aktu?

Przygotowanie techniczne

Sprawdź kamerę, mikrofon i połączenie 10 minut wcześniej. Usiądź tam, gdzie nikt postronny nie słyszy rozmowy: będziecie mówić o majątku, długach i rodzinie. Jeśli w sprawie jest kilka osób, np. rodzeństwo przy spadku, dołączcie do jednego połączenia. Każdy usłyszy to samo i nie będzie trzeba powtarzać ustaleń.

Ile kosztuje wideokonsultacja notarialna?

Rozporządzenie o maksymalnych stawkach taksy notarialnej nie przewiduje osobnej stawki za samą rozmowę, więc zasady ustala kancelaria. W praktyce spotkasz trzy modele:

• Bezpłatna rozmowa w ramach zlecenia. Kancelaria nie pobiera nic za konsultację, jeśli zlecasz jej czynność. To najczęstsze podejście przy typowych sprawach, takich jak sprzedaż mieszkania czy darowizna. Wyjaśnienia dotyczące samej czynności są zresztą obowiązkiem notariusza (art. 80 § 3).
• Płatna konsultacja. Stała opłata albo stawka za czas, zwykle przy sprawach nietypowych, złożonych lub gdy nie planujesz żadnej czynności, a chcesz tylko poznać opcje. Kwotę poznasz przed rozmową.
• Rozliczenie w cenie aktu. Konsultacja jest płatna, ale kwota zostaje zaliczona na poczet taksy, jeśli podpiszesz akt w tej kancelarii.

Wideokonsultacja to zwykle niewielka część kosztów. Główny wydatek to sama czynność: taksa notarialna liczona od wartości przedmiotu umowy, 23% VAT, wypisy, a często także podatek od czynności cywilnoprawnych i opłaty sądowe. Ile zapłacisz za konkretną czynność, sprawdzisz w kalkulatorze taksy notarialnej. Maksymalne stawki są takie same w każdej kancelarii, ale notariusz może policzyć mniej, więc porównanie kilku wycen ma sens.

Wideokonsultacja, telefon, e-mail czy wizyta w kancelarii?

Najlepiej działa połączenie tych form: wycena i termin telefonicznie, dokumenty mailem, omówienie przez wideo, podpis w kancelarii.

Czy wideokonsultacja jest bezpieczna i poufna?

Tak, jeśli zadbasz o kilka rzeczy po swojej stronie. Notariusza obowiązuje tajemnica zawodowa: musi zachować w tajemnicy okoliczności sprawy, o których dowiedział się w związku z wykonywanymi czynnościami (art. 18 Prawa o notariacie). Forma rozmowy nie ma tu znaczenia. Kancelaria jako administrator danych musi też przestrzegać RODO przy dokumentach, które jej przesyłasz.

Po swojej stronie:

• Wysyłaj dokumenty kanałem, który wskaże kancelaria, a nie na prywatny komunikator pracownika.
• Nie pokazuj do kamery pełnego dowodu osobistego, jeśli nikt o to nie prosi. Tożsamość i tak zostanie sprawdzona w kancelarii.
• Zakrywaj dane, które nie są potrzebne, np. numery kont na skanach wyciągów.
• Nie zgadzaj się na nagrywanie rozmowy bez uprzedzenia i sam też nie nagrywaj bez zgody rozmówcy. Zamiast tego poproś o podsumowanie mailem.

Jak rozpoznać nieuczciwą ofertę „notariusza online"

W internecie pojawiają się serwisy, które obiecują „akt notarialny online" albo „notarialne poświadczenie przez wideo" z mocą w Polsce. Zachowaj ostrożność, gdy:

• ktoś obiecuje zdalne podpisanie aktu notarialnego ważnego w Polsce,
• nie podaje imienia, nazwiska notariusza ani adresu kancelarii,
• żąda przedpłaty na prywatne konto albo w kryptowalutach,
• naciska na szybką decyzję („oferta ważna tylko dziś").

Każdego polskiego notariusza sprawdzisz w oficjalnej wyszukiwarce notariuszy Krajowej Rady Notarialnej. Jeśli kancelarii nie ma w rejestrze, to nie jest notariusz.

Najczęściej zadawane pytania o wideokonsultację notarialną

Czy wideokonsultacja notarialna jest wiążąca prawnie?

Nie. To rozmowa informacyjna, a nie czynność notarialna. Nie powstaje z niej żaden dokument urzędowy. Ustalenia zaczynają wiązać strony dopiero po podpisaniu aktu lub innego dokumentu w kancelarii.

Czy mogę podpisać akt notarialny online?

Nie. Według stanu prawnego z września 2026 r. akt notarialny w Polsce podpisuje się własnoręcznie w obecności notariusza, który wcześniej stwierdza tożsamość stron i odczytuje akt. Zdalnie przygotujesz wszystko, co poprzedza podpis.

Czy wideokonsultacja z notariuszem jest płatna?

To zależy od kancelarii. Wiele kancelarii nie pobiera opłaty, jeśli rozmowa dotyczy czynności, którą u nich zlecisz. Konsultacje w sprawach złożonych albo niezwiązane z żadną czynnością bywają płatne. Zawsze zapytaj o cenę przed rozmową.

Ile trwa wideokonsultacja notarialna?

Zwykle 15–45 minut. Krócej, gdy dokumenty zostały przesłane wcześniej i sprawa jest typowa. Dłużej przy spadkach z kilkoma spadkobiercami, sprawach spółek czy transakcjach z elementem zagranicznym.

Czy mieszkając za granicą, muszę przyjechać do Polski do notariusza?

Nie zawsze. Przy wielu czynnościach, np. sprzedaży, darowiźnie czy nabyciu nieruchomości, może działać pełnomocnik. Pełnomocnictwo podpiszesz u polskiego konsula albo u miejscowego notariusza z apostille. Wyjątkiem są czynności wymagające osobistego udziału, takie jak testament. Podczas wideokonsultacji notariusz powie, która sytuacja dotyczy Ciebie.

Czy notariusz może poświadczyć podpis przez wideo?

Nie. Poświadczenie podpisu wymaga złożenia lub uznania podpisu w obecności notariusza. Wideo nie wystarczy, także gdy dokument ma być użyty za granicą.

Czy wideokonsultację może przeprowadzić ktoś inny niż notariusz?

Tak, w wielu kancelariach sprawę wstępnie omawia zastępca notarialny, aplikant albo doświadczony pracownik, a notariusz wkracza przy projekcie aktu. Jeśli zależy Ci na rozmowie właśnie z notariuszem, powiedz o tym przy umawianiu terminu.

Czy notariusz podczas wideokonsultacji doradzi mi przeciwko drugiej stronie?

Nie. Notariusz jest bezstronny i dba o interesy wszystkich stron czynności. Wyjaśni skutki i ryzyka, ale nie będzie Twoim pełnomocnikiem w sporze. Jeśli potrzebujesz kogoś, kto stanie wyłącznie po Twojej stronie, skorzystaj z pomocy adwokata lub radcy prawnego.

Co się dzieje po wideokonsultacji?

Jeśli zlecasz czynność, kancelaria przygotowuje projekt aktu, przesyła go mailem i proponuje termin podpisania. Jeśli nie, zostajesz z wiedzą o procedurze, kosztach i dokumentach i możesz porównać wyceny kilku kancelarii.

Podstawa prawna

• Ustawa z 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie: art. 3 § 2 (czynność poza kancelarią), art. 18 (tajemnica zawodowa), art. 80 § 2–3 (bezstronność i obowiązek wyjaśnień), art. 85 (stwierdzenie tożsamości), art. 92 § 1 (treść aktu, odczytanie, przyjęcie i podpisanie).
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej: § 17 (czynności poza kancelarią).
• Kodeks cywilny, art. 99 § 1 (forma pełnomocnictwa).
• Konwencja haska z 5 października 1961 r. znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych (apostille).

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej w indywidualnej sprawie. Stan prawny na 22 września 2026 r.

Chcesz omówić swoją sprawę, zanim pojedziesz do kancelarii? Wyślij bezpłatne zapytanie do kancelarii w swojej dzielnicy, np. notariuszy w Wawrze albo kancelarii notarialnych w Rembertowie. W opisie sprawy napisz, że wolisz wideokonsultację notarialną, a kancelaria oddzwoni z wyceną i propozycją terminu.