Akt notarialny elektroniczny – czym jest naprawdę?
Podpisanie aktu notarialnego online, bez wizyty w kancelarii, nie jest możliwe w Polsce – prawo wymaga osobistego stawiennictwa stron u notariusza (art. 92 Prawa o notariacie). Funkcjonuje natomiast elektroniczny wypis aktu notarialnego – cyfrowa kopia dokumentu z kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza, która ma pełną moc prawną.
Koszt takiego wypisu? 6 zł netto za stronę + 23% VAT (7,38 zł brutto), zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie taksy notarialnej.
Trzy pojęcia, które warto rozróżnić
| Termin | Co oznacza | Status w Polsce |
|---|---|---|
| Akt notarialny elektroniczny | Dokument sporządzony i podpisany zdalnie przez strony i notariusza | Nie istnieje |
| Elektroniczny wypis aktu | Cyfrowa kopia aktu z kwalifikowanym e-podpisem notariusza | Funkcjonuje od 2018 r. |
| CREWAN | Centralne repozytorium przechowujące elektroniczne wypisy | Obowiązkowe od 2018 r. |
CREWAN – jak działa system elektronicznych wypisów
Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN) to system prowadzony przez Krajową Radę Notarialną, który gromadzi elektroniczne wypisy aktów notarialnych z całej Polski.
Kluczowe daty: - 9 kwietnia 2018 r. – uruchomienie CREWAN dla dokumentów związanych z KRS - 1 lipca 2021 r. – pełna integracja z Krajowym Rejestrem Sądowym (koniec papierowych wniosków do KRS) - 1 marca 2023 r. – rozszerzenie na akty podlegające opodatkowaniu (PCC, podatek od spadków i darowizn)
Jakie dokumenty trafiają do CREWAN?
Notariusz ma obowiązek umieścić w CREWAN elektroniczny wypis aktu notarialnego w ciągu 7 dni od jego sporządzenia, jeśli dotyczy:
- Wpisów do KRS – umowy spółek, zmiany umów, uchwały wspólników
- Czynności opodatkowanych PCC – sprzedaż nieruchomości, pożyczki, darowizny
- Aktów poświadczenia dziedziczenia – zarejestrowane APD
- Europejskich poświadczeń spadkowych
Podstawa prawna: art. 92a Prawa o notariacie oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z 28.02.2023 r.
Kto ma dostęp do CREWAN?
| Podmiot | Dostęp | Cel |
|---|---|---|
| Notariusze | Pełny | Umieszczanie i pobieranie wypisów |
| Sądy rejestrowe (KRS) | Automatyczny | Weryfikacja dokumentów przy wpisach |
| Krajowa Administracja Skarbowa | Automatyczny | Kontrola opodatkowania czynności |
| Strony aktu (klienci) | Brak | Musisz zwrócić się do notariusza |
Wskazówka praktyczna: Nie istnieje publiczna wyszukiwarka CREWAN. Jeśli potrzebujesz numeru CREWAN swojego aktu, sprawdź zawiadomienie otrzymane od notariusza lub skontaktuj się z kancelarią.
Jak powstaje elektroniczny wypis – krok po kroku
- Sporządzenie aktu w formie papierowej – notariusz przygotowuje akt, odczytuje go stronom, wszyscy podpisują się własnoręcznie
- Utworzenie wypisu elektronicznego – notariusz tworzy cyfrową kopię (bez skreśleń i poprawek z oryginału)
- Podpisanie kwalifikowanym e-podpisem – notariusz opatruje wypis kwalifikowanym podpisem elektronicznym
- Umieszczenie w CREWAN – w ciągu 7 dni, jeśli akt podlega temu obowiązkowi
- Wydanie zawiadomienia – notariusz przekazuje stronom numer dokumentu w CREWAN
Tip: Zawiadomienie o umieszczeniu w CREWAN otrzymasz od notariusza – zawiera numer dokumentu, datę i godzinę rejestracji. Zachowaj je razem z wypisem papierowym.
Ile kosztuje elektroniczny wypis aktu notarialnego?
Zgodnie z Rozporządzeniem o taksie notarialnej (Dz.U. 2020 poz. 1473):
| Usługa | Stawka maksymalna |
|---|---|
| Wypis, odpis lub wyciąg z aktu | 6 zł netto/stronę (7,38 zł brutto) |
| Umieszczenie w CREWAN | Brak dodatkowej opłaty dla strony |
Przykład: Wypis umowy sprzedaży mieszkania (8 stron) = maksymalnie 8 × 7,38 zł = 59,04 zł brutto.
Pamiętaj, że taksa notarialna to stawka maksymalna – możesz negocjować niższą cenę.
Co możesz załatwić u notariusza zdalnie?
Choć sam akt notarialny wymaga osobistej wizyty, wiele etapów możesz przeprowadzić online:
✅ Możliwe zdalnie: - Konsultacja i wycena usługi - Przesłanie dokumentów do przygotowania aktu - Otrzymanie projektu aktu do przeczytania przed wizytą - Uzyskanie elektronicznego wypisu już sporządzonego aktu (e-mailem lub na nośniku) - Zamówienie odpisu dokumentu złożonego w kancelarii
❌ Wymaga osobistego stawiennictwa: - Podpisanie aktu notarialnego - Złożenie testamentu - Poświadczenie dziedziczenia - Każda czynność wymagająca weryfikacji tożsamości przez notariusza
Alternatywa dla osób, które nie mogą przyjść osobiście
Jeśli nie możesz stawić się w kancelarii (np. przebywasz za granicą), możesz ustanowić pełnomocnika. Gdy czynność wymaga formy aktu notarialnego, pełnomocnictwo również musi mieć taką formę – możesz je sporządzić u notariusza za granicą.
Korzyści z elektronicznych wypisów
System CREWAN przyspiesza i upraszcza obrót prawny:
- Szybsze wpisy do KRS – sąd otrzymuje dokumenty automatycznie, bez czekania na pocztę
- Lepsza kontrola podatkowa – KAS ma natychmiastowy wgląd w czynności opodatkowane
- Bezpieczeństwo dokumentów – kwalifikowany e-podpis chroni przed fałszerstwem
- Oszczędność czasu – brak konieczności wysyłania papierowych wypisów do sądów i urzędów
Przyszłość – czy będzie można podpisać akt notarialny online?
Na razie brak konkretnych projektów ustaw wprowadzających w pełni elektroniczny akt notarialny w Polsce. Wymóg osobistego stawiennictwa wynika z:
- Obowiązku weryfikacji tożsamości stron przez notariusza
- Konieczności odczytania aktu i upewnienia się, że strony rozumieją jego treść
- Wymogów bezpieczeństwa przy czynnościach o dużej wartości (nieruchomości, spadki)
Niektóre kraje UE eksperymentują z wideo-notariatem, ale Polska na razie nie przewiduje takich zmian.
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę podpisać akt notarialny elektronicznie, bez wizyty u notariusza?
Nie. Polskie prawo wymaga osobistego stawiennictwa stron przy sporządzaniu aktu notarialnego. Notariusz musi zweryfikować Twoją tożsamość, odczytać akt i upewnić się, że rozumiesz jego treść. Jedyne co możesz otrzymać elektronicznie, to wypis już sporządzonego aktu.
Jak uzyskać elektroniczny wypis aktu notarialnego?
Skontaktuj się z notariuszem, który sporządził akt. Na Twój wniosek może wydać wypis: - W formie papierowej (odbiór osobisty lub wysyłka) - W formie elektronicznej (e-mail lub nośnik danych) – opatrzony kwalifikowanym e-podpisem
Koszt: maks. 6 zł netto/stronę + VAT.
Ile kosztuje wypis aktu notarialnego?
Maksymalna stawka to 6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę (7,38 zł brutto z VAT). Przy 10-stronicowym akcie zapłacisz maksymalnie ok. 74 zł. To stawka maksymalna – możesz negocjować.
Gdzie znajdę numer CREWAN mojego aktu?
Numer CREWAN znajduje się w zawiadomieniu, które notariusz wydaje stronom po umieszczeniu wypisu w repozytorium. Jeśli zgubiłeś zawiadomienie, skontaktuj się z kancelarią notarialną, która sporządziła akt.
Czy istnieje publiczna wyszukiwarka CREWAN?
Nie. System CREWAN jest dostępny wyłącznie dla notariuszy, sądów rejestrowych i Krajowej Administracji Skarbowej. Jako strona aktu nie masz bezpośredniego dostępu do repozytorium.
Czy elektroniczny wypis ma taką samą moc prawną jak papierowy?
Tak. Elektroniczny wypis opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza ma identyczną moc prawną jak wypis papierowy. Jednak w niektórych urzędach lub sądach mogą nadal wymagać wersji papierowej – warto mieć obie.